Sugestii Zia pentru regulile de atribuire

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Companiile cheltuiesc mulți bani, timp și efort pentru a aduce lead-uri în pâlnia de vânzări. În ciuda acestor eforturi, cercetările arată că aproximativ 24% dintre companiile din SUA au nevoie în medie de circa 24 de ore pentru a face prima mișcare către un lead — suficient timp pentru ca acele lead-uri să se răcească. Pot exista oricâte motive pentru această întârziere, cum ar fi lipsa angajaților, reprezentanții de vânzări supraîncărcați sau gestionarea ineficientă a proceselor, dar pe măsură ce examinăm aceste cauze, descoperim că problema de bază este întotdeauna legată de proprietatea înregistrării — fie lipsa acesteia, fie inexactitatea ei.

Proprietatea înregistrării este un factor determinant important pentru succesul conversiei lead-urilor într-o afacere. Acesta este, de fapt, primul pas. Cui i se atribuie un lead? Este acea înregistrare relevantă pentru teritoriul reprezentantului de vânzări? Se potrivește cu abilitățile reprezentantului? Este reprezentantul disponibil să gestioneze această înregistrare de la început până la sfârșit? Acestea sunt printre numeroșii parametri diferiți pe care trebuie să îi iei în considerare atunci când atribui înregistrări, și de aceea avem reguli de atribuire în Zoho CRM.

Urmărește acest videoclip pentru a afla mai multe despre sugestiile de automatizare ale Zia, care includ sugestii pentru fluxuri de lucru, sugestii pentru macro-uri și sugestii pentru proprietarul înregistrării.

Regula de atribuire este o funcție de automatizare care permite companiilor să atribuie automat înregistrări în fiecare modul pe baza anumitor condiții. Poți atribui înregistrări următoarelor:

Un utilizator, rol sau grup implicit
Utilizatori care îndeplinesc anumite criterii

Apasă aici pentru a afla mai multe.

Pe lângă această funcție de automatizare, poți beneficia și de sugestiile Zia privind proprietarul înregistrării pentru înregistrările primite.

Sugestiile Zia privind proprietarul înregistrării

Zia este asistentul inteligent al Zoho, bazat pe inteligență artificială. Prin natura sa, poate învăța din datele istorice, compara configurații și calcula diferite rezultate. Poți citi mai multe despre capabilitățile Zia aici.

Zia observă modelul de gestionare a înregistrărilor din organizația ta și ia în considerare toți parametrii următori atunci când sugerează un proprietar potrivit al înregistrării:

Modele existente

Zia analizează înregistrările tale și identifică modelele existente de atribuire a înregistrărilor. Să zicem că atribui înregistrări pe baza tipului de produs și a locațiilor geografice ale clienților. De exemplu:

Clienții din New Jersey care sunt interesați de fonduri mutuale sunt atribuiți lui Catherine Ross.
Clienții din Georgia care sunt interesați de depozite corporative la termen sunt atribuiți lui Roxanne Murphy.

Zia observă acest model și sugerează un utilizator ideal dacă înregistrările primite corespund unor condiții similare.

Activitățile zilnice ale reprezentanților

Zia observă, de asemenea, tipul de comunicări pe care utilizatorii le efectuează cel mai des — e-mailuri sau apeluri telefonice — și determină modul preferat de comunicare al utilizatorului pe baza acestor observații.

De exemplu, dacă Utilizatorul A gestionează în principal comunicarea prin e-mail, atunci înregistrările care au o valoare în câmpul de e-mail vor fi atribuite Utilizatorului A. În mod similar, dacă câmpul de e-mail este gol și câmpul de număr de telefon are o valoare, atunci acea înregistrare va fi atribuită unui utilizator care gestionează în principal apelurile.

Statusul online al utilizatorilor

La configurarea regulii de atribuire, dacă bifezi opțiunea "disponibilitatea utilizatorului înainte de atribuirea înregistrării", Zia va lua în considerare statusul online al utilizatorului — mai exact, dacă utilizatorul este autentificat în CRM sau nu. Dacă utilizatorul nu este autentificat, înregistrarea va fi atribuită utilizatorului implicit.

Volumul de muncă al utilizatorilor

Zia sugerează, de asemenea, utilizatori pe baza numărului de înregistrări pe care le gestionează pe zi. De exemplu, dacă Utilizatorul A gestionează 50 de clienți pe zi iar Utilizatorul B gestionează 30, Zia va verifica dacă au atins limita maximă înainte de a sugera o atribuire. Zia calculează limita prag și sugerează utilizatori care au mai puține înregistrări față de limita lor zilnică — totul pentru a evita supraîncărcarea utilizatorilor.

Pentru ca Zia să poată prezice modelul de atribuire a înregistrărilor în organizație, trebuie să existe cel puțin 1.000 de înregistrări în modulul pentru care creezi regulile.

Evaluează și moderează modelele de atribuire ale Zia

Poți evalua și modera modelele de atribuire ale Zia din tab-ul "Zia" de lângă regulile de atribuire. Această pagină de rezumat afișează un raport al atribuirilor Zia de până acum și modelele pe care le-a observat pentru a le efectua.

Tab-ul Zia este accesibil doar administratorilor CRM.

Proprietarul sugerat de Zia - Rapoarte

Această secțiune oferă o privire rapidă asupra înregistrărilor pe care Zia le-a atribuit și a înregistrărilor reatribuite manual ulterior de utilizatorii CRM, pentru diferite perioade de timp. Aceste două componente pot fi comparate între ele pentru a înțelege dacă și de ce atribuirea Zia a fost suprascrisă. Poți apăsa pe numărul de înregistrări din fiecare componentă pentru a vedea acele înregistrări.

Dacă o înregistrare a fost atribuită de Zia, poți vedea pictograma Zia lângă numele proprietarului înregistrării. La trecerea cursorului, poți vedea și câmpurile pe care Zia le-a luat în considerare pentru acea sugestie.

Cum formează Zia un model pentru a atribui proprietari unei înregistrări?

Zia determină un model din datele existente și îl folosește pentru a atribui cel mai potrivit proprietar pentru o înregistrare. Următorii factori influențează acest raționament:

Câmpuri care contribuie la predicția Zia

Să zicem că atribui lead-urile din Regiunea A lui Peter și din Regiunea B lui Mark. De asemenea, preferi să atribui lead-urile din industria IT doar lui Peter și pe cele din industria Telecom lui Mark.

Acum, dacă organizația ta a folosit modelul de mai sus pentru toate lead-urile care și-au arătat interesul față de afacerea ta, atunci Zia va identifica regiunea și industria ca fiind cele două câmpuri principale care influențează atribuirea lead-urilor.

Să zicem că majoritatea lead-urilor nu menționează industria lor la început și câmpul este prin urmare gol. În acest caz, ele vor fi atribuite automat pe baza regiunii căreia îi aparțin. În acel caz, Zia va acorda mai multă importanță regiunii — deoarece regiunea devine factorul decisiv pentru atribuirea lead-urilor în absența industriei.

Așadar, pe baza datelor de mai sus, Zia va lista câmpurile care determină predicția și scorul pentru fiecare câmp.

Notă

Utilizatorii CRM nu pot adăuga câmpuri noi în lista de contribuție, deoarece Zia le derivă automat pe baza modelului.
Dacă nu dorești ca Zia să ia în considerare un câmp atunci când prezice modelul de atribuire, îl poți debifa.
Dacă consideri că sugestia Zia este nepotrivită, poți reatribui înregistrarea altui utilizator.
În viitor, dacă adaugi orice alt câmp la criteriile regulii de atribuire (de exemplu, pe lângă regiune și industrie, ai putea folosi și "orașul" ca și criteriu), atunci la actualizările periodice Zia va folosi acest câmp (orașul) ca unul dintre factorii determinanți. Poți vedea apoi câmpul în lista câmpurilor care contribuie.
Datele vor fi actualizate automat în fiecare lună. Data și ora ultimei actualizări vor fi afișate. Nu poți reîmprospăta aceste date manual. Totuși, dacă un utilizator modifică datele în oricare dintre câmpurile care contribuie, algoritmul va fi reîmprospătat automat după un timp.

Determinarea modelului utilizatorului

Pentru determinarea modelului utilizatorului, Zia va prelua toate câmpurile care contribuie și valorile lor corespunzătoare pentru a găsi potrivirea adecvată.

De exemplu, să zicem că lui Peter îi sunt atribuite lead-uri care îndeplinesc criteriile de mai jos:

Aparțin industriei IT
Din Regiunea A
Orașul este New York
Suma facturii este mai mare de 10.000 USD

În mod similar, să zicem că ai alte criterii ale regulii de atribuire bazate pe suma facturii, astfel încât unele lead-uri corespund acestor criterii:

Aparțin industriei IT
Din Regiunea A
Orașul este New York
Suma facturii este mai mică de 10.000 USD

Să zicem că lead-urile care corespund acestui criteriu sunt atribuite lui Amelia, James și Parker prin rotație.

De asemenea, poți avea mai multe astfel de criterii cu valori diferite în câmpurile care contribuie pentru a determina care utilizator va primi un anumit lead. De exemplu:

Suma facturii = 10.000 USD, orașul = New York
Industria = IT, suma facturii = 10.000 USD și orașul = Chicago
Industria = Telecom, suma facturii > 50.000 USD și orașul = New York

Zia ia în considerare toate aceste tipuri de date pentru a contura un model general care arată că dacă câmpul care contribuie este x și valoarea sa corespunzătoare este y, și așa mai departe, atunci utilizatorii A, B și C pot fi proprietarii eligibili ai înregistrării.

Rezultatele sunt grupate în două categorii:

Vizualizare pe criterii: Pe baza anumitor criterii, un anumit utilizator va fi sugerat ca proprietar al înregistrării.

Vizualizare pe utilizator: Pentru fiecare utilizator CRM, Zoho CRM va afișa înregistrările care li se potrivesc cel mai bine.

Pe lângă câmpurile care contribuie și valorile lor, un alt factor de influență este pragul de înregistrări, care ia în considerare numărul ideal de înregistrări atribuite unui anumit utilizator pe zi, săptămână sau lună.

Verifică proprietarul sugerat de Zia

Modelele sunt modul în care Zia identifică și înțelege cum au fost atribuite istoric înregistrările într-o organizație. Zia înțelege modelele observând caracteristicile câmpurilor repetate în înregistrări. În secțiunea Determinarea modelului utilizatorului, ai văzut cum sunt documentate modelele de către Zia. Totuși, dacă dorești să testezi atribuirea Zia, poți furniza Zia caracteristicile dorite ale câmpurilor și poți vedea pe cine sugerează Zia ca proprietar și pe baza căror condiții. Acesta este ca un mediu sandbox în care poți evalua capabilitățile de atribuire ale Zia.

Listează factorii de contribuție pe care Zia îi folosește în predicțiile sale. Dacă introduci o valoare, Zia va sugera utilizatorii cărora ar trebui să le fie atribuită o anumită înregistrare. Cu cât scorul este mai mare, cu atât este mai mare probabilitatea ca Zia să atribuie înregistrarea acelui utilizator.

Determinarea pragului utilizatorului

Pragul utilizatorului este numărul de înregistrări pe care un utilizator CRM le gestionează de obicei în fiecare zi. Acesta ajută Zia să determine un model și să calculeze pragul ideal.

De exemplu, să zicem că lui Peter îi sunt atribuite următorul număr de lead-uri în fiecare zi a unei săptămâni:

Luni - 30
Marți - 35
Miercuri - 40
Joi - 25
Vineri - 15

Zia identifică numărul de înregistrări atribuite pe zi în fiecare săptămână și estimează numărul ideal de lead-uri care pot fi atribuite lui Peter într-o zi de luni, marți etc.

În mod similar, dacă lui Peter îi sunt întotdeauna atribuite 30 de lead-uri pe săptămână și lui Mark îi sunt întotdeauna atribuite 35 de lead-uri pe săptămână, Zia va recunoaște modelul și va calcula pragul pentru ambii utilizatori.

Acest calcul va ajuta Zia să evite supraîncărcarea sau subîncărcarea unui utilizator cu prea multe sau prea puține înregistrări. Va lua întotdeauna în considerare pragul utilizatorului înainte de a-l sugera ca potențial proprietar al înregistrării.

De exemplu, dacă Utilizatorul A are o probabilitate de 90% de a fi proprietarul înregistrării și Utilizatorul B are o probabilitate de 70%, dar Utilizatorul A a atins pragul zilnic, atunci în ciuda probabilității mai mici, Utilizatorul B va fi ales ca proprietar al înregistrării.

De asemenea, dacă ai configurat limite individuale de prag pentru un utilizator în tab-ul "prag", atunci în loc să calculeze, Zia se va baza pe acele limite atunci când alege proprietarul pentru o înregistrare.

Puncte de reținut

Zia poate sugera un proprietar al înregistrării doar dacă contul CRM are cel puțin 1.000 de înregistrări într-un modul în ultimele șase luni.
Contul CRM trebuie să aibă mai mult de un utilizator și înregistrările trebuie să fie atribuite pe baza unor criterii pentru ca Zia să înțeleagă modelul existent.
Zia ia în considerare datele din ultimele șase luni pentru a calcula raționamentul și a contura modele. Îți recomandăm să verifici periodic contul pentru a elimina datele redundante, inexacte și duplicate pentru a obține predicții precise.
În unele cazuri, dacă câmpurile care contribuie nu au valori sau au valori care apar rar, Zia nu va putea genera scoruri pentru acele câmpuri. În acel caz, scorul va fi afișat ca neconcludent.
Dacă administratorul nu are permisiuni pentru un anumit câmp care contribuie, valoarea câmpului va fi reprezentată cu trei asteriscuri (***).

Activează sugestiile de proprietar de la Zia

Dacă sugestiile Zia privind proprietarul înregistrării sunt activate, pe măsură ce creezi o înregistrare, Zia va sugera un proprietar mai potrivit decât cel deja setat în CRM și va afișa procentajul de încredere și factorii pe baza cărora este afișată sugestia. Poți fie să păstrezi proprietarul existent, fie să accepți sugestia Zia.

Vizualizează raționamentul Zia

Mergi la Configurare > Automatizare > Regulă de atribuire > Zia.
Selectează modulul (personalizat sau standard) pentru care dorești să vezi raționamentul Zia.
Comută durata din Proprietarul sugerat de Zia - Rapoarte pentru a vizualiza înregistrările atribuite de Zia.
Sub Câmpuri care contribuie la predicția Zia, debifează câmpurile pe care nu dorești ca Zia să le ia în considerare și apasă Salvează modificările.
Pentru a testa atribuirea Zia în timp real, apasă butonul Verifică de sub Verifică proprietarul sugerat de Zia.
Sub Modelul utilizatorului determinat de Zia, filtrează după numele utilizatorului pentru a găsi modelul respectiv.
Sub Pragul utilizatorului determinat de Zia, filtrează după numele utilizatorului pentru a găsi modelul respectiv.
Bifează caseta Activează sugestiile de proprietar de la Zia pentru a primi sugestii de proprietar în timpul creării înregistrărilor.

Apasă Adaugă utilizatori pentru a adăuga utilizatori/profiluri/grupuri și apasă Salvează. Când Zia sugerează proprietari, va alege din acest grup de utilizatori adăugați.

Articole Similare

Pragul de atribuire

Întrebări frecvente: Atribuire

Partener Certificat Zoho

Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

Contacteaza-ne