Configurare Email IMAP

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Configurarea contului tău de email cu Zoho CRM prin configurația IMAP a fost actualizată și este lansată în mod etapizat. Pentru organizațiile care au noua actualizare, apasă aici pentru a afla mai multe.

Politica de curățare

Ca parte a politicilor de curățare a emailurilor și de retenție a datelor din Zoho CRM, sincronizarea IMAP sau POP3 va fi suspendată și orice date de configurare email stocate în sistemele Zoho CRM vor fi șterse în următoarele cazuri:

Când niciun email nu a fost trimis din Zoho CRM de către un utilizator timp de cel puțin trei luni, și de asemenea utilizatorul nu a dat clic, deschis sau interacționat cu niciun email primit la adresa de email configurată a utilizatorului din cadrul Zoho CRM, timp de cel puțin 6 luni.
A trecut cel puțin o lună de când licența plătită Zoho CRM a utilizatorului a expirat.
A trecut cel puțin o lună de când perioada de probă gratuită Zoho CRM a utilizatorului a expirat.

Notă: Toate datele de email șterse pot fi recuperate odată ce utilizatorii își reconfigurează conexiunea la căsuța de email.

IMAP este un protocol de email prin care contul tău de email este configurat în Zoho CRM. Oferă diverse beneficii, cel mai important fiind că permite sincronizarea pe mai multe dispozitive. Adică, activitatea ta de email se sincronizează pe PC, laptop, telefon mobil, tabletă etc. Zoho CRM îți permite să alegi dintre integrările IMAP populare sau să configurezi o integrare email personalizată.

Disponibilitate

Permisiune necesară
Utilizatorii care au permisiunea de a integra emailuri pot configura integrarea IMAP.

Configurarea contului IMAP

Pentru a adăuga unul dintre conturile IMAP

În Zoho CRM, mergi la Setup > Channels > Email > Email Configuration.
În fila Email, alege unul dintre Popular Email Services.
Apasă pe IMAP.
În fereastra pop-up de autentificare, introdu Email Address și apasă Next.

Apasă Create Account, dacă nu ai un cont.
Introdu Password și apasă Allow, pentru a permite Zoho să acceseze contul tău.
În cazul în care ai activat autentificarea în doi pași pentru contul tău de email, trebuie să introduci parola specifică aplicației pentru configurarea IMAP și nu parola ta obișnuită de email.
Apasă Continue.
Apasă linkul Add pentru a adăuga mai multe From Addresses, dacă este necesar.
Apasă Server Details pentru a vizualiza setările serverului de intrare și de ieșire.
Server Details sunt completate automat la selectarea uneia dintre integrările IMAP populare.
Alege Email Sharing Settings. Vezi și Configurarea partajării emailului

Notă

După configurarea contului IMAP, vei primi un email de confirmare când emailurile existente sunt sincronizate.
Dacă serverul tău SMTP nu suportă păstrarea unei copii a emailurilor trimise, poți bifa opțiunea "Store sent messages on the server" care va stoca copia emailurilor trimise în căsuța ta poștală.

Generarea unei parole specifice aplicației

Autentificarea în doi pași (TFA), un serviciu oferit de toți clienții de email importanți, oferă un nivel suplimentar de securitate pentru căsuța ta poștală. Când TFA este activată pentru un cont de email, accesarea contului necesită mai mult decât doar numele de utilizator și parola - un cod unic care este trimis la numărul de mobil înregistrat al deținătorului contului de email. Acest lucru face mai dificil pentru cineva să obțină acces neautorizat la un cont de email.

Dacă contul de email pe care dorești să-l configurezi în Zoho CRM are serviciul de autentificare în doi pași activat, atunci trebuie să introduci parola specifică aplicației a contului de email pentru configurarea IMAP și NU parola obișnuită a contului de email. Mai jos sunt instrucțiunile pentru generarea parolei specifice aplicației pentru diferiți clienți de email populari.

Pentru un cont Zoho Mail

Dacă dorești să configurezi contul tău Zoho Mail prin IMAP în Zoho CRM și ai serviciul TFA activat, urmează instrucțiunile de mai jos pentru a genera parola specifică aplicației pentru contul tău Zoho Mail.

Pentru a genera parola specifică aplicației pentru contul Zoho Mail

Autentifică-te în contul tău Zoho.
Mergi la Security > App Passwords.
Apasă Generate New Password.
În fereastra pop-up Application-Specific Passwords, introdu App Name și apasă Generate.
Copiază Application-Specific Password.
Parola nu va mai fi afișată din nou.
Poți Delete orice parolă, dacă nu mai folosești aplicația sau pentru a elimina accesul la aplicație.

Pentru un cont Gmail

Dacă dorești să configurezi contul tău Gmail prin IMAP în Zoho CRM și ai serviciul TFA activat, urmează instrucțiunile de mai jos pentru a genera parola specifică aplicației pentru contul tău Gmail.

Autentifică-te în contul tău Google.
Vizitează pagina Apps passwords.
Din lista derulantă Select App, selectează Other.
Introdu numele personalizat, de exemplu, IMAP for Zoho CRM.
Apasă Generate.
Copiază și lipește parola unică specifică aplicației generată în câmpul de text Password pentru configurarea IMAP în Zoho CRM. Poți revoca orice parolă, dacă nu mai folosești dispozitivul sau pentru a elimina accesul la aplicație.

Pentru un cont Outlook

Dacă dorești să configurezi contul tău Outlook prin IMAP în Zoho CRM și ai serviciul TFA activat, urmează instrucțiunile de mai jos pentru a genera parola specifică aplicației pentru contul tău Outlook.

Autentifică-te în contul tău Outlook folosind acest link.
Sub App passwords, apasă Create a new app password.
Copiază și lipește parola unică specifică aplicației generată în câmpul de text Password pentru configurarea IMAP în Zoho CRM.

Pentru un cont Office 365

Dacă dorești să configurezi contul tău Office 365 prin IMAP în Zoho CRM și ai serviciul de autentificare multi-factor activat, urmează instrucțiunile de mai jos pentru a genera parola specifică aplicației pentru contul tău Office 365.

Notă

Pentru a putea genera o parolă specifică aplicației pentru contul tău Office 365, administratorul trebuie să fi activat contul tău de utilizator pentru autentificarea multi-factor.
Vezi și: Cum să configurezi autentificarea multi-factor pentru Office 365
Prima dată când generezi o parolă specifică aplicației, ți se va cere să introduci numărul de telefon pentru verificare. Generările ulterioare de parole specifice aplicației pentru Office 365 nu necesită verificarea numărului de telefon.

Pentru a genera parola specifică aplicației pentru Office 365

Autentifică-te în contul tău Office 365.
Mergi la Settings > Additional security verification.
Apasă pe secțiunea așa cum este arătat în imaginea de mai jos.
Apasă opțiunea app passwords.
În fereastra pop-up Create app password, introdu identificatorul pentru parolă.
Acesta este pentru a-ți aminti de ce ai creat-o.
Apasă next.
Parola ta de aplicație este afișată.

Copiază și lipește parola unică specifică aplicației generată în câmpul de text Password pentru configurarea IMAP în Zoho CRM.

Pentru un cont Yahoo Mail

Dacă dorești să configurezi contul tău Yahoo prin IMAP în Zoho CRM și ai serviciul TFA activat, urmează instrucțiunile de mai jos pentru a genera parola specifică aplicației pentru contul tău Yahoo.

Autentifică-te în contul tău Yahoo Mail.
Mergi la Settings > Account info.
În pagina Account Info, selectează Account security.
Sub Two-step Verification, apasă Generate app password.

Pentru a genera o parolă specifică aplicației, verificarea în doi pași trebuie să fie activată.
Din lista derulantă Select App, selectează Other și introdu numele aplicației. De exemplu, IMAP for Zoho CRM.
Apasă Generate.
Copiază și lipește parola unică specifică aplicației generată în câmpul de text Password pentru configurarea IMAP în Zoho CRM.

Configurarea contului IMAP personalizat

Pentru a adăuga conturi IMAP personalizate

În Zoho CRM, mergi la Setup > Channels > Email > Email Configuration și apasă Other Mail.
În pagina Other Mail, apasă IMAP sub Custom Email Integrations.
În pagina IMAP Integration, furnizează detaliile necesare.
- Introdu Incoming Server Name, Port, Email Address și Password.
- Introdu Outgoing Server Name, Port, Email Address și Password.
- Apasă Continue.
Dacă ambele sunt identice, bifează caseta Use the same credentials for outgoing server.
Apasă linkul Add pentru a adăuga mai multe From Addresses, dacă este necesar.
Apasă Server Details pentru a vizualiza setările serverului de intrare și de ieșire.
Server Details sunt completate automat la selectarea uneia dintre integrările IMAP populare.
Selectează Email Sharing Permissions.

Vizualizarea emailurilor

Când contul IMAP este configurat, emailurile trimise și primite vor fi asociate cu leadurile/contactele din Zoho CRM, în lista asociată Emails. Acestea includ emailuri trimise la adresele de email Primary precum și Secondary Email ale leadurilor/contactelor. Emailurile din această listă asociată pot fi sortate pe baza utilizatorilor care și-au partajat contul de email în timpul configurării contului IMAP. Poți selecta fie All din lista derulantă, fie un utilizator specific pentru a vizualiza emailul. Reține că opțiunea de a vizualiza All emailurile este suportată doar în configurarea IMAP.

Când IMAP este configurat, emailurile trimise sau primite de la adresa de email configurată vor fi sincronizate și stocate în contul tău Zoho CRM. Toate aceste emailuri vor fi șterse la dezactivarea IMAP, cu excepția emailurilor din MS Outlook și serverele de email (aceste emailuri vor fi păstrate).

Pentru a vizualiza emailurile leadurilor/contactelor

Mergi la modulul Leads/Contacts.
Apasă pe o înregistrare din modul.
În lista asociată Emails, selectează utilizatorul IMAP partajat dorit din câmpul picklist.
Emailurile trimise prin IMAP sunt afișate.