Svennis Partner Zoho Romania Logo

Întrebări frecvente: Gestionarea inventarului

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Cum pot crea șabloane de inventar?

Zoho CRM are o galerie de șabloane de inventar predefinite, poți alege orice exemplu și îl poți folosi în scopuri comerciale. Alternativ, poți crea propriul tău șablon și îl poți personaliza după necesități.

Urmează pașii de mai jos pentru a crea un șablon:
  1. Fă clic pe Setup > Customization > Templates > Inventory.
  2. Fă clic pe + New Template.
  3. Selectează modulul (Quotes, Sales Orders, Purchase order, Invoices) pentru care vrei să creezi un șablon de inventar.
  4. Fă clic pe Next pentru pagina Template Gallery page.
    Și alege un șablon gol sau predesignat.
Citește mai multe despre previzualizarea șabloanelor, organizarea lor, crearea folderelor de șabloane și altele.

Cum pot personaliza Termenii și Condițiile pentru facturi, oferte sau comenzi?

Termenii și Condițiile reprezintă un câmp definit de sistem în categoria câmpurilor speciale, furnizat exclusiv pentru modulele de inventar. Îți permite să incluzi regulile și ghidurile urmate de organizația ta în facturi, oferte, comenzi de vânzare și comenzi de achiziție înainte de a le partaja cu partenerii de afaceri.

Poți personaliza valoarea câmpului urmând pașii de mai jos:
  1. Conectează-te la Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
  2. Fă clic pe Setup > Customization > Modules and Fields > Quotes/Invoices/Sales order/Purchase order.
  3. În câmpul Terms and Conditions, fă clic pe iconița More > Settings > Edit Properties.
  4. În pagina Edit Properties, specifică termenii în caseta de text Value.
  5. Fă clic pe Done.

Ce tipuri de șabloane pot crea folosind Inventory Templates?

Folosind funcția Inventory template poți crea șabloane personalizate pentru oferte, comenzi de vânzare, facturi și comenzi de achiziție. Citește mai multe despre crearea șabloanelor din resursele de mai jos:

Pot schimba câmpul de numerotare automată pentru oferte și facturi?

Nu, nu poți schimba câmpul de numerotare automată pentru oferte și facturi. Cu toate acestea, poți crea propriul câmp de numerotare automată și ascunde câmpurile Quote Number și Invoice Number. Poți folosi câmpul personalizat creat în șablonul de email pentru oferte sau facturi. Vezi și Inventory Templates

Pentru a crea un câmp de numerotare automată pentru un anumit modul,
  1. Conectează-te la Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
  2. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields > Modules.
  3. Alege Module dorit.
  4. Dacă modulul are mai multe layout-uri, fă clic pe Layout.
  5. În pagina Layout, trage și plasează câmpul de numerotare automată. Actualizează numerele/valorile pe care vrei să le folosești în acel câmp.
  6. Fă clic pe Save Layout.
Notă: Câmpul de numerotare automată este ascuns atunci când creezi sau editezi o înregistrare.

Iată o captură de ecran a câmpului Auto Number pentru Quotes. Poți urma acești pași și pentru Invoices.



Pentru a ascunde câmpuri
  1. Conectează-te la Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
  2. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields > Modules.
  3. Alege modulul relevant și fă clic pe Layout.
  4. În pagina Layout, plasează cursorul mouse-ului peste câmpul pe care vrei să îl ascunzi.
  5. Fă clic pe Settings (iconița roată) din dreapta câmpului.
  6. Fă clic pe Module Permission și setează permisiunile necesare selectând profilurile care ar trebui să aibă acces la modul.
  7. Selectează Don't Show pentru câmpurile pe care vrei să le ascunzi din profilul unui anumit utilizator.

8. Fă clic pe Save.

Notă: Câmpurile definite ca obligatorii de sistem nu pot fi ascunse.

Cum adaug Termeni și Condiții comuni pentru înregistrările de inventar?

Unele organizații folosesc un set comun de ghiduri și termeni de serviciu pentru fiecare serviciu sau produs vândut. Este logic să setezi o valoare comună în câmpul Termeni și Condiții care se aplică în întreaga organizație.

Pentru a seta o valoare comună pentru câmpul termeni și condiții:
  1. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields > Quotes.
  2. Mută mouse-ul peste Terms and Conditions > Edit Properties.
  3. În pagina Edit Properties, fă clic pe linkul Edit corespunzător câmpului Terms and Conditions.
  4. Specifică termenii și condițiile în caseta de text Values de sub Multi-Line Properties.
5. Fă clic pe Done.

Poți face acest lucru pentru Purchase Orders, Invoices, Quotes și Sales Orders. Astfel, toate înregistrările din modul vor avea Termenii și Condițiile implicite pe care le-ai specificat.

Unde pot găsi detaliile despre Prețul unitar, Cantitatea în stoc și Totalul după reducere în elementul de linie?

După ce un element de linie este adăugat în Quotes, Invoices și Orders, Cantitatea în stoc și Prețul unitar al produsului pot fi vizualizate plasând cursorul mouse-ului peste Product Name/ Product Code în elementul de linie.



Pentru a vizualiza Suma totală după reducere în elementul de linie, plasează cursorul mouse-ului peste Discount.



Cum se actualizează automat informațiile despre stocul unui produs?

Reprezentanții de vânzări trebuie să fie conștienți de stocul disponibil în inventar înainte de a confirma o rezervare cu clientul. Când o rezervare este făcută manual, aceștia pot verifica și actualiza clientul și echipa de gestionare a inventarului dacă stocul este pe terminate. Dar, în cazurile în care procesarea comenzilor se face prin sisteme automatizate, este important să existe o modalitate prin care să nu existe dependență de actualizări manuale, iar sistemul să actualizeze automat inventarul pe baza diferiților factori.

Pentru a facilita acest lucru, avem un sistem automat de actualizare a informațiilor despre stoc bazat pe trei factori:
  1. cantitatea în stoc
  2. cantitatea cerută
  3. cantitatea comandată
Cantitatea în stoc
Cantitatea în stoc se ajustează în funcție de detaliile din Invoice și Purchase Order, astfel:
  1. Cantitatea în stoc crește atunci când o comandă de achiziție este livrată.
  2. Cantitatea în stoc scade atunci când o comandă de achiziție deja livrată este anulată.
  3. Cantitatea în stoc scade odată cu crearea unei facturi (aceasta include situațiile în care o ofertă sau o comandă de vânzare este convertită într-o factură).
  4. Cantitatea în stoc crește odată cu anularea unei facturi.
Cantitatea cerută
Cantitatea cerută se ajustează în funcție de situația comenzilor de vânzare, astfel:
  1. Cantitatea cerută crește atunci când o comandă de vânzare este creată.
  2. Cantitatea cerută scade atunci când o comandă de vânzare este livrată sau anulată.
  3. Cantitatea cerută scade și atunci când o comandă de vânzare este convertită într-o factură. Statusul comenzii de vânzare astfel convertite se schimbă automat în "livrat".
Cantitatea comandată se ajustează în funcție de situația comenzilor de achiziție, astfel:
  1. Cantitatea comandată crește atunci când o comandă de achiziție este creată.
  2. Cantitatea comandată scade atunci când o comandă de achiziție este livrată sau anulată.
Citește acest exemplu pentru a înțelege mai clar logica de mai sus.

Cum adaug produse la o ofertă, factură sau comandă?

Poți adăuga detalii despre produse la o ofertă, factură și comandă adăugând elemente de linie la înregistrările din aceste module respective. Produsele listate în modulul Products vor fi afișate, de unde poți selecta produsul potrivit. Poți crea și un produs nou de aici.



Poți urma aceiași pași pentru a adăuga produse la o comandă de achiziție, comandă de vânzare sau o factură.

Cum caut produse când adaug elemente de linie?

Pentru a crea o comandă, factură sau ofertă pentru un produs, le adaugi la Line items. Când adaugi un produs, poți găsi cu ușurință produsul dorit din lista extinsă introducând cel puțin 1 caracter din Product Name sau Product Code în Choose products.


Citește mai multe despre adăugarea elementelor de linie în sales orders, invoices, purchase orders, și quotes.

Pot edita valorile de taxă sau reducere pentru un element adăugat la o linie de produse?

Da, poți.
Pentru a edita taxa sau reducerea, plasează cursorul mouse-ului pe valoare și fă clic pe iconița Edit care apare la trecerea mouse-ului și modifică valorile. Schimbarea valorii unui produs duce automat la modificarea valorilor corelate în consecință.



Pot schimba ordinea elementelor de linie dintr-o ofertă sau o comandă de achiziție?

Da, poți reordona elementele de linie dintr-un modul de inventar oricând. Pentru a reordona elementele de linie, pur și simplu trage și plasează elementele acolo unde este necesar.

Vreau să includ prețul de listă dintr-un price book pentru un produs într-o ofertă. Cum pot face asta?

Pentru a include prețul de listă dintr-un price book pentru un produs într-o ofertă, urmează acești pași:
  • Plasează cursorul mouse-ului pe valoarea List Price și fă clic pe iconița de căutare Price-book.
  • Alege price book-ul necesar și fă clic pe Add.
Reducerile și prețul de listă corespunzător vor fi adăugate la produs.

Câte elemente de linie pot fi adăugate la o ofertă sau la orice alt modul de inventar?

Poți adăuga maximum 200 de elemente de linie la o ofertă, comandă de achiziție, comandă de vânzare sau o factură.

Cum editez valoarea sau procentul de reducere?

Pentru a edita o reducere, plasează cursorul mouse-ului pe valoarea reducerii și fă clic pe iconița Edit care apare la trecerea mouse-ului.

Pentru a edita o valoare de reducere în totalul general, fă clic pe caseta de text Discount și nu pe eticheta "Discount".

Cum fac ajustări negative la total?

Pentru a face ajustări negative la total, tastează pur și simplu valoarea precedată de semnul minus (-). De exemplu (-1500)


Pot edita zecimalele de rotunjire care apar în orice valoare monetară?

Da, poți edita zecimalele de rotunjire care apar într-o valoare monetară modificând setările valutare corespunzătoare.
  1. Fă clic pe Setup > General > Company Settings > Currencies.
  2. Fă clic pe Customize lângă caseta de text Format și modifică zecimalele.

Am alte câmpuri adăugate la secțiunea Product details. Vor afecta noile actualizări din modulul de inventar aceste date?

Nu. Actualizările din modulele de inventar nu vor afecta niciuna dintre datele tale existente. Reține însă că nu vei mai putea adăuga secțiuni suplimentare la secțiunea Product Details în viitor.

Cum pot vedea informații suplimentare despre un produs când îl adaug la un element de linie de inventar?

Când adaugi elemente de linie în fereastra Choose Products, trebuie să introduci cel puțin un caracter din numele sau codul produsului pentru a căuta produsul dorit.
Pe măsură ce cauți, plasează cursorul mouse-ului pe iconița Info de lângă produs. Vei vedea o vizualizare de tip card de vizită care afișează informații suplimentare despre produs.

Cum pot crea oferte în valute diferite?

Poți crea oferte în valute diferite doar dacă ai funcția multi-valută activată în contul tău. Vezi și Multi-Currency.

Pentru a adăuga valute :
  1. Conectează-te la Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
  2. Mergi la Setup > General > Company S.
  3. În pagina Company Details, fă clic pe Currencies.
  4. Sub secțiunea Currencies, fă clic pe Add
  5. selectează țara din lista derulantă.
  6. Fă clic pe Save.

De ce nu pot șterge un produs?

Nu poți șterge un produs dacă acesta este asociat cu o înregistrare Invoice sau Quote. Pentru a șterge produse, trebuie să disociezi produsele de oferta sau factura existentă.

Pot converti o comandă de vânzare într-o comandă de achiziție?

Nu, nu poți converti o comandă de vânzare într-o comandă de achiziție.

Poți converti o comandă de vânzare într-o factură. Citește mai multe despre cum să convertești o comandă de vânzare în factură.

Pot crea o factură pro forma din Zoho CRM?

O factură pro forma, cunoscut și ca o ofertă de vânzare, poate fi trimisă din modulul Quotes al Zoho CRM. O factură pro forma sau o ofertă de vânzare este un acord cu caracter obligatoriu între client și companie pentru a livra produsele solicitate în termenul stipulat la prețul stabilit. Poți crea oferte pentru diferite produse, servicii sau furnizori și le poți stoca în modulul Quotes.

Poți crea oferte astfel:
  1. Fă clic pe Create Quote în modulul Quotes.
  2. Introdu detaliile ofertei în pagina Create Quote.
  3. Fă clic pe Add Line Items în secțiunea Product Details.
  4. Caută produsul necesar în lista derulantă din fereastra pop-up Choose Products.
  5. Introdu cantitatea dorită pentru produsul ales.
  6. După ce ai adăugat toate liniile de produse, fă clic pe Add Products pentru a le adăuga la ofertă. Toate detaliile necesare pentru elementul de linie ales, inclusiv taxe, reduceri din price book și descrieri de produse, vor fi completate automat.
  7. Fă clic pe Save.

Cum pot crea și trimite facturi?

O factură este un document emis de un furnizor către un client cu bunurile sau serviciile comandate. De obicei conține numărul de referință al comenzii de achiziție, data, adresa de facturare, adresa de livrare, termenele de plată și elementele de linie (produse sau servicii) cu cantități și prețuri pentru fiecare.
Poți crea o factură în CRM fie clonând o factură existentă, fie completând detaliile în formularul de creare a facturii.

Pentru a crea o factură manual

    1. Fă clic pe iconița (+) Create Invoice din modulul Invoices.

    2. Introdu detaliile facturii în pagina Create Invoice.

    3. Fă clic pe Add Line Item în secțiunea Product Details.
    Reține că poți adăuga până la 200 de elemente de linie la o factură.

    4. După ce ai adăugat toate liniile de produse, fă clic pe Add Products pentru a le adăuga la factură.

    5. Fă clic pe Save.

Pentru a clona o factură

    1. Fă clic pe factura pe care vrei să o clonezi din fila Invoices.

    2. Fă clic pe iconița More (... ) din pagina Invoices Details și selectează Clone din meniul derulant.

    3. Modifică detaliile necesare în pagina Clone Invoice.

    4. Fă clic pe Save.

Poți converti și o ofertă sau o comandă de vânzare direct într-o factură făcând clic pe butonul Convert din pagina de detalii a înregistrării de ofertă sau comandă de vânzare.

După ce ai creat factura, o poți exporta în PDF sau o poți partaja prin email.


Cum putem adăuga propriul număr de factură în Invoices?

Poți adăuga numărul tău de factură creând propriul câmp de numerotare automată și ascunzând câmpul existent Invoice Number. Poți apoi folosi acest câmp personalizat în șablonul de factură pentru a afișa numărul personalizat de factură. Vezi și Inventory Templates.

Pentru a crea un câmp de numerotare automată
  1. Conectează-te la Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
  2. Fă clic pe Setup > Customization > Modules and Fields.
  3. Selectează modulul dorit din lista derulantă.
  4. În pagina List of Fields, fă clic pe + Create and Edit Fields.
  5. În pagina New Custom Field, fă următoarele:
    • În secțiunea Select Field Type, selectează Auto Number.
    • În secțiunea Provide Field Details, introdu detaliile legate de câmp.
      Poți crea câmpurile și pentru înregistrările existente.
  6. Fă clic pe Save.
Notă: Trebuie să creezi un câmp cu un nume unic.

Pentru a ascunde câmpuri
  1. Conectează-te la Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
  2. Fă clic pe Setup > Customization > Modules and Fields.
  3. Selectează Module din lista derulantă.
  4. În pagina Page Layout, trage și plasează câmpurile în secțiunea List of Removed Fields.
  5. Fă clic pe Save.

De ce câmpul Grand Total dintr-un șablon de inventar nu afișează valorile din înregistrare?

  1. Câmpurile de îmbinare sunt folosite atunci când valoarea unui câmp specific se schimbă constant. Câmpul Grand Total este un câmp definit de sistem care afișează date pe baza valorii câmpului de îmbinare dintr-o înregistrare. Dacă valoarea nu este preluată cu succes în ciuda faptului că apare în înregistrare, asigură-te că modulul nu are un câmp personalizat cu același nume 'Grand Total'.

Articole Similare

Înțelegerea constructorului de șabloane pentru inventar

Partener Certificat Zoho

Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

Contacteaza-ne