Întrebări frecvente: Migrarea datelor

Ce este expertul de migrare a datelor din Zoho CRM?

1. Excel (XLS, XLSX)
   
2. Valori separate prin virgulă (CSV)
   
3. Carte de vizită
   
4. Format vCard (VCF)
   

Cum pot să migrez datele mele în Zoho CRM?

---

Ce este un ID de migrare?

ID-urile de migrare sunt folosite pentru a asocia înregistrările între module și pentru proprietarii de înregistrări. Fiecare înregistrare ar trebui să aibă un ID unic. Contactele și conturile sunt interconectate. Mai multe contacte pot fi asociate cu un singur cont.

Când mergi la modulul Conturi și faci clic pe Zoho, poți găsi Contactul Sathish. Procesul este același pentru toate modulele.

---

De ce trebuie să îți migrezi datele?

Ori de câte ori clienții noștri plănuiesc să treacă la Zoho CRM de la un alt instrument CRM sau de la un instrument non-CRM, aceștia pot opta să migreze datele pre-existente în Zoho CRM. Deoarece, în opțiunile de import pe module există câteva restricții, recomandăm migrarea pentru acei clienți care au trecut de la un alt CRM la Zoho CRM.

Notă: Dimensiunea maximă a fiecărui fișier este de 2 GB, cu o limită de importare a 200 de fișiere odată și o limită totală de dimensiune a fișierelor de 25 GB.

---

Cum putem crea ID-uri de migrare?

Migrările funcționează pe baza ID-urilor unice. Dacă nu există ID-uri unice în fișierul tău de date, poți crea propriile ID-uri. Acestea pot fi numerice, alfanumerice sau alfabetice. Dar trebuie să fie unice în toate modulele și toate înregistrările.

Mai sus este un exemplu de date cu generare manuală de ID, 00A1 este ID-ul folosit pentru contul tău CRM.

---

Cum pot să asociez înregistrări între module?

ID-urile - conceptul principal pentru migrări. Să luăm un scenariu pentru a vedea cum funcționează;

---

Cum pot să atribui înregistrările proprietarului?

Asocierea înregistrărilor cu proprietarul se bazează pe ID-urile de migrare. Pentru a asocia proprietarul înregistrării, trebuie să migrăm mai întâi fișierul user.csv împreună cu celelalte module.

---

Care este formatul fișierului de migrare și ce tipuri de formate de fișiere sunt suportate pentru migrare?

Formatele suportate pentru migrări sunt folderul ZIP și CSV. La încărcarea folderului ZIP, trebuie să te asiguri că nu există subdosare în acesta. Când deschizi folderul ZIP, ar trebui să afișeze doar fișierele CSV.

Notă: Dimensiunea fișierelor ZIP trebuie să fie de până la 10 GB sau 200 de fișiere csv.

---

Care sunt tipurile de mesaje de eroare care pot apărea în timpul migrării?

În general, există 5 tipuri de erori care pot apărea în timpul unui proces de migrare.

1. Câmpurile obligatorii sunt goale
   
2. Înregistrarea părinte nu a fost găsită
   
3. Fișierul nu a fost găsit
   
4. Înregistrarea copil nu a fost găsită
   
5. Formatul fișierului inserat este greșit
   

1. Eroare câmp obligatoriu lăsat gol: Acest tip de eroare apare atunci când câmpul/câmpurile obligatorii definite sunt lăsate goale sau nu sunt completate corespunzător.
   De exemplu, câmpul Nume de familie din modulele de generare de lead-uri este un câmp obligatoriu definit de sistem. Dacă câmpul numelui de familie al unei înregistrări este gol, toate înregistrările vor fi omise și va fi aruncată eroarea „câmpuri obligatorii lăsate goale".

1. Înregistrarea părinte nu a fost găsită: Dacă înregistrarea pentru modulul părinte nu este migrată împreună cu fișierul, această eroare va apărea.
   De exemplu, să presupunem că modulele de contacte și conturi sunt legate în date. Totuși, datele contului fie nu au fost migrate, fie ID-urile pe care le-ai folosit pentru migrarea conturilor nu sunt aceleași cu cele stocate în fișier. Aceasta va genera eroarea „înregistrarea părinte nu a fost găsită".
   Dacă ai utilizat foaia de mai sus pentru migrare, ID-urile folosite pentru migrarea modulului de conturi sunt diferite de ID-urile afișate în exemplul modulului de contacte. Aceasta este una dintre situațiile în care apare eroarea „ID-ul părintelui nu a fost găsit".
   
   Această eroare va apărea ori de câte ori înregistrările asociate nu sunt migrate.

1. Fișiere Zip - Toate fișierele .csv necesare sunt păstrate într-un singur folder, iar acel folder este comprimat (zippat).
   Totuși, reține că în cadrul unui fișier zip nu ar trebui să existe alte fișiere zip. Trebuie să conțină fișiere .CSV în interiorul folderului zip.

Consultă imaginile menționate mai jos pentru fișierele individuale și fișierele Zip.

Fișiere individuale:

Fișiere Zip:

Aranjează toate fișierele individuale într-un singur folder, după cum se arată mai jos:

---

Care sunt tipurile de fișiere nesupportate la migrarea în Zoho CRM?

Fișierele de tip XLS care nu conțin date sub antetele coloanelor vor fi considerate nesupportate dacă sunt încărcate pentru migrare. În mod similar, fișierele corupte vor fi, de asemenea, clasificate ca nesupportate.

Consultă imaginea cu fișierele nemapate de mai jos:


Consultă imaginea cu fișierele nesupportate de mai jos:

Să încărcăm fișierul de layout și fișierul de lead-uri pentru migrare, după cum se arată mai jos:

Maparea modulelor:

Maparea câmpurilor:

1. Layout-uri:

2. Lead-uri:

Odată ce datele sunt migrate, poți găsi layout-ul separat cu numele „Retailers" în modulul Lead-uri, iar înregistrarea de lead corespunzătoare va fi în modulul Retailers.

Date din modulul Lead-uri în layout-ul „Retailer":

Urmează procesul de mai sus pentru migrarea înregistrărilor în layout-ul respectiv din modulele tale.

1. Utilizator unic
   
2. Utilizatori multipli

Reține că câmpul de căutare pentru utilizatori multipli trebuie creat în layout înainte de a continua cu migrarea. Nu este posibil să creezi câmpul de căutare pentru utilizatori multipli în timpul procesului de migrare.

Selectează câmpul de căutare utilizator în secțiunea Câmpuri noi din layout-ul modulului.

Acum, să creăm câmpurile de căutare Utilizator unic și Utilizatori multipli în modulul de contacte cu numele „Persoană și Agenți".

Pentru a crea câmpul de căutare utilizator, mergi la layout-ul modulului și urmează pașii:

1. Pentru a crea Utilizator unic: Selectează câmpul de căutare utilizator din secțiunea Câmpuri noi, apoi trage și plasează câmpul în layout. Selectează tipul Utilizator unic și oferă o etichetă câmpului, apoi Salvează layout-ul.
   
2. Pentru a crea Utilizatori multipli: Selectează câmpul de căutare utilizator din secțiunea Câmpuri noi, apoi trage și plasează câmpul în layout. Selectează tipul Utilizatori multipli și oferă o etichetă câmpului, apoi Salvează layout-ul.

Să luăm un exemplu în care trebuie să atribuim câțiva utilizatori în modulul de contacte folosind câmpul de căutare pentru utilizatori multipli și să atribuim un utilizator unic folosind câmpul de căutare Utilizator unic.

Acum, să aranjăm datele în fișierele care vor fi utilizate pentru migrare pentru a obține datele utilizatorului unic și ale utilizatorilor multipli.

1. Pentru a migra datele unui utilizator unic: Sunt necesare două fișiere: fișierul utilizatorului și fișierul de contacte.
   
2. Pentru a migra datele utilizatorilor multipli: Sunt necesare trei fișiere: fișierul utilizatorului, fișierul de contacte și fișierul modulului de legătură (ID utilizator X ID modul)

Să migrăm datele pentru câmpurile de căutare utilizator unic și utilizatori multipli:

Fișierul utilizatorului:

Fișierul de contacte:

ID-ul utilizatorului din fișierul de contacte este utilizat în mod specific pentru atribuirea utilizatorilor câmpului de căutare Utilizator unic, etichetat ca „Persoană". Cu toate acestea, este important să clarificăm că acest ID de utilizator nu este destinat atribuirii proprietarului înregistrării și nici atribuirii pentru Utilizatori multipli.

Să continuăm cu migrarea. Aici vom vedea migrarea pentru Utilizator unic și Utilizatori multipli.
Încărcarea fișierelor:

Maparea modulelor:

Pentru a activa câmpul de căutare Utilizatori multipli în modulul de contacte, un modul de legătură între Contacte și Utilizatori va fi creat automat. În timpul procesului de migrare, este esențial să mapezi modulul de legătură care a fost creat pentru a facilita funcționarea corespunzătoare a câmpului de căutare Utilizatori multipli.

Maparea câmpurilor:

• Maparea câmpurilor modulului Contact:
  

• Maparea câmpurilor utilizatorilor:
  

• Maparea câmpurilor Contacte și Utilizatori:
  
  
  

Odată ce datele sunt migrate, rezultatele cu utilizatorii atribuiți sunt afișate mai jos:

Câmpurile de căutare utilizator Persoană și Agenți afișează datele conform informațiilor din fișier.

---

Cum să migrezi datele câmpului de căutare cu selecție multiplă în Zoho CRM?

Câmpul de căutare cu selecție multiplă îți permite să asociezi mai multe valori de căutare cu o singură înregistrare, creând o asociere Many-to-Many între două module.

Activarea modulului de legătură:

După crearea câmpului, acesta va apărea după cum urmează. Salvează layout-ul.

Pentru a migra datele cu relații Many-to-Many între Contacte și Clădiri, vei avea nevoie de trei fișiere:

1. Fișierul Contacte
   
2. Fișierul Clădiri
   
3. Fișierul modulului de legătură (Contacte și Clădiri)

Pentru aranjarea fișierului Contacte, consultă exemplul de mai jos pentru o înțelegere clară.

Pentru aranjarea fișierului Clădiri, consultă exemplul de mai jos pentru o înțelegere clară.

Pentru aranjarea fișierului modulului de legătură, consultă exemplul de mai jos pentru o înțelegere clară.

ID-ul modulului de legătură poate fi creat conform preferințelor noastre, permițând valori alfanumerice, numerice sau alfabetice. Totuși, trebuie să fie unic pentru a evita conflictele.

Maparea modulelor:

Maparea câmpurilor:

Clădiri:

Contacte:

Modulul de legătură:

Date migrate (afișate mai jos):

1. În modulul de contacte:
   

1. În modulul Clădiri:
   

1. Modulul de legătură:
   

Pe baza informațiilor din fișier, datele au fost migrate cu succes, iar contactele au fost asociate corespunzător cu clădirile lor respective.

Numele contactului cu caractere speciale din fișier este prezentat mai jos:

Datele migrate cu selecția Charset UTF-8 Unicode sunt prezentate mai jos:

Selectează charset-ul potrivit în funcție de limbi și caracteristici și continuă cu modulul.

---

Cum fac maparea câmpurilor și maparea modulelor în timpul migrării de date?

Pentru a pregăti fișierele pentru migrare, asigură-te că sunt în format .CSV. Odată ce fișierele sunt gata, urmează acești pași pentru a le încărca și a iniția procesul de migrare:

1. Autentifică-te în contul tău Zoho CRM.
   
2. Mergi la Configurare și navighează la Administrare date.
   
3. Selectează Import și alege widgetul CRM specific cu care vrei să lucrezi.
   
4. Încarcă fișierele pregătite.
   
5. Continuă cu Maparea modulelor pentru a defini cum se aliniază datele cu modulele CRM.
   
6. Efectuează Maparea câmpurilor pentru a mapa câmpurile din fișierele tale la câmpurile corespunzătoare din Zoho CRM.
   
7. Revizuiește configurația pentru a asigura acuratețea.
   
8. Fă clic pe Finalizare pentru a confirma configurația.
   
9. Fă clic pe Pornire migrare.
   

1. Alege widgetul CRM corespunzător și continuă să încarci toate fișierele necesare. Poți încărca fișiere legate de modulele standard, modulele de activitate, modulele de inventar și modulele personalizate. Dacă trebuie să încarci atașamente sau documente, asigură-te că încarci atât fișierul CSV de Atașamente sau Documente, cât și folderul corespunzător care conține atașamentele sau documentele, comprimate împreună. Acest lucru asigură o migrare fără probleme a tuturor datelor necesare și a fișierelor conexe.
   
   

2. Maparea modulelor:
   Ai două opțiuni pentru maparea fișierelor la modulele respective. Poți fie să tragi și să plasezi fișierele pe modulul corespunzător, fie să faci clic pe opțiunea Mapare fișiere situată sub modul pentru a stabili maparea.
   În timpul procesului de mapare a modulelor, dacă există module personalizate pe care trebuie să le creezi (de ex., „Profesori"), poți face acest lucru direct. Pur și simplu fă clic pe opțiunea Creare modul situată în colțul din stânga sus în interfața de mapare a modulelor. Aceasta îți permite să creezi eficient orice module personalizate necesare pe măsură ce continuai cu procesul de mapare.
   
   Notă: „Fișierul Profesori" este un date din modulul personalizat care necesită crearea unui modul personalizat pentru maparea fișierului.
   
   

1. Crearea unui modul personalizat:
   
   

1. Maparea modulelor:
   În etapa de mapare a modulelor, poți accesa informații despre fișierele Mapate, Nemapate și Nesupportate. Aceste statistici ale fișierelor sunt situate convenabil pe partea stângă a paginii, oferind o imagine de ansamblu clară a fiecărei categorii.
   
   
   

3. Maparea câmpurilor:
   
   Odată ce ai finalizat maparea modulelor, fă clic pe Următorul în colțul din dreapta jos pentru a iniția etapa de mapare a câmpurilor.
   
   

4. Maparea câmpurilor modulului standard:
   Contacts
   
   

1. Maparea câmpurilor modulului Note:
   Notes
   

1. Maparea câmpurilor modulului Activități:
   Events
   

1. Maparea câmpurilor modulului de inventar:
   Products
   

1. Elemente rând Oferte
   
   

1. Quotes
   
   
2. Maparea câmpurilor modulului Atașamente:
   Attachments
   
   
3. Maparea câmpurilor modulului Utilizatori:
   Users
   

1. Maparea câmpurilor modulului personalizat:
   Teachers
   

1. Atribuirea valorilor implicite câmpurilor.
   

---

Cum creez câmpuri noi în timpul mapării câmpurilor?

În etapa de mapare a câmpurilor din migrare, dacă este nevoie să creezi câmpuri noi, poți face acest lucru cu ușurință făcând clic pe opțiunea Creare câmp din colțul din dreapta sus al paginii de mapare a câmpurilor. Aceasta permite un proces fără probleme pentru adăugarea și maparea câmpurilor noi după cum este necesar.

Consultă imaginea de mai jos pentru a vedea opțiunea de Creare câmpuri noi în pagina de Mapare câmpuri:

Pentru a crea câmpuri noi, trebuie să selectezi tipul câmpului din meniul derulant. Consultă imaginea de mai jos pentru a selecta tipul câmpului pentru a crea un câmp nou.

Diferitele tipuri de câmpuri sunt:

1. Text
   
2. Număr întreg
   
3. Procent
   
4. Zecimal
   
5. Monedă
   
6. Dată
   
7. Dată și oră
   
8. Email
   
9. Telefon
   
10. Listă de selecție
    
11. URL
    
12. Zonă text
    
13. Casetă de selectare
    
14. Listă de selecție multiplă
    
15. Număr întreg lung
    
16. Căutare
    
17. Utilizator
    

Format dată și oră:

Formate numerice:

Format dată:

După cum se arată mai sus, câmpurile pot fi create în etapa de mapare a câmpurilor în procesul de migrare.

---

Cum migrez datele sub-formularului?

Un sub-formular este un formular sau tabel auxiliar care îți permite să adaugi mai multe elemente rând la un formular principal din CRM-ul tău. Adesea, datele CRM sunt interdependente și este posibil să ai nevoie să asociezi mai multe elemente cu o singură înregistrare. Aceste elemente sunt denumite „elemente rând". Un sub-formular oferă mijloacele pentru a asocia mai multe elemente rând cu o singură înregistrare.

Pentru a migra datele sub-formularului, urmează acești pași:

1. Alege modulul în care trebuie creat sub-formularul. De exemplu, dacă ai un modul Studenți și ai nevoie de un sub-formular pentru introducerea detaliilor Student-Părinți, navighează la layout-ul studenților.
   
2. Creează sub-formularul adăugând câmpurile necesare în cadrul acestuia. Poți include maximum 10 câmpuri în interiorul sub-formularului pentru a satisface nevoile tale specifice.

Aranjarea fișierului este prezentată mai jos pentru migrarea datelor sub-formularului.
Date studenți (date modul părinți):

Date Student-Părinți (date sub-formular):

Pentru a asocia datele sub-formularului cu datele principale, fișierul sub-formularului trebuie să conțină ID-ul datelor principale (ID Student), după cum se demonstrează mai sus.

Maparea modulelor și maparea câmpurilor pentru sub-formular și datele studenților.

1. Maparea modulelor:
   Când creezi un sub-formular, acesta generează automat un modul de sub-formular corespunzător cu același nume. În timpul procesului de mapare a modulelor, vei vedea acest modul de sub-formular nou creat, după cum se ilustrează mai jos.
   

1. Maparea câmpurilor:
   Maparea câmpurilor sub-formularului
   

1. Maparea câmpurilor modulului principal:
   

Aspectul datelor sub-formularului odată ce datele sunt migrate.

În datele principale, ID-ul lui Julie Sweet este S3 și S3 se află în rândul lui Wanhure (Nume Părinte) și este asociat în consecință.

Notă: Toate tipurile de câmpuri pot fi create în sub-formular, cu excepția câmpului Căutare cu selecție multiplă.

Sperăm că această listă de întrebări frecvente despre migrarea datelor este informativă. Dacă mai ai întrebări care nu au fost abordate, te rugăm să ne anunți aici. Vom fi bucuroși să le discutăm cu experții noștri și să le adăugăm în viitor. Și te rugăm să nu uiți să îți lași evaluarea mai jos!