Întrebări frecvente: Module

Modulele sunt secțiunile principale ale CRM-ului: Lead-uri, Contacte, Firme, Oportunități și tot ce mai adaugi peste. Întrebările despre ele se împart în două: „cum fac X" și „ar trebui să fac X". A doua contează mai mult, iar documentația oficială nu o acoperă.

Mai jos, întrebările pe care le primim cel mai des, cu răspunsul practic din proiecte.

Cum ascund modulele de care nu am nevoie

Se pot ascunde din setările de personalizare, iar recomandarea noastră este să o faci în prima săptămână.

Un CRM cu douăzeci de file dintre care se folosesc cinci arată complicat și îi face pe oameni să îl evite. Ascunde tot ce nu intră în proces acum. Nu pierzi nimic: modulul revine oricând, cu datele lui.

În implementările noastre pornim aproape întotdeauna cu patru sau cinci module vizibile și adăugăm pe măsură ce echipa se obișnuiește. Adoptarea crește vizibil față de varianta „le lăsăm pe toate, poate le folosesc".

Pot să redenumesc modulele?

Da, atât la singular cât și la plural, iar în România merită aproape întotdeauna. Dacă echipa spune „clienți" și în sistem scrie „Firme", fiecare instruire pierde câteva minute pe traducere, iar unii vor completa greșit.

Regula: numele din CRM trebuie să fie cuvântul folosit în ședința de vânzări, nu cel din manual. Dacă la voi se spune „pacienți", „elevi" sau „beneficiari", asta trebuie să scrie pe filă.

Cum schimb ordinea filelor

Ordinea se poate rearanja, iar criteriul este frecvența de utilizare, nu ierarhia logică. Modulul deschis de zece ori pe zi stă primul, chiar dacă „logic" ar veni după altul.

Este o modificare de un minut cu efect zilnic asupra vitezei de lucru.

Pot șterge un modul?

Modulele personalizate se pot șterge; cele standard nu - pe acelea le ascunzi.

Înainte să ștergi, verifică ce depinde de modulul respectiv: rapoarte, automatizări, câmpuri de legătură din alte module. Ștergerea duce cu ea și datele, iar în cele mai multe cazuri ascunderea este alegerea corectă. Ștergi doar când ești sigur că a fost o încercare abandonată, nu ceva ce a conținut date reale.

Câte module personalizate pot crea?

Numărul depinde de ediție și merită verificat pe a ta înainte de a proiecta modelul de date. Este o limită care se atinge mai repede decât se așteaptă cine creează un modul pentru fiecare idee.

Limita nu este însă adevărata constrângere. Fiecare modul în plus înseamnă un layout de întreținut, permisiuni de setat, rapoarte separate și încă o filă în care cineva trebuie să intre. Costul real este de utilizare, nu de licență.

Când am nevoie de un modul nou și când de un câmp

Cea mai utilă întrebare din pagina asta. Ai nevoie de un modul când entitatea:

• are ciclu de viață propriu - se schimbă stări, se atribuie, generează activități;
• trebuie căutată și filtrată independent;
• are mai multe instanțe legate de aceeași înregistrare părinte.

Îți ajunge un câmp când este doar o caracteristică a înregistrării existente.

Exemplu concret: echipamentele instalate la client sunt un modul - au garanție, mentenanță și istoric propriu. Sursa lead-ului este un câmp. „Tipul de client" este un câmp, nu un modul, oricât de important ar părea.

Modulele nu rezolvă probleme de proces

Observația care ne-a economisit cel mai mult timp în proiecte: când cineva cere un modul nou, în jumătate din cazuri problema reală este că procesul actual nu e clar, iar modulul pare o soluție pentru că e ceva vizibil de făcut.

Întrebarea de pus înainte de a construi: „cine completează asta, când, și ce decizie se ia pe baza ei?". Dacă nu există răspuns la toate trei, modulul va rămâne gol, iar în șase luni cineva va întreba de ce e acolo.