Zia pentru Emailuri — Prezentare generală și capabilități cheie

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Majoritatea comunicărilor și tranzacțiilor de afaceri au loc prin emailuri, fie cu clienți, potențiali clienți, parteneri sau furnizori. Pe lângă faptul că este un mod esențial de comunicare, emailurile sunt un depozit oficial pentru informații importante - detalii despre programul întâlnirilor, agendele de afaceri, adrese, facturi, conturi de social media etc. sunt disponibile în emailuri, iar reprezentanții de vânzări pot petrece destul de mult timp introducând manual astfel de detalii în baza de date CRM.

În Zoho CRM, Zia te poate ajuta să captezi informații importante, cum ar fi informațiile personale ale clientului sau detaliile unei întâlniri direct din emailuri. Mai mult, fără a fi nevoie să citești întreaga conversație, poți cunoaște intenția emailului - o solicitare, o întrebare sau o reclamație, așa cum este sugerată de Zia.

Disponibilitate

Permisiune necesară

Organizațiile cu ediția Professional și superioare pot accesa funcțiile de inteligență email.

Îmbogățirea datelor din semnăturile de email

În emailurile profesionale, semnăturile sunt considerate identitatea corporativă a unei persoane, deoarece conțin informații despre expeditor. Acestea includ detalii despre rolul său în companie, conturile de social media și datele de contact. Unii folosesc chiar semnăturile de email pentru a crea recunoaștere de brand, a genera trafic către site-ul lor sau a promova diverse evenimente.

Când informații atât de valoroase sunt disponibile în semnături, de ce să nu lași Zia să te ajute să captezi detaliile în contul tău CRM. Funcția de îmbogățire a datelor din email a Zia facilitează completarea datelor pentru leaduri, contacte și conturi din semnăturile de email. Detalii precum adresa de email, site-ul web, numărul de telefon, numele companiei, conturile de social media, funcția, locația companiei și adresa menționate în semnătura de email pot fi capturate în înregistrarea CRM. Acest lucru va ajuta la reducerea timpului și efortului necesar pentru actualizarea manuală a unei înregistrări și, în plus, va asigura acuratețea datelor.

În CRM am identificat câteva câmpuri folosite frecvent, cum ar fi fax, funcție, număr de telefon, nume de familie, email etc. și le-am denumit "câmpuri de îmbogățire". Dar, deoarece există posibilitatea ca aceste câmpuri să fie denumite diferit în contul CRM, pentru a evita confuzia sau introducerea incorectă a datelor, îți permitem să mapezi aceste câmpuri îmbogățite cu câmpul CRM corect.

Notă

Această funcție este disponibilă doar în modulele Leads, Contacts sau Accounts. Doar utilizatorii care au permisiunea de a accesa aceste module pot folosi funcția.

Pentru a îmbogăți datele din semnăturile de email

Selectează o înregistrare din modulul Leads, Contacts sau Accounts.
Deschide un email din lista asociată a înregistrării.
Fă clic pe Enrich Data.
Dacă nu există informații noi, vei primi o notificare de la Zia care indică acest lucru.
În pagina Data Enrichment by Zia, fă clic pe Configure field mapping.
În pagina Enrichment Settings, sub tab-ul Zoho CRM fields, alege câmpurile din lista derulantă.
Fă clic pe Save.

Notă

Dacă ai instalat deja pluginul "Data Enrichment" în contul tău CRM, câteva informații globale sau bazate pe companie vor fi completate automat de pe internet. Dacă este necesar, poți suprascrie acele câmpuri cu informațiile extrase din semnătura de email. Poți instrui CRM să facă acest lucru selectând caseta de bifat a câmpurilor respective din tab-ul Update.

Poți folosi atât pluginul, cât și semnătura de email pentru a îmbogăți datele CRM. Primul poate îmbogăți orice informație globală despre înregistrare de pe internet, în timp ce al doilea poate îmbogăți informațiile personale ale unei înregistrări.

Rezumarea emailurilor

Afacerile se bazează pe emailuri pentru corespondența zilnică cu clienții și părțile interesate interne. Dar parcurgerea fiecărui email din conversație pentru a înțelege sau poate a-ți aminti contextul și a răspunde corespunzător, în mijlocul unui program încărcat, este o provocare în sine. De aceea Zia este echipată să rezume emailurile.

Zia poate rezuma fiecare email din înregistrare - emailuri individuale și conversații de email. Îți va oferi un rezumat al emailului sub formă de sinteză, astfel încât să poți citi și înțelege gravitatea emailului și să prioritizezi răspunsul fără a fi nevoie să citești toate conversațiile.

Note:

Rezumatele sunt accesibile din vizualizarea de tip listă a listei asociate de emailuri.
Dintr-o conversație, poți rezuma ultimul email și întreaga conversație pentru context.
Ca rezumate, Zia extrage esența emailului/emailurilor. Nu poate crea și nici nu poate manipula emoțiile sau tonalitatea mesajului.
Folosind banda de feedback cu like/dislike, poți trimite feedbackul tău despre acuratețea unui rezumat.
Doar conversațiile în limbile engleză, spaniolă, japoneză și germană vor fi rezumate.

Extragerea activităților din email

Emailurile conțin adesea mult mai multe informații decât doar un răspuns sau o conversație de afaceri. Organizațiile pot trimite invitații pentru webinarii sau linkuri de întâlnire, pot partaja agende sau detalii despre locație, pot programa apeluri sau managerii pot atribui sarcini membrilor echipei prin emailuri. Aceste informații pot fi capturate ca activități în CRM pentru evidență și urmărire corespunzătoare. Dar adăugarea manuală a acestor detalii poate consuma mult timp și poate introduce erori involuntare la copierea manuală a detaliilor din emailuri. Extragerea activităților din emailuri de către Zia te poate ajuta să captezi întâlniri, sarcini și apeluri automat dintr-un email.

Zia poate identifica și localiza activitățile menționate în emailuri și poate sugera agentului să adauge activitatea în CRM din email. Aceștia pot edita sugestia și introduce mai multe detalii sau pot salva activitatea așa cum este. Sugestiile Zia pot fi văzute în emailurile prezente în lista asociată a unei înregistrări, precum și în SalesSignal.

Aspecte de luat în considerare

În cazul în care sunt menționate mai multe întâlniri în email, cea mai distinctă va fi capturată de Zia. De exemplu, dacă emailul menționează un apel la ora 9:00 și o sarcină la ora 16:00, Zia va alege apelul de la 9:00 deoarece este prima apariție.
Activitățile vor fi ajustate automat la programul de lucru al organizației. De exemplu, dacă ora și data menționate de client în email sunt 10:00 PST, atunci ora va fi convertită la fusul orar al organizației.
Dacă un program de lucru sau un program de schimb nu este configurat într-un cont, atunci ora implicită, adică 9:00, va fi luată în considerare pentru toate activitățile.
În cazurile în care ora sau data sunt menționate ca intervale, cum ar fi 15:00-15:30 sau 20-22 martie, Zia va alege prima instanță, adică 15:00 și 20 martie. Pentru a asigura acuratețea, îți recomandăm să verifici ora și data completate înainte de salvare și să le editezi dacă este necesar.
Zia va captura întâlniri/sarcini/apeluri programate doar pentru date viitoare. De exemplu, dacă o întâlnire este programată pentru aceeași zi, Zia nu va prelua activitatea.

Pentru a captura activități dintr-un email

Mergi la modulul Leads/Contacts/Deals sau modulul personalizat echivalent și selectează o înregistrare.
În lista asociată de emailuri, deschide un email și fă clic pe Capture Meeting/Schedule Call/Schedule Task.
În fereastra pop-up Activity Information, vizualizează detaliile completate ale întâlnirii/sarcinii/apelului.
Dacă este necesar, editează detaliile.

Ce să aștepți în viitorul apropiat

Lucrăm constant pentru a maximiza capacitatea Zia de a oferi cel mai mare beneficiu posibil clienților noștri. Iată câteva lucruri din planul nostru:

Capturarea mai multor activități din email și marcarea lor în corpul emailului.
Activitățile extrase din emailuri vor fi sugerate într-un loc comun în afara emailurilor, astfel încât, chiar dacă ratezi emailul, nu vei rata activitatea.
Crearea unei bucle de feedback bazate pe editările făcute de utilizator asupra sugestiilor și analiza modelului pentru creșterea acurateței.
Antrenarea Zia cu mai multe cuvinte cheie specifice industriei și îmbunătățirea acurateței sale.

Traducerea emailurilor

Afacerile care se întind pe mai multe zone geografice au clienți și parteneri care conversează în mai multe limbi prin emailuri. Limba lor locală devine limba oficială, caz în care un agent de la sediul central nu ar putea înțelege nevoile clientului și riscă să-l piardă din cauza limbii. Pentru a evita acest lucru, Zia îți oferă o abilitate integrată de a traduce emailurile la afișare.

Cu aceasta, poți traduce subiectul, ecranul de compunere și panoul de citire într-o limbă dorită fără a fi nevoie să imporți un fișier de traducere sau să folosești o cheie AI.

Pentru emailurile primite într-o limbă diferită, când faci clic pe traducere, Zia traduce automat în limba implicită pe care ai setat-o. Dacă dorești să schimbi această preferință, poți face acest lucru din caseta de limbă care este afișată după această traducere nativă.

Note:

Opțiunea de traducere este disponibilă pentru toți utilizatorii în fereastra de email.
Aceasta este o facilitate de traducere doar pentru text. Nu poți traduce text din imagini.
Zia poate traduce în până la 74 de limbi.

Intenția unui email

Zia va monitoriza conversațiile prin email și va evidenția intenția emailurilor primite. Va înțelege conținutul emailului și va captura următoarele intenții: solicitare, întrebare, reclamație și altele.

Ajută Zia cu feedback

Zia monitorizează activ conversațiile prin email, oferind informații despre sentiment, intenție, emoții, îmbogățind datele și extrăgând activități din conținutul emailului. Deși Zia urmărește acuratețea, pot apărea erori ocazionale. Pentru a îmbunătăți precizia, opțiunea "Help Zia" permite utilizatorilor să ofere feedback sau să ghideze Zia pentru îmbunătățire continuă.

Pentru a oferi feedback către Zia

Mergi la modulul Contacts și deschide Emails în Lista asociată.
Deschide emailul pentru care dorești să oferi feedbackul tău.
Fă clic pe Help Zia.

Apare fereastra pop-up Help us make Zia better.
În funcție de cerințele tale, poți decide să păstrezi sau să schimbi valoarea așteptată pentru fiecare sentiment, intenție și emoție extrase de Zia din emailul primit. Poți face acest lucru alegând din opțiunile listate în listele derulante.
Poți oferi, de asemenea, feedbackul tău sub formă de text în secțiunea Feedback if any.
Bifând caseta de consimțământ, ești de acord să nu dezvălui nicio informație personală care să fie citită de Zia.
Dacă dorești să știi cum va vedea Zia informațiile tale personale, fă clic pe textul email without my personal info din conținutul consimțământului.
Apare fereastra pop-up How Zia sees you mail.
Poți vizualiza detaliile emailului în fereastra pop-up care apare și apoi poți decide cum dorești ca Zia să-ți citească informațiile. Adică poți păstra informațiile ca conținut ascuns sau poți înlocui conținutul ascuns cu informațiile reale.
Fă clic pe Update.
Fă clic pe Submit în fereastra pop-up Help us make Zia better.

Aspecte de reținut

Tot feedbackul oferit de utilizatori va fi verificat manual și folosit pentru antrenarea algoritmului Zia.
Bifarea casetei de consimțământ este obligatorie pentru activarea butonului Submit.
Opțiunea 'Help Zia' va fi disponibilă doar când funcția de inteligență email este activată.
Utilizatorii pot aștepta întârzieri în aplicarea modificărilor după oferirea feedbackului, deoarece Zia necesită o anumită cantitate de date pentru a fi antrenată și actualizată.