Reguli de răspuns automat pentru formularele web
Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.
Formularele web sunt un instrument puternic pentru generarea de lead-uri, deoarece servesc ca o linie directă de comunicare între companii și lead-urile lor, ajutând la înregistrarea și urmărirea fiecărei solicitări trimise prin intermediul site-ului web al companiei în instrumentul CRM. Companiile pot apoi să contacteze prospecții pentru a oferi informații suplimentare, a răspunde la întrebări și, în cele din urmă, a închide vânzări.
Cu toate acestea, acest proces de follow-up implică adesea trimiterea manuală a e-mailurilor de rutină către fiecare lead, ceea ce poate fi destul de solicitant. Follow-up-urile manuale pot duce chiar la pierderea unor lead-uri importante și a unor oportunități de afaceri.
Odată cu dependența tot mai mare de formularele web pentru captarea potențialilor lead-uri, companiile trebuie să își eficientizeze procesul de follow-up pentru a se asigura că nu pierd nicio oportunitate. În acest articol, vom explora importanța follow-up-urilor automatizate folosind regulile de răspuns automat.
Ce este o regulă de răspuns automat?
Cu această funcție, poți automatiza un răspuns către fiecare lead atunci când trimite o solicitare prin formularele tale web. Poți crea mai multe reguli de răspuns automat pentru diverse formulare web asociate unui modul CRM, precum și activa simultan mai multe reguli de răspuns automat pentru a trimite răspunsuri la formularele tale web. De exemplu, dacă ai două formulare web - unul pentru înregistrarea la eveniment și altul pentru înscriere în modulul Leads - poți crea și activa o regulă de răspuns automat pentru fiecare formular web în același modul. Nu trebuie confundate cu autoresponder-ele
Deși autoresponder-ele sunt o funcție în Zoho CRM și sună similar cu regulile de răspuns automat, cele două sunt foarte diferite:
Reguli de răspuns automat | Autorespondere |
Un instrument care îți permite să trimiți răspunsuri automate imediate fiecărui prospect care a trimis o solicitare în Zoho CRM prin intermediul site-ului tău web. | Nu au nicio asociere cu formularele web. Autoresponderele ajută la automatizarea follow-up-urilor programate cu lead-uri și contacte, indiferent dacă au fost obținute de pe site-ul tău web. Acestea sunt utile atunci când planifici campanii drip. |
Ideale pentru automatizarea confirmării de primire a unei solicitări. | Ideale pentru trimiterea de follow-up-uri bazate pe o dată și oră specifică sau pe un model recurent (zilnic, săptămânal, lunar etc.). |
Scenariu
Timothy, un manager de vânzări, organizează un webinar despre noile funcții ale produsului lansate în ultimul trimestru. Își propune să evidențieze eficiența fiecărei funcții printr-un demo în timpul webinarului. Creează și asociază un Formular de Înregistrare Client modulului Leads. De asemenea, creează un Formular de Feedback Client pentru toți participanții la webinar, pe care îl asociază tot modulului Leads.
Prin crearea mai multor reguli de răspuns automat, Timothy poate contacta utilizatorii care trimit solicitări din diferite formulare web cu răspunsuri adecvate. Pentru aceasta, creează două reguli de răspuns automat:
- Înregistrare client: Activarea regulii de înregistrare client va genera automat un mesaj de bun venit care este trimis fiecărui utilizator care se înregistrează la webinarul lui Timothy.
- Feedback client: Activarea regulii de feedback client va trimite automat un mesaj de mulțumire fiecărui participant care a trimis feedback.
Prin configurarea mai multor reguli de răspuns automat, participanții la webinarul lui Timothy primesc un răspuns personalizat pentru fiecare formular.
Disponibilitate
- Permisiune necesară - Utilizatorii cu permisiunea de a crea formulare web pot accesa această funcție.
- Numărul de reguli de răspuns automat care pot fi create depinde de ediția CRM la care ești abonat. Consultă tabelul de mai jos
Ediția CRM | Număr de reguli de răspuns automat |
Free | 1 |
Standard | 5 |
Professional | 10 |
Enterprise | 20 |
Ultimate | 25 |
Crearea regulilor de răspuns automat
Pentru a crea o regulă de răspuns automat pentru formulare web
- Mergi la Setup > Channels > Webforms.
- Selectează tab-ul Auto-Response Rules.
- În pagina Auto-Response Rules, apasă pe Create Rule.
- Introdu Numele regulii și selectează modulul pentru care trebuie să se aplice această regulă. Apasă Next.
- Definește regulile care determină ce vizitatori vor primi răspunsul automat prin pagina Rule Entry:
a. Specifică Criteriile regulii.
b. Apasă Select Template pentru a alege un șablon de e-mail sau apasă pe link-ul + Create Template pentru a crea un șablon.
c. Introdu adresa de e-mail corespunzătoare în câmpul From. Apasă Add Reply pentru a adăuga o adresă de e-mail care ar trebui să primească răspunsuri.
d. Aici poți alege una dintre aceste opțiuni:
- Adresa ta de e-mail a contului
- Adresa de e-mail a organizației tale
- Adresa de e-mail a proprietarului înregistrării
- Adresa de e-mail a altui utilizator
Notă : Te rugăm să reții că trebuie să specifici și să salvezi criteriile pentru a activa regula. - Apasă Done.
- Pentru a adăuga un nou criteriu de regulă, apasă Add Condition.
Notă : Poți adăuga până la 25 de condiții per regulă și 25 de criterii de regulă per condiție.
- După ce ai creat mai multe condiții, le poți reordona apăsând pe link-ul Reorder conditions din dreapta sus.
- Pentru a reordona condițiile, pur și simplu apasă și trage condițiile în poziția dorită, așa cum este arătat mai jos, și apasă Done.
- Apasă Save pentru a activa regula de răspuns automat.
Gestionarea regulilor de răspuns automat
Pentru a edita regulile de răspuns automat:
- Mergi la Setup > Channels > Webforms.
- Selectează tab-ul Auto-Response Rules pentru a vizualiza lista regulilor create.
- Apasă pe iconița (...) more și apasă Edit pentru a face modificări regulilor de răspuns automat.
- Apasă pe iconița edit așa cum este arătat în captură pentru a face modificări, și apasă Done.
Pentru a activa / dezactiva regulile de răspuns automat:
- Mergi la Setup > Channels > Webforms.
- Selectează tab-ul Auto-Response Rules pentru a vizualiza lista regulilor create.
- Apasă butonul toggle de lângă o regulă pentru a activa sau dezactiva o regulă.
- Odată ce o regulă de răspuns automat este dezactivată, aceasta nu va funcționa pentru formularul web asociat până când nu este reactivată.
Pentru a șterge regulile de răspuns automat:
- Mergi la Setup > Channels > Webforms.
- Selectează tab-ul Auto-Response Rules pentru a vizualiza lista regulilor create.
- Apasă pe iconița (...) more și apasă Delete pentru a șterge regulile de răspuns automat.
- La ștergere, dacă o regulă este asociată unui formular web, te rugăm să reții că opțiunea de confirmare pentru vizitator va fi dezactivată, ceea ce înseamnă că vizitatorii acelui formular web nu vor primi un e-mail de confirmare.
Notă :
Notă: Când detaliile colectate printr-un formular web nu îndeplinesc criteriile unei reguli de răspuns automat, șablonul de e-mail (de ex., e-mailul de confirmare) selectat la crearea formularului web va fi trimis. Vezi de asemenea: Configurarea formularelor web - Specificarea detaliilor formularului.
Articole Similare
Partener Certificat Zoho
Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?
Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.
Contacteaza-ne