Pragul de atribuire

1. Echipele tale care interacționează cu clienții trebuie să mențină calitatea interacțiunii pentru a genera venituri. Dacă sunt supraîncărcate, calitatea interacțiunii ar putea avea de suferit.
   De exemplu, reprezentanții de dezvoltare a vânzărilor pot avea conversații sub așteptări dacă li se atribuie prea mulți lead-uri.
2. Productivitatea echipelor tale poate scădea dacă trebuie să prioritizeze și să gestioneze un număr mare de înregistrări.
   De exemplu, directorii de cont pot avea dificultăți în gestionarea eficientă a unui număr mare de conturi.
3. Un volum excesiv de muncă poate duce la epuizare în timp, rezultând o creștere a ratei de fluctuație a personalului și o scădere a moralului angajaților. Având în vedere perioada de adaptare pentru noii angajați, acest lucru poate pune și mai multă presiune pe echipele care interacționează cu clienții.
   

Cum funcționează pragul de atribuire?

1. Numărul maxim per perioadă de timp (obligatoriu): Aceasta va seta numărul maxim de înregistrări care pot fi atribuite unui utilizator într-o perioadă de timp dată (zi, săptămână sau lună). Perioada de timp implicită este pe zi.
   De exemplu, poți seta o limită pentru numărul de lead-uri noi atribuite pe zi fiecărui reprezentant de vânzări. Cu o limită rezonabilă, reprezentanții de vânzări pot efectua cercetări amănunțite, își pot adapta abordările la clienții individuali și pot oferi urmăriri prompte - crescând în cele din urmă șansele de a încheia tranzacții.
   
2. Numărul permis de restanțe (opțional): Înregistrările restante sunt folosite pentru a indica înregistrările unde lucrul este în așteptare. Această componentă va seta numărul maxim de înregistrări restante care pot fi deținute de un anumit utilizator. Poți configura criteriile pentru identificarea înregistrărilor restante.
   De exemplu, volumul de muncă poate fi mare din cauza lead-urilor în așteptare ale echipei tale de vânzări pe care nu le-au contactat încă. Dacă acesta este cazul, poți include o limită de restanțe în prag.

1. Numărul de înregistrări restante trebuie să fie mai mic decât numărul permis. Această verificare va avea loc doar dacă ai configurat proprietățile de restanță într-un prag.
   
2. Numărul de înregistrări atribuite în perioada de timp trebuie să fie mai mic decât numărul maxim per perioadă de timp.
   

De la destinatarul implicit, aceste înregistrări pot fi atribuite manual unui utilizator sau realocate automat.

Poți decide durata maximă pentru care o înregistrare rămâne la destinatarul implicit. Dacă această durată este depășită pentru o înregistrare, aceasta va fi atribuită unui utilizator, pe baza configurației tale, chiar dacă depășește pragul acelui utilizator.

Disponibilitate

Utilizatorii cu permisiunea Assignment Rules & Threshold în profilul lor vor putea seta Praguri de atribuire.

Pentru a accesa fila Pragul de atribuire

1. Navighează la Setup ( ) > Automation > Assignment.
   
2. Fă clic pe fila Thresholds .
   

Următoarele opțiuni sunt disponibile în această filă:

1. Create Threshold: Creează un prag nou.
   
2. Tabelul Thresholds: Acesta va lista toate pragurile din CRM-ul tău. Folosește-l pentru a accesa următoarele detalii:
   
1. Utilizatorii pentru care a fost setat pragul.
   
2. Modulul pentru care a fost setat pragul. Poți filtra pragurile pe baza modulului.
   
3. Durata pragului sau perioada de timp în care este verificat numărul maxim.
   
4. Momentul în care pragul a fost modificat ultima dată și utilizatorul care a efectuat modificarea.
   
5. Starea pragului (Activ/Inactiv). Poți filtra pragurile pe baza stării.
   
3. Search: Caută praguri după numele unui utilizator.
   

Poți seta praguri pentru următoarele module:

1. Leads
   
2. Contacts
   
3. Accounts
   
4. Deals
   
5. Cases
   
6. Orice modul personalizat
   

Pentru a crea un prag de atribuire

1. Navighează la Setup ( ) > Automation > Assignment > Thresholds.
   
2. Fă clic pe Create Threshold.
   
3. Pe pagina Create Threshold , selectează Module pentru care dorești să setezi un prag.
   
4. Fă clic pe Select the Users to whom you want to configure Threshold.
   
5. Selectează utilizatorii. Fă clic pe Assign.
   
6. Setează numărul maxim de înregistrări per utilizator și fă clic pe Done.
   
   
   
   
7. Implicit, numărul maxim de înregistrări este setat pe bază zilnică. De exemplu, zece lead-uri pe zi. Dacă dorești să modifici perioada de timp, fă clic pe Edit Threshold duration .
   
1. Selectează Day, Week sau Month din lista derulantă.
   
2. Fă clic pe Assign.
   
   
8. Dacă dorești să setezi o limită pentru înregistrările restante, fă clic pe Add Backlog properties.
   
1. În fereastra popup Add Backlog properties , poți bifa Define Backlog based on [Module]'s fields și seta criteriile pentru o înregistrare restantă. Aceasta este opțională.
   
2. Setează numărul de zile (între 1 și 60) după care o înregistrare este considerată restantă. Aceasta se calculează din momentul creării înregistrării.
   
3. Setează numărul maxim de restanțe și fă clic pe Done.
   
   
9. Alege Default assignee.
   
10. Dacă dorești să excluzi unele înregistrări de la acest prag, bifează Exempt threshold settings for records matching the below criteria și setează criteriile.
    
11. Fă clic pe Save.
    

Notă : Dacă un utilizator este setat ca destinatar implicit pentru pragul unui modul, nu poți seta un prag pentru acel utilizator în acel modul. Acest lucru asigură că nu există nicio restricție asupra numărului de înregistrări excedentare care pot fi atribuite destinatarului implicit.

De exemplu, dacă Vishy este destinatarul implicit pentru un prag legat de modulul Leads, nu poți seta un prag pentru Vishy în ceea ce privește modulul Leads.

Pentru a seta realocarea automată

1. Când creezi un prag, selectează Automatically re-assign records assigned to default assignee.
   
   
   
   
2. În Check for possibility to reallocate records every x time-period , setează frecvența la care ar trebui să aibă loc realocarea.
   Aceasta poate fi setată în minute, ore, zile, ore de lucru și zile lucrătoare. De exemplu, realocarea ar putea avea loc la fiecare 5 ore.
3. Sub Reallocate to , selectează modul în care este ales proprietarul înregistrării. Poți selecta fie:
   
1. New owner based on Assignment Rules
   
2. The initially intended user
   
   
4. Sub When records remain with default assignee after x time-period , setează durata maximă pentru care o înregistrare poate rămâne atribuită destinatarului implicit.
   
5. Sub Move them to , selectează proprietarul acelor înregistrări care au rămas la destinatarul implicit peste durata maximă. Opțiunile sunt:
   
1. New owner based on Assignment Rules
   
2. Selective users in round robin
   
   
6. Sub Reallocate records based on , setează ordinea în care înregistrările sunt atribuite automat:
   
1. Primul venit, primul servit - înregistrările care au fost adăugate primele la destinatarul implicit sunt atribuite primele.
   
2. Sortare (crescătoare sau descrescătoare) după un câmp specific.
   
7. Fă clic pe Save.
   

Pentru a edita un prag

1. Navighează la Setup > Automation > Assignment > Threshold.
   
2. Pentru a edita un prag, fie:
   
1. Fă clic pe un prag sau
   
2. Treci cu mouse-ul peste un prag, fă clic pe pictograma cu puncte de suspensie (...) și selectează Edit.
   
3. Pe pagina Edit Threshold , poți face modificările necesare la pragul existent.
   
4. După ce ai terminat, fă clic pe Save.
   

Pentru a șterge un prag

1. Navighează la Setup > Automation > Assignment > Threshold.
   
2. Treci cu mouse-ul peste un prag, fă clic pe pictograma cu puncte de suspensie (...) și selectează Delete.
   
3. În fereastra popup Delete Threshold , fă clic pe Delete.
   

Pentru a vizualiza statisticile

1. Navighează la Setup > Automation > Assignment > Threshold.
   
2. Treci cu mouse-ul peste un prag, fă clic pe pictograma cu puncte de suspensie (...) și selectează View Stats.
   
3. În fereastra popup Threshold Stats care apare, poți vizualiza detalii precum:
   

1. Numărul maxim per perioadă de timp
   
2. Numărul curent pentru acea perioadă de timp
   
3. Numărul permis de restanțe
   
4. Numărul curent de restanțe
   
   

Notă : Numărul permis de restanțe și numărul curent de restanțe nu vor fi disponibile dacă proprietățile de restanță nu au fost configurate pentru un prag.

Notă

1. Pragul de atribuire va fi aplicat în următoarele cazuri:
   
1. Reguli de atribuire
   
2. Lead-uri create prin formulare web (dacă este aleasă regula de atribuire)
   
3. Module unde datele sunt sincronizate din cauza integrării
   
4. Modulul Visitor
   
2. Pragul de atribuire va fi aplicat dar nu va restricționa atribuirea în cazul atribuirii manuale. O alertă va fi afișată în fiecare din următoarele cazuri:
   
1. Creare manuală de înregistrări (inclusiv Quick Create în câmpurile de căutare și conversie)
   
2. Editare manuală de înregistrări (pagina de detalii a înregistrării și Quick edit)
   
3. Creare și editare de înregistrări SalesInbox
   
4. Transfer în masă
   
5. Import
   
3. Pragul de atribuire poate fi activat sau dezactivat în următoarele cazuri:
   
1. Crearea de înregistrări prin reguli de flux de lucru
   
2. Conversie prin reguli de flux de lucru
   
3. Actualizări de câmpuri folosind reguli de flux de lucru și Blueprint
   
4. Macros
   
5. API
   
6. Conversie în masă
   
4. Pragul de atribuire nu va fi aplicat în următoarele cazuri:
   
1. Zoho Sheet View
   
2. Ștergere utilizator
   
3. Deduplicare înregistrări
   
4. Găsire și îmbinare înregistrări
   
5. Migrare date
   
5. Vei putea șterge un utilizator care este destinatar implicit doar după transferul înregistrărilor deținute de acel utilizator.
   
6. O înregistrare ar putea rămâne atribuită destinatarului implicit după durata setată în prag. Acest lucru s-ar putea datora faptului că utilizatorul este șters sau inactiv. Dacă acesta este cazul, o notificare prin email va fi trimisă administratorilor.
   
7. Când configurezi praguri, te rugăm să fii atent la interacțiunea lor cu regulile de flux de lucru, deoarece aceasta poate duce la supraîncărcare de date în unele cazuri rare.
   De exemplu, să presupunem că un flux de lucru este declanșat când o înregistrare este creată sau editată. Odată declanșat, acesta creează o înregistrare în același modul. Să vedem cum ar putea duce acest lucru la o buclă care ajunge să creeze multe înregistrări.
1. Când înregistrarea A este creată, aceasta creează o altă înregistrare B conform fluxului de lucru.
   
2. Aceasta declanșează din nou fluxul de lucru (deoarece declanșatorul include evenimentul de creare) și o altă înregistrare C este creată.
   
3. Regulile de flux de lucru vor împiedica regula să se declanșeze din nou. Pentru a afla mai multe despre acest lucru, consultă secțiunea Puncte de reținut din acest document de ajutor .
   
4. Dacă ai activat pragul de atribuire pentru regula de flux de lucru și dacă înregistrarea A, B sau C depășește pragul pentru un utilizator, aceasta va fi atribuită unui destinatar implicit. Să presupunem că înregistrarea C este atribuită destinatarului implicit.
   
5. În timpul realocării automate (sau dacă înregistrarea C a rămas la destinatarul implicit peste durata configurată), înregistrarea C este atribuită unui utilizator conform configurației noastre.
   
6. Deoarece proprietarul înregistrării este schimbat în timpul realocării, regula de flux de lucru este declanșată din nou (deoarece declanșatorul include evenimentul de editare). Aceasta va crea două înregistrări noi (D și E). Dacă aceste înregistrări sunt peste pragul utilizatorului vizat, vor fi atribuite destinatarului implicit.
   
7. Când aceste înregistrări sunt atribuite utilizatorilor în timpul realocării, vor declanșa din nou regula de flux de lucru de două ori, rezultând în crearea a patru înregistrări noi (câte două pentru înregistrarea D și înregistrarea E). Dacă sunt peste prag, aceste patru înregistrări sunt atribuite destinatarului implicit.
   
8. Noi înregistrări vor fi create din nou când aceste înregistrări sunt realocate și ciclul ar putea continua până când atingi limita de stocare a datelor în CRM-ul tău.