Întrebări frecvente: Atribuire
Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.
Ce este o regulă de atribuire și de ce am nevoie de ea?
Creșterea afacerii tale este proporțională cu cât de bine echipa ta de vânzări gestionează fluxul de leaduri și cât de eficienți sunt în gestionarea clienților și a tranzacțiilor asociate. Atribuirea automată a leadurilor și contactelor către persoana potrivită, cu setul relevant de competențe, este importantă pentru a nu pierde prospecții sau clienții.
Regula de atribuire din Zoho CRM este o funcționalitate care ajută la automatizarea procesului de atribuire a înregistrărilor către utilizatori sau echipe specifice din cadrul organizației. Poți seta anumite criterii pe baza cărora înregistrările vor fi atribuite utilizatorilor.
Reprezentanții tăi de vânzări pot avea specializări și seturi de competențe diferite pentru a gestiona diverse aspecte ale afacerii tale. Regulile de atribuire te ajută să categorizezi și să automatizezi procesul de atribuire a înregistrărilor în module precum leaduri, contacte, conturi, tranzacții, etc.; în funcție de criteriile definite de tine pentru a filtra înregistrările din restul înregistrărilor primite.
De exemplu, poți crea o regulă de atribuire care atribuie toate leadurile noi din SUA unui anumit reprezentant de vânzări sau grup. Sau poți crea o regulă care atribuie tichetele de suport cu prioritate ridicată unei echipe de suport dedicate. Poți crea o regulă prin care tranzacțiile de valoare mare vor fi atribuite reprezentanților de vânzări experimentați care le-au câștigat cu succes în trecut.
Activitățile de rutină ale reprezentanților tăi de vânzări, cum ar fi numărul de follow-up-uri, promptitudinea în a reveni la clienți, oferirea de răspunsuri rapide la întrebările lor și răspunsul la tichetele de suport, pot fi mai bine organizate cu ajutorul regulilor de atribuire.
Care sunt beneficiile configurării regulilor de atribuire în contul tău CRM?
Beneficiile implementării regulilor de atribuire:
Configurarea regulilor de atribuire,
- Minimizează perioada de așteptare: Odată ce regula de atribuire este configurată, înregistrările primite care corespund condițiilor menționate în regulă sunt atribuite instantaneu proprietarului corespunzător al înregistrării. Acest lucru reduce perioada de așteptare dintre crearea înregistrării și atribuirea proprietarului.
- Facilitează atribuirile bazate pe condiții: Poți automatiza atribuirea înregistrărilor pe baza condițiilor înregistrării, cum ar fi statusul leadului, țara, industria, etc., care se potrivesc cerințelor afacerii tale.
- Permite alegerea tipului de utilizator: Poți atribui înregistrări unor utilizatori, roluri sau grupuri specifice. Alternativ, poți alege să atribui înregistrări utilizatorilor care corespund anumitor condiții.
- Oferă sugestii de atribuire bazate pe AI: Dacă selectezi utilizatorul sugerat de Zia, Zia va prezice tiparele de gestionare și proprietate a înregistrărilor din trecut și va atribui înregistrările noi utilizatorilor care corespund tiparului.
- Gestionează atribuirea pe baza disponibilității utilizatorului: Poți atribui înregistrări utilizatorilor care sunt disponibili pe baza programului de ture și a statusului Online pentru a preveni întârzierile sau acumulările.
- Facilitează productivitatea operațională: Poți crea și asocia sarcini în timpul atribuirii înregistrărilor, astfel încât proprietarul înregistrării să fie informat despre acțiunile care trebuie efectuate imediat ce o înregistrare îi este atribuită.
Pentru ce module pot fi create reguli de atribuire?
Zoho CRM permite administratorilor și utilizatorilor cu permisiunea de configurare Assignment Rules să configureze reguli de atribuire atât pentru modulele standard, cât și pentru cele personalizate. Modulele în care înregistrările intră frecvent în sistem în cantități mari, cum ar fi Leads, Contacts, Accounts, Deals, Tasks și modulele personalizate, pot beneficia de utilizarea regulilor de atribuire.
Cum pot crea o regulă de atribuire în contul meu CRM?
Pentru a crea o regulă de atribuire:
- Mergi la Setup > Automation > Assignment.
- Fă clic pe Create Assignment Rule.
- În fereastra pop-up Create Assignment Rule, alege modulul și introdu numele regulii.
- Fă clic pe Next.
- În Apply this rule to, fă clic pe Records matching certain conditions și selectează câmpul și valoarea.
- Atribuie înregistrarea fie la Category, fie la User matching certain conditions.
- În Would you like to check user availability before assigning? bifează Yes sau No.
- În Follow-up Task, selectează Add Task, dacă este necesar.
- Fă clic pe Save Rule Entry.
De ce nu pot seta reguli de atribuire?
Toți utilizatorii care au permisiunea de a seta reguli de atribuire în profilul lor vor putea crea o regulă. Pentru a verifica dacă utilizatorul are permisiunea necesară:
- Mergi la Setup > Security Control > Profiles.
- Selectează profilul pe care îl are utilizatorul.
- Verifică dacă permisiunea Assignment Rules din secțiunea Automation este activată.
Dacă nu este, activează-o.
Utilizatorul ar trebui acum să poată crea o regulă de atribuire.
Pot fi declanșate regulile de atribuire doar pentru înregistrări selectate?
Da, regulile de atribuire pot fi declanșate pentru înregistrări pe baza unor criterii specifice. Criteriile sunt folosite pentru a filtra înregistrări specifice din restul înregistrărilor primite. De exemplu, tranzacții din Pasadena, aplicații din SUA sau conturi din industria IT.
Regulile bazate pe criterii asigură că regula va fi aplicată doar înregistrărilor care satisfac criteriile, iar celelalte înregistrări vor fi ignorate.
Pot declanșa reguli de atribuire pentru înregistrări create manual?
Nu, regulile de atribuire nu pot fi declanșate când înregistrările sunt create manual.
Ele pot fi declanșate doar când înregistrările:
- Sunt importate direct în modulele Leads, Contacts, Accounts, Deals, Cases, Tasks sau orice module personalizate.
- Intră în oricare dintre modulele de mai sus prin webforms.
- Intră în CRM din aplicații terțe prin API-uri.
Ce se va întâmpla cu înregistrările noi care nu îndeplinesc criteriile pentru niciuna dintre regulile de atribuire?
Dacă o înregistrare nu corespunde niciunuia dintre criterii, va fi atribuită utilizatorului implicit.
În timpul configurării regulii de atribuire, poți atribui orice utilizatori, roluri sau grupuri cu înregistrările în Rule Entry. Dacă selectezi mai mulți utilizatori, roluri sau grupuri, înregistrările vor fi atribuite prin rotație (round robin). Odată ce condițiile și regulile sunt stabilite, instrumentul îți va cere să selectezi un utilizator implicit. Un utilizator implicit poate fi utilizatorul conectat în prezent sau orice utilizator cu permisiunile necesare. Dacă nu este selectat niciun utilizator implicit, atunci înregistrările care nu îndeplinesc criteriile sunt atribuite utilizatorului conectat.
Definiția utilizatorului conectat depinde de tipul de creare a înregistrării:
- Import: Utilizatorul care inițiază importul.
- API: Utilizatorul al cărui token de autentificare este folosit în API.
- Webform: Utilizatorul care a creat regula de webform.
Totuși, dacă acel utilizator este dezactivat sau șters, super administratorul este tratat ca utilizator conectat în locul acestuia.
Vezi și>> Setarea regulilor de atribuire
Pot atribui înregistrări pe baza orelor de tură folosind reguli de atribuire?
Da, poți atribui înregistrările pe baza orelor de tură.
Orele de tură sunt setate de administratorii tăi în Business Hours din Company Details în General Settings.
Utilizatorii pot fi asociați cu ore de tură pe baza programului lor de lucru.
Dacă, la configurarea regulii de atribuire, setezi opțiunea Would you like to check user availability before assigning? ca Yes și alegi Shift Timing, atunci sistemul va atribui automat înregistrările primite unui utilizator disponibil pe baza turei sale.
Un utilizator nu poate crea reguli de atribuire pentru modulul Contacts, chiar dacă are permisiunea de a crea reguli de atribuire. Ce ar trebui să fac?
Utilizatorul va putea crea reguli de atribuire doar pentru modulele la care are acces.
De exemplu, dacă modulul Leads nu este activat pentru profilul Sales associate, utilizatorii cu acel profil nu vor putea crea reguli pentru modulul Leads.
Trebuie să te asiguri că utilizatorii au acces la toate modulele pentru care trebuie să creeze reguli de atribuire.
Pentru a seta permisiunile modulelor:
- Mergi la Setup > Security Control > Profiles.
- Selectează profilul dorit.
(Te rugăm să reții că pentru profilurile Administrator și Standard nu poți comuta permisiunile modulelor, deoarece sunt setate implicit. Trebuie să creezi/clonezi un profil pentru a activa sau dezactiva permisiunile.) - Mergi la Module Permissions și apoi Basic și activează modulul Contacts.
Verifică dacă permisiunea Create este activată.
- Verifică dacă modulul Contacts este bifat sub Automation > Assignment pentru a te asigura că regulile de atribuire pot fi create pentru acel modul specific.
Este posibil să rearanjez intrările regulilor?
Da, intrările regulilor pot fi rearanjate.
Utilizatorii cu permisiunea de a configura reguli de atribuire pot reordona intrările regulilor.
De exemplu, trei intrări de reguli sunt create cu criterii diferite și vrei ca aceste criterii să fie evaluate într-o ordine specifică. Dacă reordonezi intrările, regulile de atribuire vor verifica automat înregistrările conform regulilor în ordinea de preferință și vor atribui înregistrările pe baza primei reguli pentru care se califică.
Pentru a rearanja intrările regulilor:
- Mergi la Setup > Automation > Assignment.
- Selectează o regulă și fă clic pe ea.
- În regulă, mergi la Rule Entry și fă clic pe Reorder.
- Trage și plasează intrarea regulii în poziția dorită.
- Fă clic pe Save.
Care este ordinea de execuție când toate regulile de automatizare sunt configurate în contul tău CRM?
Dacă toate automatizările sunt configurate în contul tău, ele vor fi executate în următoarea ordine:
- Assignment Rules: Orice înregistrare care intră în CRM trebuie să aibă un proprietar, așa că regulile de atribuire sunt executate primele.
- Review Process: Dacă vreo înregistrare primită îndeplinește condițiile procesului de revizuire, aceasta trebuie revizuită de către revizorul autorizat înainte de a putea intra în sistemul CRM pentru procesare ulterioară.
- Approval Process: Înregistrarea va intra apoi în procesul de aprobare pe baza criteriilor care au fost configurate.
Aceste trei procese vor avea loc în mod secvențial. Dacă sunt configurate și reguli de workflow, ele vor fi declanșate pe baza criteriilor lor de execuție.
De exemplu, o regulă de workflow a fost setată astfel încât dacă statusul leadului este "contacted", atunci se va trimite un email de bun venit. În acest caz, emailul va fi declanșat imediat ce statusul corespunde acestui criteriu, indiferent de celelalte automatizări.
Timeline-ul va afișa ordinea în care fiecare proces a fost executat în contul tău CRM.
Pot fi declanșate regulile de atribuire pentru înregistrări create prin reguli de workflow?
Nu, nu poți aplica reguli de atribuire înregistrărilor care sunt create prin reguli de workflow.
Automatizarea regulilor de atribuire se aplică doar înregistrărilor care sunt importate sau intră în CRM prin webforms sau din aplicații terțe prin API-uri.
Există o opțiune în timpul procesului de configurare a regulilor de workflow pentru a selecta proprietarul înregistrării, așa că aceste înregistrări nu vor trece și prin regulile de atribuire.
Ce se va întâmpla dacă aleg mai mulți utilizatori pentru a atribui înregistrările?
Dacă alegi mai mulți utilizatori sau un grup sau rol, atunci înregistrările vor fi atribuite prin rotație (round robin).
De exemplu, dacă alegi rolul Managers, atunci înregistrările vor fi atribuite tuturor utilizatorilor cu rolul Manager prin rotație.
Dacă sunt selectați mai mulți utilizatori, CRM are o opțiune de a atribui înregistrările pe baza disponibilității utilizatorilor.
Vezi și>> Setarea orelor de tură
Pot atribui leaduri unor utilizatori diferiți?
Poți atribui leaduri unor utilizatori diferiți automat prin configurarea regulilor de atribuire. Totuși, poți aplica reguli de atribuire doar pentru acele leaduri care sunt generate prin import, webforms și API.
Notă: Regula de atribuire nu se aplică înregistrărilor care sunt adăugate manual în contul CRM.
Poți crea mai multe intrări de reguli într-o singură regulă de atribuire, în funcție de cerințele tale. Înregistrarea va fi atribuită utilizatorilor pe baza tuturor intrărilor de reguli specificate.
Sperăm că această listă de întrebări frecvente despre regulile de atribuire este informativă. Dacă ai în continuare întrebări care nu au fost abordate, te rugăm să ne anunți aici. Vom fi bucuroși să le discutăm cu experții noștri și să le adăugăm în viitor. Și te rugăm nu uita să ne acorzi evaluarea ta mai jos :)
Articole Similare
Partener Certificat Zoho
Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?
Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.
Contacteaza-ne