Ghidul Google, Yahoo și Outlook pentru Securitatea și Livrarea Email-urilor
Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.
Notă: Acest document conține o combinație de ghiduri care se aplică tuturor expeditorilor de email-uri și „expeditorilor în masă" conform clasificării Google, Yahoo, și Outlook. Un expeditor în masă este definit ca o organizație care trimite mai mult de 5000 de email-uri pe zi către destinatari cu adrese Gmail, Yahoo sau Outlook, prin toate platformele de email ale organizației. Deoarece organizația ta poate fi clasificată ca expeditor în masă chiar dacă trimiți mai puțin de 5000 de email-uri prin Zoho CRM, din cauza email-urilor trimise de organizația ta prin alte platforme de email, Zoho CRM recomandă ca toți expeditorii de email-uri să implementeze ghidurile așteptate de la expeditorii în masă.
Pentru a maximiza livrabilitatea email-urilor trimise prin Zoho CRM, am solicitat activ tuturor clienților care utilizează domenii personalizate să autentifice toate domeniile prin metodele de autentificare SPF și/sau DKIM. Similar, Gmail, Yahoo și Outlook au stabilit noi ghiduri care trebuie respectate de cei care trimit 5000 sau mai multe email-uri zilnic către destinatari cu conturi Gmail, Yahoo sau Outlook. Politica lor pentru expeditori stabilește necesitatea autentificării domeniilor de email, prevenirea trimiterii de email-uri nedorite sau nesolicitate și asigurarea faptului că destinatarii se pot dezabona ușor din toate email-urile. Este important de menționat că ceea ce anterior era considerat recomandări este acum impus de acești furnizori pentru o livrare mai bună a email-urilor.
Să analizăm pe scurt fiecare punct pentru o mai bună înțelegere. Îți cerem să respecți toate aceste ghiduri pentru a avea o livrare mai bună a email-urilor pentru organizația ta și pentru a-ți proteja practicile de trimitere a email-urilor de riscuri potențiale. Acțiunile tale ne vor ajuta, de asemenea, să menținem o infrastructură de email mai bună, care este partajată între toți clienții Zoho CRM.
Autentificarea Email-urilor
Gmail, Yahoo și Outlook cer acum autentificarea domeniilor tale de trimitere a email-urilor prin una sau mai multe metode de autentificare, în funcție de câte email-uri trimiți pe zi. Dacă email-urile sunt trimise de pe domenii neautentificate, acestea pot fi returnate cu o eroare 5.7.26 pentru Google și 5XX pentru Yahoo sau marcate ca spam. Pentru Outlook, email-urile vor fi returnate cu o eroare 550; 5.7.515 Access Denied.
Dacă email-urile sunt returnate de furnizorul de servicii de email, în Zoho CRM acestea vor fi marcate ca returnate temporar, cu motivul returnării „Eșec de autentificare". Aceasta le-ar permite utilizatorilor să deblocheze manual astfel de înregistrări, după ce administratorul a adăugat setările de autentificare necesare.
Acțiuni care trebuie întreprinse de toți expeditorii de email-uri:
- Autentifică-ți domeniul prin DKIM
Toți expeditorii de email-uri sunt obligați să asigure autentificarea domeniilor lor de trimitere a email-urilor cu înregistrările DKIM disponibile în Zoho CRM. Acesta este un pas obligatoriu pentru a utiliza domeniile personalizate ale organizației tale pentru trimiterea email-urilor. Dacă domeniile tale nu sunt autentificate, toate email-urile trimise din Zoho CRM vor avea automat adresa FROM: înlocuită cu domeniile autentificate proprii ale Zoho. - Setează politica și alinierea DMARC pentru domeniul tău
DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting, and Conformance) este construit ca o combinație a standardelor DKIM și SPF, cu funcționalități suplimentare precum raportarea, definirea politicilor și conceptul de aliniere a identității. O politică DMARC ajută serverele de email și sistemele utilizate de destinatarii tăi să decidă ce acțiuni să întreprindă pentru email-urile din domeniul tău care nu trec de SPF sau DKIM, protejând domeniul tău de actori rău intenționați și tentative de phishing care încearcă să utilizeze domeniul tău pentru a trimite email-uri.
Deoarece Zoho CRM îți solicită ca domeniile de trimitere a email-urilor ale organizației tale să fie autentificate prin adăugarea înregistrărilor DKIM, domeniul tău va îndeplini standardul DMARC așteptat dacă organizația ta nu este un expeditor în masă, odată ce finalizezi autentificarea DKIM. Nu sunt necesari pași suplimentari în acest caz. Cu toate acestea, în interesul protejării organizației tale de riscuri viitoare, îți recomandăm să completezi pașii DMARC recomandați pentru expeditorii în masă, în secțiunile ulterioare ale acestui document.
Acțiuni care trebuie întreprinse de toți expeditorii în masă de email-uri:
- Autentifică toate domeniile de trimitere a email-urilor cu înregistrări DKIM și SPF
Pentru o protecție sporită și pentru a respecta cerințele stabilite de Google și Yahoo, toți expeditorii în masă trebuie să autentifice domeniile lor de trimitere a email-urilor utilizând atât înregistrările SPF, cât și cele DKIM. - Publică o politică DMARC valabilă
Toți expeditorii în masă de email-uri trebuie să configureze o politică DMARC. Pentru a trece autentificarea DMARC, domeniile tale trebuie să fie mai întâi autentificate prin DKIM și SPF. Organizația ta va îndeplini această cerință atât timp cât urmezi pașii anteriori menționați în acest document.
La publicarea unei politici DMARC, toți expeditorii în masă trebuie să publice o politică cu cel puțin „p=none", astfel încât email-urile să nu ajungă în spam.
Există și alte tipuri de politici DMARC pe care poți alege să le setezi dacă urmărești rezultate specifice asociate cu acele tipuri de politici. Aceste tipuri sunt următoarele: - „p=quarantine" - Sistemele de email ale destinatarului tău vor marca mesajul primit ca spam și îl vor trimite în folderul de spam al destinatarului. Email-ul va fi în continuare livrat, dar nu va fi disponibil în folderul inbox al destinatarului tău.
- „p=reject" - Email-ul primit va fi complet respins de sistemele de email ale destinatarului tău și nu va fi livrat.
Notă: Este important să te asiguri că ai autentificat toate domeniile tale prin SPF și DKIM înainte de a alege să implementezi o politică DMARC de carantină sau respingere. Acest lucru este necesar pentru a evita situațiile în care propria ta politică DMARC oprește complet organizația ta de la trimiterea email-urilor de ieșire prin anumite sisteme sau domenii.După configurarea DMARC, ai opțiunea de a activa BIMI, care îți permite să incluzi logo-ul brandului tău în email-urile trimise de pe domeniul tău.
Note:
- Pentru a afla mai multe despre cum să autentifici domeniile tale de trimitere a email-urilor în Zoho CRM, apasă aici.
- Pentru configurarea și publicarea politicii DMARC, apasă aici.
Evită utilizarea adreselor de email publice de la furnizori precum Gmail, Yahoo sau Outlook pentru a trimite email-uri prin Zoho CRM
Acest pas este necesar pentru toate tipurile de expeditori de email-uri, inclusiv expeditorii în masă.Când trimiți email-uri din CRM, în special când trimiți email-uri promoționale, este esențial să le trimiți folosind „adrese from" conectate la domeniul tău de trimitere a email-urilor, în loc să utilizezi adrese de email gratuite. Utilizarea adreselor publice pentru a trimite email-uri din Zoho CRM poate duce la probleme de livrare a email-urilor din cauza implementării politicii de aplicare a carantinei DMARC de către Gmail sau Outlook. Este important de menționat că Yahoo are deja o politică similară în vigoare. Zoho CRM nu permite în prezent trimiterea de email-uri în masă folosind anteturile From ale Yahoo prin Zoho CRM, iar această restricție va fi aplicată în curând și adreselor Gmail și Outlook. Cea mai bună modalitate de a trimite email-uri în masă prin Zoho CRM este utilizarea domeniilor personalizate de trimitere a email-urilor.
Dezabonare printr-un singur clic
Acest pas este așteptat de la organizațiile care sunt expeditori în masă, dar recomandăm tuturor expeditorilor să utilizeze linkul de dezabonare și funcționalitățile de renunțare la email din Zoho CRM pentru a configura aceasta.
Se preconizează că clienții noștri utilizează în principal Zoho CRM pentru a trimite email-uri tranzacționale. Acestea fiind spuse, dacă trimiți email-uri de vânzări pentru activități promoționale, este recomandat să le permiți destinatarilor tăi să se dezaboneze ușor de la email-urile tale. Opțiunea de dezabonare ar trebui să fie clar vizibilă în email și să poată fi realizată cu un singur clic.
Un antet „List Unsubscribe" va fi adăugat automat la toate email-urile în masă și la orice șablon de email care conține un link de dezabonare atunci când șablonul este trimis folosind oricare dintre funcționalitățile de trimitere a email-urilor din Zoho CRM. Aceasta asigură că toate email-urile promoționale trimise din conturile Zoho CRM respectă standardele RFC.
Oferirea unei opțiuni ușoare de renunțare va reduce reclamațiile de spam împotriva domeniului tău de trimitere a email-urilor.
Asigură-te că trimiți doar email-uri relevante
Acest pas este necesar pentru toate tipurile de expeditori de email-uri, inclusiv expeditorii în masă.
Furnizorii de email cer tuturor expeditorilor să mențină o rată de spam sub 0,1%, și să nu depășească niciodată 0,3% în nicio circumstanță. Depășirea acestor limite va pune organizația ta în pericol de a fi complet blocată de la trimiterea email-urilor.
Modul în care email-urile tale sunt percepute de destinatarii tăi este important. Aceasta va fi determinată în mare măsură de conținutul pe care îl trimiți. Email-urile formatate și compuse necorespunzător sunt mai susceptibile de a fi marcate ca spam de furnizorii de email. Este important să eviți utilizarea tag-urilor deschise în email-urile tale. Echipele de vânzări ar trebui să fie prudente cu privire la utilizarea URL-urilor malițioase sau foarte scurte, deoarece aceasta poate duce la marcarea email-urilor ca spam. Limbajul urgent sau asemănător spam-ului ar trebui evitat în conținutul email-urilor, chiar și atunci când urmărești conversii. Este esențial să menții standarde ridicate pentru conținutul email-urilor pentru a îmbunătăți ratele de livrare și pentru a rafina lista de distribuție pentru a interacționa cu destinatarii interesați.
Zoho CRM îți pune la dispoziție un tablou de bord al credibilității email-urilor pentru administratori pentru a monitoriza performanța email-urilor organizației tale și a urmări periodic rata de returnare a email-urilor și rata reclamațiilor de spam. Află mai multe.
Deși respectarea tuturor ghidurilor de mai sus poate părea o provocare, suntem aici pentru a te ajuta și ghida prin întregul proces. Te rugăm să ne contactezi la support@zohocrm.com dacă dorești să primești asistență sau să îți răspundem la întrebări.
Partener Certificat Zoho
Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?
Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.
Contacteaza-ne