Gestionarea respingerii emailurilor
Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.
Un avertisment de respingere indică faptul că unul sau mai multe dintre emailurile tale au fost respinse de serverul de email al destinatarului. Acest lucru poate fi cauzat de o varietate de factori, inclusiv o adresă de email invalidă, o căsuță poștală plină sau un domeniu blocat. Este important să înțelegi cauza respingerii și să iei măsuri pentru a preveni repetarea acesteia. Acest lucru poate include actualizarea listei de contacte pentru a elimina adresele de email invalide, asigurarea că emailurile tale nu sunt marcate ca spam și evitarea trimiterii prea multor emailuri într-o perioadă scurtă de timp. În plus, Zoho CRM oferă instrumente care te ajută să monitorizezi rata de respingere și să iei măsuri corective. Cu aceste instrumente, poți identifica și rezolva rapid orice probleme care ar putea cauza respingerea emailurilor tale.
Atenție la o rată ridicată de respingere
"Rata de respingere" se referă la procentul de destinatari de email care nu au primit emailurile pe care le-ai trimis. Deși un număr mic de respingeri este de așteptat în trimiterea de emailuri în masă, un avertisment va fi emis atunci când rata de respingere depășește o anumită limită. Ca punct de referință, o rată de respingere sub 5% în Zoho CRM este acceptabilă. Orice valoare mai mare trebuie rezolvată imediat.
Citește mai departe pentru a afla cum poți evita respingerea emailurilor.
Evitarea respingerii emailurilor
Emailurile tale pot fi respinse din mai multe motive. În funcție de motiv, respingerile pot fi clasificate în general în respingeri permanente (hard bounce) și respingeri temporare (soft bounce).
- Adresele de email sunt clasificate ca respingeri permanente atunci când Zoho CRM determină că emailurile nu pot fi livrate permanent la acele adrese. În consecință, aceste adrese de email vor fi blocate, împiedicând trimiterea oricărui email viitor din Zoho CRM.
- Adresele de email sunt clasificate ca respingeri temporare atunci când Zoho CRM determină că emailurile nu pot fi livrate temporar la acele adrese.
În Zoho CRM, respingerile de email sunt împărțite în două tipuri: Temporare și Permanente. Respingerile temporare includ respingerile soft și anumite tipuri de respingeri hard. Dacă o adresă de email este blocată temporar, o poți debloca direct. Totuși, respingerile permanente (hard bounce) sunt de obicei definitive și nu pot fi deblocate din CRM.
Dacă crezi că o adresă de email respinsă permanent este acum funcțională, poți solicita asistență de la echipa noastră de suport la support@zohocrm.com cu detalii relevante și vom lua măsurile necesare pentru a adăuga pe lista albă Zoho CRM.
Verificarea detaliilor pentru adresele de email respinse
Poți găsi detaliile despre tipul și categoria respingerii pentru adresele de email respinse în următoarele secțiuni ale CRM-ului tău:
- Pagina de detalii a înregistrării
Dacă o adresă de email din pagina de detalii a înregistrării este respinsă, va fi afișată o pictogramă de avertizare. Treci cu mouse-ul peste pictograma de avertizare pentru a vizualiza detaliile despre categoria respingerii.
- Lista asociată de emailuri
Dacă un email nu poate fi livrat, lista asociată de emailuri va afișa statusul acestuia împreună cu informații despre tipul respingerii.
- Vizualizare modul/Vizualizare listă
Când aplici filtrul pentru câmpul de email blocat în pagina de vizualizare modul/vizualizare listă a înregistrărilor, vei vedea pictograme de avertizare similare pentru diferitele tipuri de respingere.
Înțelegerea diferitelor tipuri și categorii de respingere
Tabelul următor prezintă diverse mesaje de avertizare privind respingerea care pot fi întâlnite pentru adresele de email blocate. Înainte de a rezolva emailurile respinse, îți recomandăm să revizuiești abordările sugerate pentru respingerile temporare și permanente.
Categorii de respingeri soft și respingeri hard temporare
Categorie | Definiție | Recomandări |
Eroare temporară de domeniu | Nu se poate găsi domeniul conectat la această adresă de email. | Câteva motive pentru care nu se poate găsi un domeniu sunt: înregistrarea domeniului a expirat sau a fost întreruptă, înregistrările DNS ale domeniului sunt incomplete sau numele domeniului este scris greșit în adresa de email. Pentru a rezolva această problemă, îți recomandăm să te asiguri că domeniul de email este valid, apoi să contactezi destinatarul prin alte mijloace de comunicare pentru a verifica starea domeniului lor. |
Absent de la birou | Destinatarul nu este disponibil pentru a-și verifica emailurile sau este în vacanță. | Când destinatarul a configurat o setare de "absent de la birou" în căsuța sa poștală, vei primi un mesaj automat de respingere, menționând absența acestuia. Îți recomandăm să aștepți până când destinatarul este din nou disponibil sau să contactezi o altă persoană menționată în răspunsul automat pentru întrebări suplimentare. |
Eroare de autentificare | Emailul a fost respins sau blocat din cauza restricțiilor de politică ale serverului destinatarului sau ale serverelor tale de relay de email. | Când nu ai autentificat domeniile de trimitere a emailurilor în Zoho CRM prin protocoalele SPF, DKIM sau ambele, orice emailuri pe care le trimiți folosind domenii neautentificate ar putea fi respinse din motive legate de politică. Această problemă ar putea apărea și atunci când politica de email stabilită de organizația destinatarului tău respinge IP-urile sau domeniile tale. Te rugăm să te asiguri că ai finalizat autentificarea domeniilor tale în Zoho CRM sau contactează destinatarii și roagă-i să verifice starea politicilor lor și, de preferat, să adauge pe lista albă IP-urile expeditorului folosite de contul tău pentru trimiterea emailurilor (atât adresele IP implicite Zoho CRM menționate în secțiunea următoare, cât și adresele tale IP dacă organizația ta a configurat servere de relay de email). |
Căsuță poștală plină | Căsuța poștală a destinatarului a atins limita de stocare. | Când căsuța poștală a destinatarului a atins limita de stocare sau este foarte aproape de aceasta, sau când destinatarul primește emailuri cu atașamente mari pe care furnizorul de email nu le acceptă, emailurile tale ar putea fi respinse cu mesajul "Căsuță poștală plină". Îți recomandăm să contactezi destinatarul și să îi ceri să elibereze spațiu de stocare. Poți verifica și dacă emailurile pe care le-ai trimis conțin atașamente mari de care ai putea renunța. |
Eroare temporară de rețea | Serverul tău de relay de email nu a reușit să trimită emailul către căsuța poștală destinată. | Relayul se referă la procesul de transfer al emailurilor de la un server de email la altul pentru a le livra destinatarului. Dacă există probleme în timpul efectuării acestei acțiuni prin serverele de relay de email pe care le-ai configurat în Zoho CRM, atunci emailul ar putea fi respins cu motivul "Eroare temporară de rețea". Îți recomandăm să depanezi serverul de relay de email configurat și să contactezi destinatarul pentru a-l întreba dacă furnizorii de email, domeniile sau sistemele lor interne au trecut recent prin modificări sau întreruperi majore. |
Legat de conținut | Acest email a fost marcat ca spam de serverul de email al destinatarului. | Când un email a fost semnalat manual ca spam de către destinatarul tău, sau dacă este filtrat automat de filtrele de spam ale serverului destinatarului, atunci acele emailuri ar putea fi respinse cu motivul "Legat de conținut". Îți recomandăm să verifici emailul pentru a identifica motivele pentru care ar fi putut fi marcat ca spam. Aceasta include conținutul pe care îl trimiți, URL-urile din email, tipul atașamentelor pe care încerci să le trimiți și așa mai departe. De asemenea, asigură-te că ai autentificat domeniile conectate la adresele tale de email, prin SPF, DKIM sau ambele prin Zoho CRM, pentru a reduce posibilitatea ca emailurile tale să ajungă în spam. |
Altele | Căsuța poștală a destinatarului nu poate fi contactată din motive necunoscute. | Când un motiv de respingere a emailului nu se încadrează în niciuna din categoriile enumerate mai sus, va fi marcat ca "Altele". Una dintre soluțiile posibile este să ceri organizației destinatarului să adauge pe lista albă adresele IP pe care contul tău Zoho CRM le folosește pentru trimiterea emailurilor. Aceasta include adresele IP implicite, așa cum sunt prezentate în secțiunea de mai jos, dar ar putea include și adresele tale IP dacă ai configurat servere de relay de email. Îți recomandăm să rezolvi problema cu destinatarii tăi înainte de a-i debloca în Zoho CRM pentru trimiterea viitoare de emailuri. Continuă să monitorizezi emailurile trimise către ei pentru a evita blocări viitoare care vor avea un impact și asupra livrabilității tale. |
IP-urile implicite Zoho CRM
US
135.84.80.0/24
EU
185.20.211.0/24
31.186.226.0/24
IN
103.117.158.0/24
CN
163.53.94.0/27
JP
103.163.153.0/25
AU
103.138.129.0/24
Categorii de respingeri hard permanente
Categorie | Definiție |
Expeditor refuzat | Nu se pot trimite emailuri la această adresă, deoarece domeniul tău de expeditor a fost blocat de destinatar. |
Domeniu invalid | Adresa de email a destinatarului conține un domeniu care nu există sau nu mai este activ. |
Căsuță poștală invalidă | Adresa de email a destinatarului nu există sau nu mai este activă. |
Legat de politică | Nu se pot trimite emailuri la această adresă din cauza restricțiilor impuse de serverul destinatarului sau de serverele tale de relay de email. |
Eroare de protocol | Nu se pot trimite emailuri la această adresă din cauza unor probleme tehnice în protocoalele tale de email și/sau serverele SMTP. |
Relay interzis | Nu se pot trimite emailuri la această adresă deoarece serverele de relay de email pe care le-ai configurat nu te recunosc ca utilizator autentificat. |
Eroare de rutare | Nu se pot trimite emailuri la această adresă, deoarece destinatarul are probleme cu configurarea serverului de email. |
Spam potențial | Acest lucru apare atunci când un email este considerat spam de serverul de email al destinatarului. |
Altele | Căsuța poștală a destinatarului nu este disponibilă sau primim motive de respingere care nu pot fi explicate folosind categoriile enumerate mai sus. |
Deblocarea adreselor de email respinse
Pentru adresele de email primare și secundare care sunt respinse din motive temporare, le poți debloca direct din CRM-ul tău.
Poți debloca emailurile respinse din următoarele locuri:
- Pagina de detalii a înregistrării
- Vizualizare modul/Vizualizare listă
- Acțiune în masă pentru deblocarea emailurilor
Pentru a debloca emailurile respinse din pagina de detalii a înregistrării:
- Mergi la câmpul de email pentru care adresa de email a fost respinsă.
- Treci cu mouse-ul peste pictograma de informații pentru detalii despre tipul respingerii.
- Apasă pe Deblochează adresa de email.
- Bifează caseta de confirmare că motivul blocării a fost rezolvat.
- Apasă pe Confirmă.
Pentru a debloca emailurile respinse din pagina de vizualizare listă:
- Mergi la vizualizarea listă a modulului.
- Aplică filtre pentru emailurile blocate:
- Selectează Temporar, Permanent sau Ambele.
- Poți aplica suplimentar filtre pentru tipul specific de respingere sau poți filtra după orice tip.
- Treci cu mouse-ul peste simbolul de avertizare de lângă emailul respins și urmează pașii conform deblocării emailurilor respinse din pagina Detalii înregistrare.
Pentru a debloca emailurile respinse folosind acțiunea în masă:
- Selectează înregistrările care trebuie deblocate.
- Pe butonul de acțiuni, apasă pe Deblochează adresa de email.
- Bifează caseta de confirmare după rezolvarea motivului respingerii.
- Apasă pe Confirmă.
Dacă atât adresa de email primară, cât și cea secundară sunt respinse temporar, poți selecta dacă să deblochezi adresa de email primară, adresa de email secundară sau ambele în timpul acțiunii în masă.
Deblocare periodică bazată pe condiții
Am stabilit o revizuire periodică la fiecare șase luni prin care sistemul va debloca automat adresele de email blocate anterior dacă problemele care au dus la blocarea lor au fost rezolvate.
De exemplu, adresele care au fost blocate din motive legate de politică vor fi reactivate dacă putem confirma autentificarea corespunzătoare a emailului.
Am stabilit o revizuire periodică la fiecare șase luni prin care sistemul va debloca automat adresele de email blocate anterior dacă problemele care au dus la blocarea lor au fost rezolvate.
De exemplu, adresele care au fost blocate din motive legate de politică vor fi reactivate dacă putem confirma autentificarea corespunzătoare a emailului.
Bune practici pentru evitarea respingerii emailurilor
Indiferent de tipul de respingere a emailului, este o bună practică să urmezi sugestiile menționate mai jos pentru a continua să trimiți emailuri din Zoho CRM fără probleme.
Evită problemele de formatare la importul unei liste în Zoho CRM
Adesea, când importi leaduri și contacte în Zoho CRM, pot exista erori de formatare în fișierul de import pe care le-ai omis. Asigură-te că verifici următoarele puncte când importi o listă:
- În fișierul de import, găsește și elimină orice caractere suplimentare din câmpul adresei de email, cum ar fi virgule, ghilimele, spații și altele.
- Asigură-te că fiecare coloană este intitulată corect, conform numelor câmpurilor respective. De exemplu, Prenume, Nume, Adresă de email și așa mai departe.
Evită trimiterea emailurilor către liste vechi și inactive
Unul dintre cele mai comune motive pentru respingerea emailurilor ar putea fi că lista ta de contacte este depășită.
Când spunem "listă inactivă", ar putea însemna oricare dintre următoarele:
- Adresele de email nu mai sunt valide
- Contactele nu au mai primit emailuri de la tine de mult timp (să zicem mai mult de șase luni).
- Leadurile și contactele tale și-au schimbat adresa de email cu ceva timp în urmă.
- Contactele tale nu și-au mai folosit contul de email de prea mult timp, astfel încât contul a încetat să funcționeze și a început să returneze respingeri.
- Domeniile de email ale destinatarilor au expirat.
În oricare dintre aceste cazuri, există o probabilitate mare ca emailurile tale să fie respinse. Este o bună practică să verifici și să actualizezi lista de leaduri și contacte la intervale regulate. Dacă a trecut prea mult timp de la ultima trimitere de emailuri în masă, reconfirmă lista de contacte înainte de a trimite un alt set de emailuri.
Evită utilizarea unei adrese de domeniu public ca adresă "De la"
Emailurile tale au foarte mari șanse să fie respinse dacă ai folosit o adresă de webmail public ca adresă "De la".
Domeniile web gratuite au politici stricte pentru a evita spam-ul. Totuși, când folosești o astfel de adresă de email pentru a trimite emailuri prin Zoho CRM, emailurile tale au foarte mari șanse să fie respinse. De exemplu, dacă trimiți emailuri prin Zoho CRM folosind example-id@yahoo.com, serverele de recepție vor identifica că emailul nu este direct de la Yahoo, ci prin intermediul unei alte platforme. În acest caz, serverele pot respinge emailurile, rezultând într-o respingere a emailului.
Din acest motiv, recomandăm cu tărie să folosești propria adresă de email bazată pe domeniu privat în Zoho CRM pentru a trimite emailuri în masă clienților.
Evită cumpărarea adreselor de email din surse nelegitime
Dacă adresele de email ale leadurilor și contactelor tale au fost colectate în momente diferite din surse nedemne de încredere, este probabil ca acestea să fie false sau invalide. Este mai bine să nu trimiți emailuri către liste cumpărate sau colectate automat. Este foarte recomandat să verifici și să confirmi interesul leadurilor și contactelor tale de a primi emailurile înainte de a trimite emailuri în masă.
Elimină adresele de email invalide
Pentru a te asigura că listele tale de contacte nu devin învechite, asigură-te că verifici adresele de email la intervale regulate. În timp, este probabil ca unele adrese de email să fie dezactivate din cauza inactivității prelungite și să devină invalide. Asigură-te că ștergi aceste adrese de email invalide.
Pentru a verifica respingerile de email, Zoho CRM îți oferă implicit un raport de respingeri email. Acest raport poate fi accesat din Reports > Email Reports > Bounce Report.
Articole Similare
Partener Certificat Zoho
Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?
Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.
Contacteaza-ne