Svennis Partner Zoho Romania Logo

Comunicarea prin email: Trimite și primește emailuri

Funcția principală a unui email este de a facilita schimbul de mesaje cu părțile interesate din afaceri, permițând o comunicare fără întreruperi.
Hai să explorăm cum sunt trimise și primite aceste emailuri în CRM-ul tău. Un beneficiu crucial al trimiterii și primirii emailurilor direct prin CRM este că obții o vedere de ansamblu asupra contextului de vânzări și marketing legat de emailurile tale, inclusiv părțile interesate implicate.

Hai să vedem în câte moduri poți trimite și primi emailuri în Zoho CRM.


Trimiterea emailurilor

Există două moduri prin care un utilizator poate trimite email din contul său CRM:
  1. Când nu ai nicio căsuță de email integrată în contul CRM (Email nativ): Această funcție permite afacerilor să trimită emailuri clienților lor direct din CRM, chiar dacă nu și-au integrat căsuța de email. Aceasta înseamnă că pot folosi aceeași adresă de email cu care s-au înregistrat în CRM (Pentru a se asigura că propriul domeniu este folosit pentru trimiterea emailurilor din CRM, utilizatorii trebuie să își autentifice adresa de email prin Autentificarea emailului). Poți trimite emailuri, crea emailuri în masă și, de asemenea, configura emailuri automatizate folosind reguli de workflow.
    Totuși, aceasta este o configurare limitată care nu poate urmări răspunsurile la emailurile trimise prin CRM.
  1. Când căsuța de email este integrată în contul CRM prin protocolul POP3 sau IMAP: Căsuța ta de email (Outlook, Google Workspace, Yahoo, Office 365, etc.) devine o extensie naturală a Zoho CRM, deoarece se integrează fără efort folosind protocoalele IMAP și POP3, oferind acces în timp real la comunicările tale bidirecționale prin email. Odată ce căsuța ta de email este integrată, poți accesa conversațiile prin email (în ambele sensuri, trimise și primite) legate de înregistrările CRM precum contacte, leaduri, tranzacții, cazuri și altele, direct în modulele CRM.

Hai să explorăm mai detaliat diferitele metode prin care emailurile pot fi trimise folosind CRM:

Prin module și module personalizate

  1. Mergi la modulul dorit și selectează înregistrarea căreia vrei să îi trimiți un email.
  2. Apasă butonul Send Email.
    Alternativ, poți merge la lista asociată     Emails și apasă butonul Compose Email.
  3. Pe pagina New Message:
  1. Adresa ta implicită "De la" va fi emailul pe care l-ai folosit pentru a te înregistra în contul Zoho CRM.
  2. Dacă ai configurat emailul organizației tale în CRM, vei avea opțiunea de a-l alege din meniul derulant.
  3. Dacă ți-ai integrat căsuța de email (POP3/IMAP), adresa "De la" va corespunde adresei de email pe care ai integrat-o cu CRM.
Notes
Notă: Implicit, adresa "De la" va fi adresa de email pe care ai integrat-o în CRM. Dacă dorești să folosești o adresă de email diferită sau adresa de email implicită pe care ai folosit-o pentru a-ți crea contul CRM, o poți activa navigând la Setup > Email > Email Configuration > More From Addresses.
  1. Apasă CC și BCC și specifică adresele de email corespunzătoare, dacă este necesar.
  2. Compune emailul și apasă Send.
    Vezi și >> Limita atașamentelor
Notes
Emailurile pot fi trimise la adresa de email secundară și la adresele din câmpurile de email personalizate, dacă sunt specificate în înregistrare.

Află mai multe despre tab-ul de emailuri POP3 (utilizatori existenți și vechi) aici.

Programarea emailurilor

Info
Această funcție este disponibilă doar pentru ediția Enterprise și versiunile superioare.

Presupunem că mulți dintre clienții tăi se află în fusuri orare diferite sau ai o întâlnire importantă mai târziu în cursul zilei, ceea ce te face indisponibil pentru a gestiona emailurile la un anumit moment. În astfel de cazuri, poți programa cu ușurință emailurile în CRM, permițând sistemului să se ocupe de livrarea emailurilor la momentele potrivite. Zoho CRM oferă trei tipuri de opțiuni de programare:
  1. Cel mai bun moment pentru a trimite email, sugerat de inteligența de email Zia.
  2. Opțiuni de programare predefinite (Astăzi sau Mâine).
  3. Programare personalizată.

Pentru a programa un email

  1. Navighează la modulul necesar din contul tău CRM.
    Programarea emailurilor este accesibilă pentru Leads, Contacts, Cases și alte module personalizate.

  2. Alege înregistrarea, apoi apasă Send Email.

  3. În fereastra Email Compose, apasă pictograma Schedule Email.
    Dacă CRM sugerează "Best time to email this contact", acest moment va fi afișat. Poți alege apoi acest moment și programa emailul imediat.

  4. În fereastra pop-up Schedule At, poți selecta ora din următoarele opțiuni:

      • Best time to email - Aceasta este o recomandare oferită de Zia, asistentul inteligent al CRM-ului. CRM analizează tiparele de email cu clienții pentru a sugera momentul optim când clientul este cel mai probabil să își verifice emailul. Poți selecta una dintre marcajele de timp furnizate pentru a te asigura că emailul tău este vizualizat prompt.
        Notes
        Notă: După activarea Zia, aceasta nu va oferi sugestii imediat; are nevoie de ceva timp pentru a citi și analiza emailurile tale.

      • Opțiuni de programare predefinite - Acestea îți oferă opțiuni prestabilite precum "Tomorrow Evening at 20:00 Hrs".

      • Programare personalizată - În această opțiune, poți selecta o dată, oră și fus orar specifice, la alegerea ta.

  5. Ai posibilitatea de a alege între opțiunile Schedule & Close și Schedule. Selectarea Schedule va închide doar fereastra pop-up de programare, în timp ce compozitorul va rămâne deschis. Pe de altă parte, Schedule & Close va programa imediat emailul tău pentru data și ora specificate și va închide și compozitorul.
    Emailul va fi programat conform alegerii tale. Va fi listat în Email Related List a înregistrării. Poți verifica statusul emailului pentru a vedea dacă a fost programat, livrat și așa mai departe.

Poți revizui și edita emailul înainte de ora programată. Apăsând Edit vei deschide fereastra de compunere, permițându-ți să faci modificări, să reprogramezi sau să debifezi caseta pentru a trimite emailul imediat. Pentru a anula un email programat, îl poți șterge pur și simplu din lista asociată.
Notes
Notă:
  1. Posibilitatea de a edita sau șterge un email programat înainte de a fi trimis este determinată conform setărilor de partajare a datelor pentru emailuri din cadrul organizației. Află mai multe.
  2. Cel mai bun moment pentru a trimite email, sugerat de CRM, este disponibil doar pentru modulele Leads și Contacts.
  3. Pentru a programa un email, un utilizator va avea nevoie de permisiunea Send Email în profilurile sale.

Atașarea documentelor

Poți trimite emailuri în trei moduri:
  • Din tab-ul Emails
    Alert
    Pentru utilizatorii vechi care și-au configurat emailurile înainte de ianuarie 2023, tab-ul Emails va rămâne disponibil. Totuși, pentru utilizatorii noi sau cei care și-au configurat emailurile după ianuarie, tab-ul Emails nu va fi accesibil. În plus, în viitorul apropiat, tab-ul Emails va fi depreciat complet. Pentru mai multe detalii, te rugăm să consulți aceastăpostare din comunitate.
  • Folosind SalesInbox
  • Direct dintr-o înregistrare din cadrul unui modul
Când trimiți emailuri, ai opțiunea de a atașa documente de pe drive-ul local, Zoho Workdrive și Google Docs. Este important să reții că poți trimite emailuri exclusiv din modulele Leads, Contacts, Deals, Purchase Order, Sales Orders, Quotes, Cases și Invoices.

Pentru a atașa documente

  1. Navighează la modulul necesar (Leads, Contacts, Accounts, etc.) din contul tău CRM.
  2. În pagina Module Home, selectează o înregistrare.
  3. În pagina Record's details, sub lista asociată Emails, apasă Send Mail.
    Poți localiza atașamentul în compozitorul de email.
  4. În fereastra Email Compose, selectează opțiunea prin care dorești să încarci un atașament.

Notes
Notă
  1. Când emailurile sunt trimise prin Zoho CRM, poți atașa fișiere de până la 10MB.
  2. Când emailurile sunt trimise prin IMAP sau email relay, poți atașa fișiere de până la 30MB.

Emailuri respinse

Există câteva motive pentru care un email ar putea fi respins și nu ar ajunge la destinatarul vizat. Aceste motive sunt de obicei clasificate fie ca respingeri permanente (hard bounces), fie ca respingeri temporare (soft bounces).
Respingerile temporare reprezintă obstacole temporare care împiedică livrarea emailului și pot fi atribuite unor factori precum:
  1. Căsuța de email a destinatarului este plină.
  2. Mesajul email este prea mare.
  3. Serverul de email al destinatarului este temporar indisponibil.

În contrast, respingerile permanente apar cel mai frecvent din cauza unei adrese de email invalide. Alte situații în care chiar o adresă de email validă ar putea rezulta într-o respingere permanentă includ:
  1. Livrarea emailului este blocată de serverul de email al destinatarului.
  2. Destinatarul s-a dezabonat de la lista de corespondență.

Dacă, în timpul trimiterii unui email din Zoho CRM, primești un mesaj de alertă care spune Mail Address does not exist, este probabil o respingere permanentă. Există posibilitatea să nu mai poți trimite emailuri ulterioare la aceeași adresă de email.


Primirea emailurilor

Vei primi emailuri în sistemul tău Zoho CRM atunci când ți-ai integrat căsuța de email (Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Yahoo) cu Zoho CRM. Sistemul CRM sincronizează automat emailurile primite de la leaduri, contacte și alte părți interesate din căsuța de email configurată și le asociază cu înregistrările respective sub lista asociată Emails de pe paginile de înregistrări ale modulelor Leads, Contacts, Accounts, Deals, Vendors sau alte module. Mai mult, emailurile legate de contactele asociate cu o tranzacție vor fi afișate în secțiunea Email de pe pagina Deals.


Note importante

  1. Leadurile, contactele, cazurile și tranzacțiile fără adresă de email nu vor afișa niciun email în secțiunea lor Email.
  2. Modificările aduse adresei de email (pentru leaduri sau contacte) vor prelua doar emailurile legate de noua adresă de email. Emailurile legate de adresa de email anterioară nu vor mai fi disponibile în CRM.
  3. Schimbarea căsuței de email (adresa de email configurată pentru Zoho CRM) nu va afișa emailurile din căsuța de email configurată anterior.
  4. Emailurile primite de la adresa de email secundară sunt sincronizate în lista asociată de emailuri a înregistrării.
  5. Sincronizarea emailurilor primite de la adresele de email personalizate va depinde de preferințele câmpurilor de email personalizate.

Emailurile primite de la clienți sau colegi includ adesea atașamente pe care ai putea dori să le stochezi în înregistrarea CRM pentru acces ușor. În loc să descarci sau să atașezi manual aceste fișiere, le poți adăuga convenabil într-o listă asociată Attachment sau le poți încărca în Zoho WorkDrive.

Această abordare asigură că alți membri ai organizației tale, care au permisiunea pentru o anumită înregistrare, pot accesa fără efort aceste atașamente oricând este necesar, fără a fi nevoie să navigheze printr-un fir lung de emailuri.

Orice imagine, document sau fișier atașat în email poate fi inclus direct în atașamentele înregistrării din lista asociată Attachment, în spațiul tău de stocare WorkDrive.



Notes
Notă:
  1. Atașamentele se vor contoriza în limita ta de stocare a fișierelor. Adică, în funcție de limita de stocare permisă pentru ediția la care ești abonat, vei putea atașa.

  2. Sistemul nu va identifica atașamentele duplicate în acest moment.

Preferințe pentru câmpurile de email personalizate

Alert
  1. Preferințele pentru câmpurile de email personalizate pot fi activate doar când toți utilizatorii dintr-o organizație sunt în cea mai recentă configurare de email.
  2. Acest lucru este suportat în prezent doar pentru utilizatorii IMAP și POP3.
  3. Dacă vreo organizație are integrare activă Gmail API, deocamdată nu pot activa această preferință, iar aceasta va fi suportată în câteva luni.

Implicit, emailurile primite de la adresele câmpurilor de email personalizate nu vor fi sincronizate în lista asociată de emailuri a înregistrării. Poți activa acest lucru procedând astfel:
  1. Navighează la Setup > Channels > Email.
  2. În tab-ul Email Configuration, selectează Custom Email Preference.
  3. Comută Custom email fields preferences în funcție de nevoile tale. Activarea acestei opțiuni va sincroniza emailurile din câmpurile de email personalizate în lista asociată de emailuri a înregistrării.

Notes
Notă
  1. Setările de partajare a emailurilor configurate pentru adresele primare și secundare se vor aplica și pentru adresele de email personalizate.
  2. Trimiterea și primirea emailurilor de la adresele câmpurilor de email personalizate este suportată în Leads, Contacts, Vendors și module personalizate.
Află mai multe despre trimiterea și primirea emailurilor și informațiile asociate aici.

Articole Similare

Configurarea emailului pentru Microsoft Graph API
Configurarea setărilor de compunere a e-mailurilor
Configurarea emailului pentru IMAP și POP3
Utilizarea BCC Dropbox
Asocierea emailurilor cu tranzacțiile

Partener Certificat Zoho

Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

Contacteaza-ne