Svennis Partner Zoho Romania Logo

Partajarea înregistrărilor

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.
Colaborarea cu membrii echipei sau cu alții din organizație este esențială pentru orice afacere. Pentru unii, colaborarea înseamnă organizarea de întâlniri, discuții telefonice sau trimiterea de informații prin email, iar pentru alții înseamnă partajarea datelor cu colegii și cu ceilalți membri ai organizației.
În CRM, detaliile despre clienți, notițele, cerințele de proiect, statusul tranzacțiilor, detaliile contactului principal etc. sunt stocate în module diferite și gestionate doar de persoanele responsabile. Dacă procesul de vânzări necesită ca o anumită informație să fie partajată cu alți membri, trebuie să acorzi persoanei respective permisiunile necesare pentru a vizualiza, edita sau consulta înregistrarea ori de câte ori este necesar. Zoho CRM oferă diferite tipuri de partajare a datelor,
  1. Partajare directă - Înregistrările individuale pot fi partajate cu alți utilizatori, roluri sau grupuri. De exemplu, o tranzacție poate fi partajată cu un alt reprezentant de vânzări, cu managerii de vânzări sau cu echipa de planificare a tranzacțiilor pentru a promova vânzările încrucișate.
  2. Partajare indirectă - O înregistrare poate fi asociată cu o altă înregistrare și partajată împreună cu înregistrarea părinte. De exemplu, o tranzacție poate fi asociată cu un contact, iar când partajezi înregistrarea contactului, tranzacția va fi și ea partajată cu ceilalți utilizatori, roluri sau grupuri. Acest tip de partajare se numește indirectă sau partajarea înregistrărilor cu listele lor asociate.
Înregistrările pot fi partajate din orice modul, cu excepția:
  1. Modulul Activități - Sarcinile, apelurile și întâlnirile sunt întotdeauna asociate cu o înregistrare. Prin urmare, când înregistrarea părinte este partajată, activitățile asociate sunt și ele partajate. Nu le poți partaja separat din modulul Activități.
  2. Modulul de legătură - Folosind câmpurile de căutare cu selecție multiplă, poți asocia mai multe valori de căutare la o înregistrare și astfel poți stabili o asociere perfectă de tip many-to-many între două module. Un modul de legătură este cel care servește ca joncțiune între două module asociate printr-un câmp de căutare cu selecție multiplă. Înregistrările din acest modul nu pot fi partajate. Vezi și Modulul de legătură
Disponibilitate
Permisiune necesară
Utilizatorii cu permisiunea Partajare pentru modul.

Permisiunea de a partaja înregistrări

Administratorii CRM pot partaja înregistrări cu alții în mod implicit. Dacă dorești ca utilizatorii din alte profiluri să partajeze înregistrări, administratorii pot activa permisiunea de partajare pentru aceștia.

Pentru a activa permisiunea de partajare a înregistrărilor

  1. Fă clic pe Setup > Security Control > Profiles .
  2. Selectează un profil pentru care dorești să activezi permisiunea.
  3. Activează permisiunea Share din secțiunea Tool Permissions .
  4. Bifează casetele corespunzătoare modulelor pentru care dorești să activezi permisiunea de partajare.
  5. Fă clic pe Save .

Partajarea înregistrărilor

Există trei permisiuni care pot fi setate pentru utilizatorii cu care se partajează o înregistrare:

  1. Read Only - Utilizatorii pot doar vizualiza înregistrările partajate
  2. Read/Write - Utilizatorii pot vizualiza și edita înregistrările. Totuși, nu pot schimba proprietarul înregistrării sau șterge înregistrarea.
  3. Full Access - Utilizatorii pot vizualiza, edita, șterge și schimba proprietarul înregistrărilor.
Un utilizator care este manager de prognoză poate vizualiza înregistrările colegilor chiar dacă partajarea datelor cu colegii este dezactivată.
La partajare, poți specifica dacă dorești să partajezi înregistrarea cu listele asociate sau fără acestea. Când partajezi o înregistrare, toate listele asociate ale înregistrării pot avea permisiuni de partajare diferite. De exemplu, când un cont, Zylker Widgets, este partajat cu permisiunea Read/Write, contactele asociate și activitățile deschise pot fi partajate cu permisiunea Read Only. Asigură-te că ai permisiunea Share activată în profilul tău pentru a partaja înregistrări.

Înregistrările pot fi partajate cu alții prin:
  1. Partajare privată
  2. Partajare publică

Partajare privată
Partajare publică
Înregistrarea poate fi partajată cu utilizatori individuali (max. 10 utilizatori), roluri (max. 5 roluri) și grupuri (max. 5 grupuri)
Înregistrarea poate fi partajată cu toți utilizatorii din organizație.
Fiecare utilizator, rol sau grup poate avea permisiuni diferite Toți utilizatorii au aceeași permisiune de acces
Listele asociate ale unei înregistrări pot fi și ele partajate
Listele asociate ale unei înregistrări nu pot fi partajate
Trimiterea notificărilor în feed la partajarea privată a înregistrărilor:
Notificările în feed pot fi trimise utilizatorilor, rolurilor și grupurilor când înregistrările sunt partajate recent prin acces privat.
Pentru a partaja înregistrări
  1. Mergi la Modulul din care dorești să partajezi o înregistrare și selectează o înregistrare.
  2. În pagina Detalii înregistrare , fă clic pe pictograma Mai multe acțiuni și apoi fă clic pe Share.
  3. În fereastra popup Sharing [Record], efectuează următoarele:
    1. Selectează tipul de acces la înregistrare: Privat sau Public.
      Partajare publică: Alege permisiunea de acces: Read Only, Read & Write sau Full Access și fă clic pe Share. Bifează caseta With Related List, dacă este necesar.
      Partajare privată : Fă clic pe bara Add members și selectează Utilizatori, Roluri sau Grupuri din lista derulantă.
    2. Fă clic pe Add , după selectarea utilizatorilor, rolurilor și grupurilor dorite. Fă clic pe Save .
    3. Selectează tipul de acces (Read Only, Read & Write sau Full Access ) din lista derulantă.
  4. Selectează With Related List , dacă dorești ca înregistrările asociate să fie și ele partajate.
  5. Selectează Notify through feeds pentru a trimite notificări utilizatorilor când înregistrările sunt partajate.
  6. Fă clic pe Share .

Note :

  • Poți partaja înregistrările individual. Totuși, nu poți partaja înregistrări din vizualizarea listei modulului.
  • Funcția de partajare la nivel de înregistrare poate fi aplicată doar dacă permisiunea implicită a organizației pentru un modul este Privat/Public Read. De asemenea, utilizatorul trebuie să aibă permisiunea Share activată în profilurile lor pentru a putea partaja înregistrări cu alți utilizatori.
  • Următoarele înregistrări asociate (ca liste asociate) nu vor fi partajate: activitățile închise, întâlnirile la care s-a fost invitat, produsele, campaniile, rolurile de contact, listele asociate adăugate ca parte a unei integrări.
  • Nu poți partaja o înregistrare care a fost partajată cu tine.
  • Poți partaja o înregistrare cu membrii care au permisiunea de a accesa un anumit modul, indiferent dacă au sau nu permisiune la nivel de înregistrare.
  • Utilizatorii trebuie să aibă „Full Access" la o înregistrare pentru a o putea partaja cu alții.
  • În accesul privat, o înregistrare poate fi partajată cu maximum 10 utilizatori, 5 roluri și 5 grupuri prin partajare directă .
  • Ca partajare indirectă în accesul privat, o înregistrare poate fi partajată cu maximum 12 utilizatori, 5 roluri și 5 grupuri.
    De exemplu, Steve partajează o tranzacție cu echipa de prețuri (un grup) și 10 dintre colegii săi (utilizatori individuali), atașând oferte ca listă asociată pentru a solicita sugestii despre reduceri.
    Aici, tranzacția este partajată cu 10 utilizatori și un grup. Împreună cu tranzacția, înregistrările din modulul Quotes sunt și ele partajate cu acei 10 utilizatori și 1 grup. Acum, tranzacția este partajată ca partajare directă, iar ofertele sunt partajate ca partajare indirectă prin tranzacție. Dacă aceleași oferte sunt asociate cu un contact și dacă Steve ar dori să partajeze contactul cu 10 utilizatori și 5 grupuri, contactul va fi partajat cu 10 utilizatori și 5 grupuri, dar ofertele vor fi partajate doar cu 2 utilizatori și 4 grupuri, deoarece limita pentru acele oferte a fost deja consumată.
  • Proprietarii de înregistrări și superiorii lor cu acces la înregistrare pot partaja înregistrările cu alți utilizatori activi și confirmați din organizație.
  • Dacă permisiunea de acces a unei înregistrări este schimbată, nu va fi trimisă nicio notificare în feed utilizatorului. De ex., dacă o înregistrare a fost partajată cu acces complet și ulterior permisiunea de acces este schimbată în read only, nu va fi trimisă nicio alertă de notificare utilizatorului pentru a-l informa despre aceasta.

Puncte de reținut

Când există permisiuni diferite pentru accesarea aceleiași înregistrări.
  • Permisiunea de profil este deasupra tuturor - Pentru toate înregistrările partajate, permisiunea de profil o depășește pe toate celelalte. De exemplu, partajezi un lead cu Mary, acordându-i acces complet la înregistrare, dar permisiunea de profil a lui Mary îi oferă acces Read Only pentru modulul Leads. În acest caz, permisiunea de profil o va depăși pe cea de partajare a înregistrărilor, iar Mary va putea doar vizualiza înregistrările.
  • Permisiuni multiple (prin funcții diferite) - O înregistrare poate fi partajată conform ierarhiei Teritoriului, dar și prin Reguli de partajare a datelor. În acest caz, când sunt acordate mai multe permisiuni de acces pentru aceeași înregistrare, se va aplica cea mai ridicată permisiune dintre toate.
  • Permisiuni multiple (prin utilizatori diferiți) - O înregistrare poate fi partajată de diferiți utilizatori. Să spunem că Mike, Managerul de vânzări, a partajat un cont fără niciun element din listele asociate cu Mary, acordându-i permisiunea Read/Write. Amy, un reprezentant de vânzări, a partajat același contact cu Mary cu elementele din listele asociate și i-a acordat Full Access. Aici, aceeași înregistrare este partajată de doi utilizatori cu două permisiuni diferite. În acest caz, se va aplica de asemenea cea mai ridicată permisiune, iar Mary va avea acces complet la contact.
Când există partajări multiple pentru aceeași înregistrare.
  • Când o înregistrare este partajată de utilizatori diferiți - O înregistrare poate fi partajată cu o persoană de către utilizatori diferiți. Să spunem că Contactul B are patru tranzacții asociate. Una dintre ele este o tranzacție importantă și este accesibilă doar lui John, Managerul de vânzări. Celelalte trei tranzacții sunt accesibile și lui Mary, Reprezentantul de vânzări. Dacă Mary partajează Contactul B cu Mike, acesta va putea accesa contactul și doar cele trei tranzacții asociate lui care sunt accesibile lui Mary.
  • Când o înregistrare este partajată prin metode diferite - O înregistrare poate fi partajată direct, iar aceeași poate fi partajată prin partajarea listelor asociate. De exemplu, Tranzacția B poate fi partajată direct cu John. Aceeași tranzacție este asociată cu Contactul B și un alt utilizator o partajează cu John, partajând indirect Tranzacția B în lista sa asociată. Astfel, înregistrarea este partajată cu același utilizator de două ori. Dacă cineva revocă partajarea, John va putea în continuare accesa înregistrarea. Acest lucru este luat în considerare deoarece o înregistrare poate fi partajată cu maximum 10 utilizatori. Prin listele asociate, o înregistrare poate fi partajată cu maximum 12 utilizatori.
    În mod similar, Tranzacția A este partajată public cu toți utilizatorii cu acces de citire. Aceeași Tranzacție A este partajată de Amy cu John prin partajare indirectă prin Contactul A cu acces read/write. Acum, deoarece Tranzacția A are niveluri diferite de acces, se ia în considerare permisiunea mai ridicată, adică John va avea acces la Tranzacția A cu permisiunea read/write. Dacă accesul public la înregistrare este revocat, John va putea în continuare citi/scrie Tranzacția A.

Vizualizarea înregistrărilor partajate

Pentru acces ușor la înregistrările partajate de tine și la cele partajate cu tine, în toate modulele sunt disponibile două vizualizări de listă: [Înregistrări] partajate cu mine și [Înregistrări] partajate de mine .


Înregistrările partajate au o vizualizare Cronologie, unde poți vedea jurnalul detaliilor de partajare: când a fost partajată înregistrarea, cu cine, ce permisiuni au fost acordate etc.

Poți verifica cine a partajat o înregistrare cu tine. Înregistrările partajate prin acces Privat sunt marcate cu o pictogramă de persoană.

Înregistrările partajate prin acces Public sunt marcate cu o pictogramă de glob.

Gestionarea partajării

După partajarea unei înregistrări, poți oricând gestiona partajarea prin:

  • partajarea înregistrării cu mai mulți membri.
  • revocarea partajării pentru utilizatori, roluri sau grupuri individuale.
  • modificarea permisiunilor de partajare pentru membri.
  • modificarea tipului de acces la înregistrare: de la privat la public și invers.
  • vizualizarea rezumatului partajării.

Pentru a gestiona partajarea

  1. Mergi la Modulul din care dorești să gestionezi partajarea.
  2. În pagina Detalii înregistrare , fă clic pe pictograma Mai multe acțiuni și apoi fă clic pe Share .
  3. În fereastra popup Sharing [Records] , fă clic pe Manage Sharing .
    • Selectează membrii cu care dorești să partajezi înregistrarea și alege permisiunea de acces necesară.
    • Mută cursorul mouse-ului peste utilizatorii cu care înregistrarea este deja partajată și fă clic pe pictograma Remove pentru a elimina partajarea.
    • Fă clic pe linkul View Summary .
      Acesta oferă un jurnal detaliat al partajării înregistrării.
  4. Fă clic pe Done .

Revocarea partajării

Dacă ai partajat o înregistrare cu membri, există și opțiunea de a revoca complet partajarea. La revocare, înregistrarea nu va mai fi accesibilă acelor utilizatori, dar să luăm în considerare acest caz: Mike a partajat Tranzacția A cu Amy și John a partajat Contactul A împreună cu listele sale asociate cu Amy. Contactul A are Tranzacția A asociată lui. Deci, când Mike revocă partajarea, aceasta va fi în continuare partajată cu Amy, deoarece este partajată indirect de John împreună cu înregistrarea sa părinte (contact).

Pentru a revoca partajarea

  1. Mergi la Modulul din care dorești să revoci partajarea pentru o înregistrare și selectează înregistrarea.
  2. În pagina Detalii înregistrare , fă clic pe pictograma Mai multe acțiuni și apoi fă clic pe Share .
  3. În fereastra popup Sharing [Records] , fă clic pe Revoke Sharing .
  4. Fă clic pe Revoke pentru a confirma.

Vezi și



Articole Similare

Îmbinarea înregistrărilor duplicate
Întrebări frecvente: Gestionarea înregistrărilor

Partener Certificat Zoho

Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

Contacteaza-ne