Funcționalitatea Smart Prompt din Zoho CRM îți permite să valorifici puterea LLM-urilor și capabilitățile AI generativ pentru a accelera productivitatea și a eficientiza sarcinile. Oferă sugestii și asistență conștiente de context, precum rezumate sau ajutor în crearea de conținut, contribuind în final la eficientizarea fluxurilor de lucru zilnice și a procesului decizional.

Ce poți face cu Smart Prompt?

Munca zilnică în CRM necesită context, claritate și viteză. Dar reprezentanții de vânzări pierd adesea timp căutând, procesând sau rescriind informații dispersate în înregistrări și comunicări. Smart Prompt face legătura între munca zilnică în CRM și automatizarea inteligentă. Este conceput să te ajute să acționezi mai rapid, să fii informat și să comunici cu claritate - direct în CRM-ul tău, fără a schimba contextul.

Un reprezentant de vânzări, de exemplu, petrece adesea timp recuperând conversații vechi, derulând prin notițe sau rescriind emailuri de follow-up. Managerii se confruntă cu aceeași provocare când revizuiesc oferte sau înțeleg progresul clienților.

1. Context îngropat în date: Fiecare înregistrare conține câmpuri multiple, liste asociate și actualizări. Utilizatorii trebuie să navigheze prin mai multe secțiuni pentru a obține imaginea completă înainte de a acționa.
2. Informații dispersate pe mai multe canale: Conversațiile au loc prin apeluri, emailuri, întâlniri și notițe - făcând dificilă reamintirea a ceea ce s-a discutat sau decis ultima dată.
3. Sarcini repetitive de scriere: Redactarea emailurilor de follow-up, documentarea rezultatelor întâlnirilor sau crearea notițelor implică adesea rescrierea unui conținut similar cu variații minore.
4. Comunicare inconsistentă: Când mai mulți membri ai echipei colaborează pe o înregistrare de client, tonul și contextul pot varia, afectând experiența clientului.
5. Timp pierdut în pregătire: Managerii și reprezentanții de vânzări petrec minute citind înregistrări detaliate înainte de recenzii, apeluri sau predări, în loc să se concentreze pe pașii următori.
   

Smart Prompt simplifică toate acestea.

Iată cum te ajută în diferite sarcini:

1. Folosește Conversation Summary pentru a vedea rezumate concise ale interacțiunilor recente, cum ar fi apeluri, întâlniri, notițe și emailuri. Acest lucru elimină necesitatea de a reconstrui manual istoricul clientului înainte de un apel sau o recenzie.
2. Accesează Record Summary și Note Summary pentru a extrage cele mai relevante informații din înregistrări detaliate și notițe lungi, perfect pentru luarea rapidă a deciziilor.
3. Redactează sau reformulează emailuri și notițe folosind asistența AI care se adaptează la tonul și scopul tău.
4. Când creezi șabloane de marketing sau comunicare, primești sugestii pentru linii de subiect, ton și structură prin Template Assistant.
   

Cum funcționează?

Smart Prompt integrează puterea Zia și alegerea ta de sursă LLM pentru a oferi sugestii contextuale, relevante și acționabile. De la înțelegerea datelor tale de business până la generarea de răspunsuri precise, aceste modele AI colaborează perfect, în ciuda capacităților lor distincte.

Care sunt modelele de limbaj suportate pentru Smart Prompt?

Cu Smart Prompt, ai posibilitatea de a alege modelul preferat, cel mai potrivit pentru afacerea ta, și de a primi asistență în produs. Poți alege modelul din următoarele opțiuni:

1. Zia (modelul AI nativ Zoho)
2. ChatGPT
3. Gemini
4. Anthropic
5. Cohere
6. Deepseek
7. SiliconFlow
   

Disponibilitate

1. Smart Prompt cu OpenAI, Google, Anthropic, Cohere: Toate DC-urile.
2. Smart Prompt cu Zia (modelul AI nativ Zoho): DC-urile US, EU și IN.
3. Smart Prompt cu Deepseek, SiliconFlow: DC-ul CN.
4. Ediții suportate: Professional, Enterprise și Ultimate
5. Limbi suportate: Toate limbile

Permisiuni necesare

1. Doar Administratorii pot activa/dezactiva Smart Prompt pentru o organizație.
2. Utilizatorii cu permisiunea de Rezumat activată în profilul lor pot accesa funcționalitățile de rezumat în cadrul unei înregistrări: Record Summary, Conversation Summary, Note Summary.
   
   

Verifică disponibilitatea și limitele funcționalității

Procesarea datelor

Zia: Ca model AI nativ Zoho, Zia operează în întregime în cadrul infrastructurii securizate Zoho. Procesează datele tale CRM, învață din fluxurile de lucru ale afacerii tale și oferă informații personalizate pentru organizația ta.

ChatGPT: Dezvoltat de OpenAI, ChatGPT folosește date de antrenament externe (până în 2021) pentru a genera răspunsuri asemănătoare celor umane. Este cel mai potrivit pentru sarcini care necesită o înțelegere mai largă a limbajului și conceptelor din afara datelor tale CRM.

Google: Dezvoltat de Google, Gemini folosește date de antrenament extinse pentru a oferi capabilități AI multimodale. Poate accesa și procesa date integrate ale clienților pentru funcționalități personalizate în serviciile Google, dar se bazează pe cunoștințe generale externe, nu pe fluxurile tale specifice CRM.

Anthropic: Dezvoltat de Anthropic, Claude folosește un mix de date de antrenament publice și non-publice, cu accent pe siguranță și etică. Poate reține și utiliza interacțiunile utilizatorilor pentru îmbunătățirea modelului, cu excepția cazului în care optezi pentru excludere, fiind potrivit pentru sarcini generale de limbaj utile, dincolo de datele CRM ale organizației tale.

Cohere: Dezvoltat de Cohere, acest AI orientat către enterprise folosește procesare securizată a datelor cu controale robuste de confidențialitate, evitând stocarea informațiilor personale ale utilizatorilor finali. Se bazează pe date de antrenament largi fără o limită publică fixă, ideal pentru aplicații de business care integrează cunoștințe externe în afara informațiilor tale specifice CRM.

DeepSeek: Dezvoltat de DeepSeek AI, acest model open-source folosește date de antrenament și răspunsuri eficiente din punct de vedere al costurilor. Colectează date cu practici standard de confidențialitate și pune accent pe claritate, fiind cel mai potrivit pentru interogări și sarcini generale care nu sunt personalizate direct pentru CRM-ul sau fluxurile tale de business.

SiliconFlow: Furnizat de SiliconFlow, această platformă AI suportă diverse modele antrenate pe seturi de date multilingve diverse. Se concentrează pe inferență eficientă și evaluări de confidențialitate pentru sursele de date, fiind potrivită pentru aplicații mobile sau generale dincolo de datele tale CRM.

Scenarii de business

Prompturile apar în majoritatea locurilor din CRM-ul tău și, în funcție de locația lor, prompturile variază. Acest lucru îți permite să obții o gamă largă de informații despre înregistrarea ta.

Următoarele sunt câteva scenarii în care Smart Prompt va aduce beneficii afacerii tale:

1. Corespondența cu clienții: Te bazezi pe emailuri pentru o parte importantă a corespondenței tale. Aici schimbi cerințe și oferte, și este ce folosești pentru a trimite acorduri semnate cu clienții tăi. În toate aceste comunicări, trebuie să fii la obiect cu vocabularul și concis în mesaj. Aici poți folosi Smart Prompt. Pe măsură ce compui un email, poți alege să reformulezi propozițiile, să explorezi un produs/o funcționalitate menționată în firul de email, să-ți îmbunătățești vocabularul sau să soliciți mai multă asistență conversațională.
2. Managementul productivității: Stocarea informațiilor vitale, utile și preferențiale sub formă de notițe este un hack eficient de productivitate. Servește ca punct de referință pentru discutarea cerințelor ulterioare și procesarea ofertelor de business - motiv pentru care este important să te asiguri că acele notițe sunt extra clare. Smart Prompt te poate ajuta să extragi puncte de date din notițele tale rapide sub formă de puncte, astfel încât să poți vedea concluziile deconstruite. Poți, de asemenea, să reformulezi sau să ceri Smart Prompt să facă un rezumat.
3. Asistență pentru campanii: Pentru a atrage și cultiva lead-uri de calitate, ai nevoie de mesaje de marketing puternice și eficiente, inteligente și relevante pentru campanie. Folosind Smart Prompt, poți redacta șabloane de email cu stilul de scriere și lungimea textului dorite. Poți stabili dacă dorești ca mesajul tău să sune profesional, casual, amuzant, descriptiv, narativ sau sarcastic, precum și dacă dorești ca lungimea textului să fie scurtă, lungă sau medie.
   

Lucrul cu Smart Prompt

Smart Prompt este integrat în interfața Zoho CRM prin diferiți asistenți care apar în paginile de înregistrări și editoare. Principalul mod în care vei interacționa cu el este prin Record Assistant, care este disponibil în paginile de înregistrări, notițe și compunerea emailurilor.

Poți accesa funcționalitatea Smart Prompt în contul tău Zoho CRM ca diferit AI Assistant în următoarele locuri.

Record Assistant

Record Assistant acționează ca un companion AI în cadrul înregistrării. Este disponibil în locații specifice, în funcție de modelul pe care l-ai activat.

Notă:

1. Butonul Record Assistant din partea de sus a unei pagini de înregistrare - lângă Send Email sau butoanele personalizate - apare doar când modelul Zia este activat. Pentru alte modele precum OpenAI, Google, Anthropic etc., Smart Prompt este accesibil în editorul de notițe și compunerea emailurilor.
   

Odată deschis, Record Assistant îți oferă mai multe opțiuni. Acestea includ diferite tipuri de rezumate și instrumente de redactare concepute pentru a economisi timp și a îmbunătăți acuratețea.

Record Summary

Echipele de vânzări lucrează adesea cu înregistrări care conțin straturi de informații - activități, liste asociate, notițe, cronologii și altele. Navigarea prin fiecare secțiune pentru a obține o imagine clară poate fi obositoare, mai ales când trebuie luate decizii sensibile la timp.

Aici intervine Record Summary. Este conceput pentru a aduce toate informațiile esențiale pentru o înregistrare într-o singură vizualizare centralizată, oferind utilizatorilor o imagine rapidă și cuprinzătoare fără a fi nevoie să navigheze prin mai multe secțiuni. Prin reducerea necesității de clicuri suplimentare și navigare constantă în pagină, face gestionarea înregistrărilor mai rapidă și mai eficientă. Cu punctele cheie de date prezentate într-un format clar și organizat, susține și luarea deciziilor mai inteligente, ajutând utilizatorii să acționeze cu încredere și acuratețe.

Citește mai mult despre Record Summary

Conversation Summary

Conversation Summary îți oferă un rezumat rapid al tuturor interacțiunilor legate de o înregistrare - fie că este un lead, contact sau o ofertă - astfel încât să poți vedea esența fiecărei conversații într-un singur loc.

Zia procesează mai multe tipuri de interacțiuni pentru a genera rezumatul:

1. Emailuri: Captează esența schimburilor recente cu înregistrarea.
2. Apeluri: Folosește informațiile disponibile despre apel, cum ar fi observațiile, durata sau rezultatul. Dacă Transcrierea Apelurilor este activată în organizația ta, Zia analizează și transcrierea împreună cu datele câmpurilor apelului pentru a oferi un rezumat mai bogat și mai precis.
3. Întâlniri: Extrage detalii din agendele, notițele și rezultatele întâlnirilor.
4. Notițe: Include doar notițele legate de conversații, astfel încât rezumatul să rămână concentrat pe interacțiunile cu clienții, nu pe fiecare notiță din înregistrare.
   

Note:

1. Zia ia în considerare în prezent ultimele 10 înregistrări din emailuri, apeluri, întâlniri și notițe pentru a genera rezumatul. Acest lucru asigură că rezumatul rămâne concis și relevant din punct de vedere contextual.
   

Notes Summary

Notițele sunt locul unde utilizatorii captează informații din mers - inputuri de la clienți, discuții interne sau remindere de follow-up. Dar revizuirea lor, mai ales când sunt zeci legate de o înregistrare, poate dura mult. Note Summary condensează aceste informații dispersate într-o prezentare generală ușor de citit.

Evidențiază ideile principale, deciziile și actualizările înregistrate în notițele tale, ajutându-te să reamintești discuțiile anterioare instantaneu fără a derula prin intrări lungi de text.

Zia procesează notițele înregistrării tale și prezintă două vizualizări:

1. Rezumat general: O recapitulare cuprinzătoare a tuturor notițelor legate de înregistrare, ideală atunci când dorești să înțelegi istoricul complet al interacțiunilor sau concluziile cheie.
   
   
2. Rezumatul ultimei notițe: Se concentrează doar pe cea mai recentă notiță, oferindu-ți o reîmprospătare rapidă înainte de un apel sau o întâlnire viitoare.
   

Citește mai mult despre Note Summary

Draft Note și Draft Email

Scrierea notițelor și emailurilor este una dintre cele mai frecvente sarcini în CRM, dar durează adesea mai mult decât ar trebui. Fie că este vorba de rezumarea unei întâlniri, captarea unei actualizări rapide sau redactarea unui răspuns pentru client, utilizatorii petrec timp prețios gândindu-se la formulare și ton. Smart Prompt ajută la eficientizarea acestui proces.

Când adaugi o notiță nouă sau compui un email, Smart Prompt poate genera, reformula sau rezuma conținutul tău pe baza contextului pe care îl furnizezi. Acest lucru îți permite să menții consistența în comunicare, reducând în același timp efortul necesar pentru a începe de la zero.

Iată cum funcționează:

1. Zia înțelege datele înregistrării tale - precum numele contactelor, stadiul ofertei sau activitățile asociate - și folosește aceste informații pentru a produce sugestii de text relevante și precise.
2. Modelele externe precum OpenAI, Google, Anthropic sau Cohere se concentrează pe îmbunătățirea tonului, clarității sau structurii mesajului tău pe baza inputului pe care îl furnizezi în editor.
3. Poți ajusta textul pentru ton (formal, casual, concis, persuasiv etc.) sau lungime, în funcție de situație.
   

Template Assistant

Când creezi sau editezi un șablon de email, Template Assistant te poate ajuta să construiești linii de subiect și conținut al mesajului potrivit pentru audiența și scopul tău. Poți specifica tonul, stilul sau lungimea, iar Smart Prompt va genera sugestii corespunzătoare. Template Assistant este disponibil pentru toate modelele suportate.

Smart Prompt este disponibil atât pentru vizualizarea Standard, cât și pentru vizualizarea Canvas a paginilor de detalii ale înregistrărilor.

1. Mergi la Setup (⚙) > Zia > Smart Prompts.
   
2. În pagina Smart Prompt, comută butonul de activare pentru modelul preferat.
   
   
1. Pentru modelul Zia, în fereastra pop-up de confirmare a implementării, click pe Yes, Deploy.
   
   
2. Pentru alte modele, mai întâi click pe Configure și adaugă cheia API.
   
   
3. Click pe Save.
3. Și ești gata să folosești Smart Prompt în CRM-ul tău.