Întrebări frecvente: Exportul datelor din Zoho CRM

Cum export datele din Zoho CRM?

Pentru a exporta date din CRM

1. Mergi la Setup () în colțul din dreapta sus.
   
2. Mergi la secțiunea Data Administration și apasă Export.
   
3. În pagina Export Data, apasă Start an Export.
   
4. În pagina Export Data care se deschide, fă următoarele:
   
1. Selectează un modul, subformular sau Notes din lista derulantă Module.
   
2. Selectează o opțiune din lista derulantă Custom View. Aceasta poate fi o List View standard, o List View personalizată sau Based on Criteria.
   Dacă ai ales un subformular în lista derulantă Module, poți seta criterii pentru subformular și pentru modulul părinte căruia îi aparține.
3. Selectează Fields. Opțiunile disponibile sunt Fields from Custom View, All fields și Choose fields.
   Dacă ai selectat Choose fields, poți alege câmpuri din modul și din modulele sale de căutare.
4. Apasă Export.
   Exportul tău va fi adăugat în tabelul Export History cu statusul In progress.
5. Când statusul se schimbă în Completed, treci cu mouse-ul peste înregistrare și apasă butonul Download () pentru a descărca datele pe dispozitivul tău local.
   

Notă: La finalizarea exportului, va apărea și o notificare (în cazul în care utilizatorul navighează la o altă pagină din pagina de export). Poți apăsa pe notificarea afișată și mergi direct la pagina de detalii a exportului.

Limitele privind numărul de exporturi pe zi variază în funcție de ediția CRM-ului tău:

1. Free - 10
2. Standard - 100
   
3. Professional - 250
   
4. Enterprise - 500
   
5. Ultimate - 1.000

Vezi comparații funcție cu funcție pentru diverse ediții CRM apăsând aici.

Notă: Poți exporta maximum 200.000 de înregistrări dintr-un singur modul într-o singură sesiune. Acestea vor fi cele mai vechi 200.000 de înregistrări care îndeplinesc criteriile de export și vor fi comprimate în format .CSV. Link-ul de descărcare pentru un export este valabil șapte zile.

Dacă trebuie să exporți mai mult de 200.000 de înregistrări dintr-un singur modul, ia în considerare următoarele opțiuni:

Cum pot exporta date din rapoarte în Zoho CRM?

Iată o detaliere a acestor limite:

1. Pentru un raport detaliat, poți exporta până la 50.000 de rânduri odată. Aceasta include toate informațiile de pe o pagină a unui raport.
   
2. Pentru un raport formatat, poți exporta până la 2.000 de rânduri odată.

Pentru a exporta date dintr-un raport:

1. Mergi la modulul Reports din CRM-ul tău.
   
2. În pagina All Reports, alege raportul pe care vrei să îl exporți.
   
3. Pentru a exporta un raport, trece cu mouse-ul peste raportul dorit, apasă butonul cu puncte de suspensie (...) care apare și selectează Export din meniu.
   
4. În meniul Export Report, selectează tipul de export — fie un raport formatat, fie un raport detaliat — și apoi alege formatul dorit pentru raport.
   
5. Apasă Export.
   

Pot exporta anumite înregistrări selectate din Zoho CRM?

Da. Când creezi un export, poți alege să exporți o vizualizare personalizată sau să setezi criterii pentru acel export. Poți selecta și câmpurile care trebuie incluse în export.Vezi și>> Export CRM data.

Pentru a exporta datele dintr-o vizualizare personalizată:

1. Selectează o vizualizare personalizată dintr-o pagină de modul.
   
2. Apasă butonul Actions și selectează Export [Module].
   
3. În pagina Export Data care apare, listele derulante Module, Custom View și Fields vor fi selectate automat pe baza vizualizării personalizate.
   
4. Apasă Export.
   

Cum pot partaja date doar cu anumiți utilizatori selectați?

Poți oferi drepturi de acces unor utilizatori specifici din alte roluri și grupuri prin crearea propriilor Data Sharing Rules.

Vezi și>> Setting up data-sharing rules.

Cum pot exporta notele?

Pentru a exporta note:

1. Mergi la Setup > Data Administration > Export.
   
2. În pagina Export Data, apasă Start an Export.
   
3. În pagina Export Data, selectează Notes din lista derulantă.
   
4. Apoi, vei fi solicitat să selectezi modulul părinte din meniul derulant, care este modulul principal din care vrei să exporți toate notele.
   
5. Poți selecta din vizualizările personalizate ale modulului părinte, precum All Contacts sau My Contacts (dacă modulul Contacts este modulul părinte). În plus, poți filtra notele pe baza unor criterii specifice activând opțiunea Include Notes Criteria.
   
6. Poți include toate câmpurile sau selecta manual până la 200 de câmpuri pentru exportul modulului. Câmpul Parent ID este inclus automat în mod implicit.
   
7. Apasă Export, iar fișierul tău va fi gata de descărcat din listă.
   

Cum pot automatiza exporturile de date în Zoho CRM?

Notă: Există o limită maximă de 2.000 de rânduri pentru fiecare raport trimis prin email.

Pot exporta câmpuri specifice sau seturi de date filtrate dintr-un modul?

Este posibil să exporți date direct în Zoho Sheet sau în alte aplicații Zoho?

Ce ar trebui să fac dacă întâmpin probleme cu formatele de date exportate?

Cum pot asigura confidențialitatea datelor în timpul exporturilor?

1. Controale de acces: Asigură-te că doar utilizatorii autorizați au permisiunea de a exporta date. Zoho CRM le permite administratorilor să seteze roluri și profiluri pentru a gestiona cine poate accesa și exporta date, ceea ce poate preveni accesul și exportul neautorizat al datelor.
   
2. Criptare: Datele exportate din Zoho CRM pot fi criptate. Zoho CRM acceptă criptarea atât în tranzit, cât și în repaus, asigurând că datele rămân protejate în timpul procesului de export și când sunt stocate extern.
   
3. Jurnale de audit: Folosește funcția de jurnal de audit pentru a urmări activitățile de export al datelor. Zoho CRM oferă jurnale de audit complete care înregistrează cine a accesat ce date, ce date au fost exportate și când a avut loc exportul. Acest lucru ajută la monitorizarea și identificarea oricăror activități de export neautorizate.
   
4. Minimizarea datelor: Exportă doar datele necesare. Zoho CRM permite opțiuni avansate de filtrare și selectare a datelor, astfel încât să poți exporta doar înregistrările și câmpurile specifice de care ai nevoie. Acest lucru minimizează riscul de a expune inutil informații sensibile.
   
5. Conformitate GDPR: Pentru organizațiile supuse GDPR, asigură conformitatea urmând ghidurile GDPR ale Zoho CRM. Aceasta include obținerea consimțământului corespunzător, permiterea persoanelor vizate să își exercite drepturile și menținerea transparenței cu privire la modul în care datele lor sunt procesate și exportate.
   
6. Actualizări regulate și instruire: Menține sistemul CRM și protocoalele de securitate actualizate. Instruiește-ți în mod regulat personalul cu privire la practicile de confidențialitate a datelor și importanța respectării politicilor de protecție a datelor ale companiei în timpul exporturilor de date.