Gestionarea utilizatorilor Zoho Mail Add-on

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Zoho Mail Add-on te ajută să gestionezi toată corespondența cu clienții direct din contul tău Zoho CRM. Te ajută să urmărești toată comunicarea prin email între clienți și utilizatorii CRM. În plus, ca administrator, ai la dispoziție următoarele funcționalități pentru gestionarea utilizatorilor Zoho Mail Add-on.

Realizarea unui backup al contului de email al utilizatorului dezactivat
Blocarea configurațiilor Mail Add-on
Deblocarea configurațiilor Mail Add-on

Aceste funcționalități sunt utile într-o situație în care un utilizator care folosește Zoho Mail Add-on este dezactivat în Zoho CRM. Când un utilizator este dezactivat, toate conversațiile prin email pe care le-a avut cu clienții se pierd. Pentru a evita o astfel de problemă, ai opțiunea de a realiza un backup al contului de email al utilizatorului dezactivat. Astfel, emailurile asociate înregistrărilor din CRM vor fi restaurate și disponibile pentru ceilalți utilizatori (reprezentanți de vânzări) care preiau activitatea.

Notă

Poți realiza un backup al conturilor de email doar cu tipurile de cont Record-Level Sharing și Complete Sharing. De asemenea, administratorul poate bloca configurația mail add-on a utilizatorilor, astfel încât aceștia să nu își schimbe setările contului de email la Private Account, înainte ca conturile lor să fie dezactivate.
Domeniul adresei de email, al contului pentru care dorești să faci backup, trebuie să corespundă cu domeniul tău.

Disponibilitate

Permisiune necesară

Utilizatorii cu profilul Administrator pot accesa această funcționalitate.

Realizarea backup-ului contului de email al utilizatorului

Poți realiza un backup al contului de email al utilizatorului dezactivat doar dacă tipul de cont este Record-Level Sharing sau Complete Sharing. După ce realizezi backup-ul, toate emailurile utilizatorului asociate înregistrărilor din Zoho CRM vor fi disponibile.

Pentru a realiza un backup al datelor

Mergi la Setup > Security Control > Zoho Mail Add-on Users.
În pagina Zoho Mail Add-on Users, toți utilizatorii activi și confirmați care folosesc Zoho Mail Add-on vor fi listați.
Poți vizualiza detaliile Mailbox, Account Type pentru toți utilizatorii. Pentru utilizatorul dezactivat, vor fi disponibile și Email Backup Details.
Apasă pe Back up Data.
Backup-ul emailurilor asociate înregistrărilor CRM va fi inițiat. După finalizarea backup-ului, Status-ul va fi Completed.

Blocarea configurației Zoho Mail Add-on

Configurațiile pentru Zoho Mail Add-on pot fi modificate doar de utilizatorii înșiși. Nu poți modifica configurațiile conturilor de email ale altor utilizatori, dar poți bloca configurațiile ca Administrator. După blocare, utilizatorul nu va putea modifica setările mail add-on, inclusiv schimbarea tipului de cont sau a căsuței de email.

Această funcționalitate este utilă atunci când plănuiești să realizezi un backup al contului de email al utilizatorului dezactivat. Poți realiza un backup doar pentru tipurile de cont cu opțiunile Record-Level Sharing și Complete Sharing. Așadar, pentru a restricționa utilizatorul să schimbe tipul de cont la modul Private, poți bloca configurația mail add-on.

Notă:

Nu vei putea bloca configurația Mail Add-on a utilizatorilor care și-au setat contul ca Private.

Pentru a bloca configurațiile mail add-on

Mergi la Setup > Security Control > Zoho Mail Add-on Users.
Toți utilizatorii activi și confirmați care folosesc Zoho Mail Add-on vor fi listați.
Poți vizualiza detaliile Mailbox, Account Type pentru toți utilizatorii. Pentru utilizatorul dezactivat, vor fi disponibile și Email Backup Details.
Apasă pe Lock Configuration pentru utilizatorul corespunzător.

Deblocarea configurației Zoho Mail Add-on

Ca Administrator, poți oricând bloca configurațiile Mail Add-on pentru utilizatori, pentru a-i restricționa să modifice setările, și de asemenea poți debloca configurațiile.

Pentru a debloca configurațiile mail add-on

Mergi la Setup > Security Control > Zoho Mail Add-on Users.
Toți utilizatorii activi și confirmați care folosesc Zoho Mail Add-on vor fi listați.
Poți vizualiza detaliile Mailbox, Account Type pentru toți utilizatorii. Pentru utilizatorul dezactivat, vor fi disponibile și Email Backup Details.
Apasă pe Unlock Configuration pentru utilizatorul corespunzător.

Notă

Dacă există mai mult de un Administrator în contul tău Zoho CRM, nu vei putea debloca propriile configurații Mail Add-on. Poți doar să le blochezi pentru ceilalți administratori.
Dacă ești singurul Administrator din contul tău Zoho CRM, poți debloca propriile configurații Mail Add-on.

Realizarea celui mai recent backup

Când un utilizator este dezactivat, se poate realiza un backup al contului de email al utilizatorului. Poate exista și cazul în care utilizatorul revine în companie și folosește contul CRM pentru a trimite emailuri. Dacă utilizatorul este dezactivat din nou, poți realiza un backup al celor mai recente emailuri asociate contului CRM.
Două cazuri în care opțiunea Latest Backup nu va fi disponibilă:

Dacă utilizatorul nu salvează configurația Zoho Mail Add-on după ce administratorul îl activează. Utilizatorul trebuie să se conecteze la contul său și să salveze configurația mail add-on.
Dacă utilizatorul modifică setarea la cont Private, administratorul nu poate realiza un backup după dezactivarea utilizatorului din nou.

Pentru a realiza cel mai recent backup

Mergi la Setup > Security Control > Zoho Mail Add-on Users.
În pagina Zoho Mail Add-on Users, selectează caseta de bifat corespunzătoare utilizatorului dezactivat.
Apasă pe Latest Backup.