Întrebări frecvente despre e-mailuri în Zoho CRM

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Cum pot vedea statusul e-mailurilor trimise sau primite în contul meu CRM?

Un utilizator CRM poate vedea statusul e-mailurilor trimise sau primite către clienți pe pagina de detalii a înregistrării, în lista corelată Emails.

Care sunt tipurile de status pentru livrarea e-mailurilor și ce înseamnă fiecare?

Când configurezi căsuța ta de e-mail externă, cum ar fi Outlook, Gmail, Zoho Mail, Yahoo și altele, în contul tău CRM prin protocoalele IMAP sau POP3, căsuța ta de e-mail este integrată în CRM. În lista corelată Emails de pe pagina de detalii a oricărei înregistrări, un utilizator poate vedea toate e-mailurile trimise sau primite în inbox-ul său.

Un utilizator poate trimite un e-mail unui client direct din CRM, dar și din căsuța de e-mail integrată, cum ar fi Gmail, Outlook și Yahoo; statusul va fi diferit în aceste cazuri.

Hai să analizăm un tabel pentru a înțelege mai bine:

Status	E-mail trimis din căsuța de e-mail integrată (Config. IMAP/POP3)	E-mail trimis din CRM	Semnificație
Trimis	Da	Da	E-mailul a fost trimis la adresa de e-mail fie din CRM, fie prin căsuța de e-mail integrată.
Livrat	Nu se aplică	Da	E-mailul a fost livrat la adresa de e-mail prin serverele CRM.
Respins	Da**	Da	E-mailul nu a fost livrat la adresa de e-mail trimisă din CRM sau din căsuța de e-mail integrată.
Deschis	Nu se aplică	Da	E-mailul a fost deschis de destinatar și a fost trimis din CRM.
Accesat (click)	Nu se aplică	Da	E-mailul a fost deschis și destinatarul a dat click pe linkul trimis în e-mail.
Primit	Da	Nu se aplică	Când primești un e-mail în căsuța de e-mail integrată cu CRM.

Notă:

Zoho CRM nu poate determina statusul e-mailurilor trimise dintr-o căsuță de e-mail integrată în CRM, cu excepția statusurilor „Trimis" sau „Respins".
Căsuță de e-mail integrată – furnizorii de servicii de e-mail (Gmail, Yahoo, Outlook etc.) au fost configurați în CRM prin configurare IMAP/POP3.
Căsuță de e-mail externă – furnizorii de servicii de e-mail (Gmail, Yahoo, Outlook etc.) nu au fost configurați în CRM.

**Putem genera statusul de respingere pentru căsuțele de e-mail externe. Cu toate acestea, nu putem furniza motivul respingerii, spre deosebire de e-mailurile trimise de pe serverele CRM.

Ce este sursa în lista corelată de e-mailuri a unei înregistrări?

Sursa îi arată utilizatorului ce mijloc a fost folosit pentru a trimite un e-mail.

De exemplu, dacă un e-mail este trimis direct din CRM către un client prin fereastra de compunere, sursa va fi marcată ca Individual. Similar, dacă e-mailul este trimis prin căsuța de e-mail integrată, cum ar fi Gmail, Outlook sau Yahoo, sursa va fi IMAP sau POP, în funcție de protocolul folosit pentru configurarea căsuței de e-mail.

Sursa poate fi BCC dropbox, alerte de workflow, invitații la întâlniri, e-mailuri în masă și multe altele, în funcție de modalitatea prin care a fost trimis e-mailul.

Notă: E-mailurile în masă sunt folosite pentru a trimite e-mailuri în bulk către mai mulți clienți, în timp ce e-mailurile individuale sunt trimise către o singură adresă de e-mail.

Sursa e-mailului	Descriere
Access Email	E-mailurile vor fi trimise de proprietarul înregistrării, cu informațiile personale ale înregistrării, către client, pentru a-l informa că accesăm informațiile sale personale.
API	E-mailuri asociate din API-uri de versiuni foarte vechi. E-mailuri trimise înainte de octombrie 2016.
Autoresponder	E-mailuri trimise prin macro.
Autoresponder Follow-up	E-mailuri trimise prin urmărire macro.
BCC Dropbox	E-mailuri trimise din căsuțe de e-mail către CRM folosind funcția bcc-dropbox.
Cadence	E-mailuri declanșate din funcția cadence.
Calendar Booking Email	E-mailuri trimise în cadrul operațiunii de rezervare din calendar.
Consent Email	E-mailuri trimise din conturile cu GDPR activat pentru a obține consimțământul din partea înregistrărilor.
Event Invitation	E-mailurile trimise pentru a invita utilizatori la un eveniment vor fi etichetate în această categorie.
Export Email	E-mailuri trimise în legătură cu conformitatea GDPR.
External	E-mailuri asociate din surse externe, cum ar fi Outlook Add-on sau Gmail Add-on.
IMAP/POP3	E-mail trimis sau primit dintr-o căsuță de e-mail integrată.
Individual	E-mail trimis către o înregistrare prin fereastra de compunere din CRM.
Integration email	E-mailuri trimise prin integrarea configurată în CRM.
Integration Task Mail	E-mailuri trimise utilizatorilor când sarcinile sunt create din integrarea disponibilă în organizație.
Kiosk	E-mailuri declanșate din kiosk ca urmare a acțiunii utilizatorului.
Mail Merge	E-mailuri trimise folosind opțiunea mail merge din CRM.
Mass Email	E-mailuri trimise în bulk către n număr de înregistrări.
Mass Email Follow-up	E-mailuri trimise din urmărirea e-mailurilor în masă.
Mass Email Scheduler	E-mailuri în masă trimise prin programatorul de e-mailuri în masă.
Multiple	E-mailuri în masă trimise din vizualizarea listă a unui modul.
Other emails	E-mailuri care nu se încadrează în nicio altă categorie.
Plugin Emails	E-mailuri trimise folosind vechiul API de urmărire. Acestea nu vor fi vizibile nicăieri pentru utilizator.
Plugin - Outlook	E-mailuri asociate din vechile plugin-uri Outlook (deprecate).
Rectify Email	Când un e-mail este trimis din fila Cerere privind subiectul datelor din secțiunea Confidențialitate date a unei anumite înregistrări. Dacă e-mailul este legat de subiectul datelor de rectificare, va fi marcat ca e-mail de rectificare.
Webform	E-mailuri trimise prin modulul webform.
Widget Email	E-mailuri asociate din vechiul widget Outlook.
Workflow Alert	E-mailuri trimise din acțiuni de workflow.

Cum este legat statusul e-mailului de sursă și cum îl pot vedea în contul meu CRM?

Statusul e-mailului și sursa sunt legate, deoarece statusul depinde de sursă. Dacă e-mailurile sunt trimise printr-o căsuță de e-mail integrată, cum ar fi Gmail, Outlook, Yahoo și altele, CRM nu are mijloacele necesare pentru a verifica și marca dacă a fost livrat, deoarece e-mailul a fost trimis printr-un server de e-mail extern. Prin urmare, există doar un set restrâns de statusuri pe care CRM le poate afișa, în funcție de sursa prin care a fost trimis e-mailul.

Mai jos este o listă a statusurilor aplicabile pentru fiecare sursă:

Sursă		Status	Semnificație
E-mail trimis prin CRM	Individual	Trimis/Respins/Livrat/Deschis/Accesat (click)	E-mailul a fost trimis din CRM
	Mass Email	Trimis/Respins/Livrat/Deschis/Accesat (click)	E-mailul a fost trimis în bulk din CRM
	Workflow alert	Trimis/Respins/Livrat/Deschis/Accesat (click)	E-mailul a fost trimis din CRM printr-o regulă de workflow
	Notificare întâlnire	Trimis/Respins/Livrat/Deschis/Accesat (click)	E-mailul a fost trimis din CRM ca alertă pentru programarea/actualizarea/anularea unei întâlniri
	Notificare Blueprint	Trimis/Respins/Livrat/Deschis/Accesat (click)	E-mailul a fost trimis din CRM printr-un Blueprint
E-mail trimis prin căsuța de e-mail integrată (Gmail, Yahoo, Office 365 etc.)	IMAP/POP	Trimis/Respins/Primit	E-mailul a fost trimis sau primit prin căsuța de e-mail integrată.
E-mail trimis prin căsuța de e-mail externă (Gmail, Yahoo, Office 365 etc.)	BCC dropbox	Trimis	E-mailul a fost trimis prin căsuța de e-mail externă, unde serverul CRM (adresa de e-mail) a fost adăugat ca BCC.

Notă:

Dacă un e-mail este primit în căsuța de e-mail integrată, statusul va fi „primit" și sursa va fi IMAP/POP, în funcție de protocolul folosit pentru configurare.
Dacă lista derulantă pentru e-mailuri este setată pe ALL, vor fi afișate toate sursele și statusurile e-mailurilor trimise prin CRM sau căsuțele de e-mail integrate.
Dacă selectezi Emails Sent from CRM, vor fi afișate doar e-mailurile trimise din CRM.

Câte adrese de e-mail pot adăuga în plus față de cea configurată în CRM-ul meu?

Poți adăuga până la cinci adrese de e-mail în CRM-ul tău. Acest lucru ajută la captarea e-mailurilor din mai multe căsuțe de e-mail asociate cu o înregistrare CRM, asigurând o comunicare unificată. Este obișnuit ca un client din Zoho CRM să folosească adrese de e-mail diferite, cum ar fi personală, profesională, de vânzări și altele. Prin utilizarea mai multor adrese de e-mail, poți centraliza și gestiona toate comunicările cu clientul în CRM.

Care este limita pentru atașamentele din e-mailuri?

În Zoho CRM, poți încărca atașamente în diverse locuri. Poți încărca atașamente în:

Înregistrări individuale
În înregistrările individuale, poți atașa documente de până la 100 MB. Poate fi un singur fișier sau mai multe fișiere.
Notă: Limita menționată aici este pentru înregistrare și nu este specifică doar pentru e-mailuri.
Limita atașamentelor în e-mailuri
La compunerea e-mailurilor, poți adăuga atașamente de până la 10 MB. Reține că aceasta este dimensiunea totală a atașamentelor. Aceasta include și atașamentele incluse în șabloanele de e-mail.
Șabloane de e-mail
În fiecare șablon de e-mail, poți atașa fișiere de până la 3 MB. Când folosești șablonul de e-mail pentru a atașa mai multe fișiere, dimensiunea atașamentului nu se înmulțește, ci se calculează o singură dată pentru stocare. De exemplu, dacă ai un șablon de e-mail cu un atașament de 2 MB și trimiți acest șablon la 10 înregistrări, dimensiunea rămâne 2 MB, nu 20 MB.
Notă: Dacă vrei să folosești un atașament mai mare decât atât, îți recomandăm să folosești un drive și să incluzi un link de descărcare.

Care este diferența dintre trimiterea e-mailurilor din clienți de e-mail externi și trimiterea e-mailurilor din Zoho CRM?

Când trimiți e-mailuri din clienți de e-mail externi (cum ar fi Gmail sau Outlook), de obicei trebuie să instalezi plugin-uri sau extensii pentru a urmări și monitoriza comunicările. De exemplu, pentru a păstra o evidență a e-mailurilor trimise și pentru a urmări răspunsurile în CRM, ai nevoie de obicei de instrumente terțe sau integrări pentru a conecta clientul de e-mail cu Zoho CRM.

În schimb, Zoho CRM oferă un sistem de e-mail integrat, fără complicații, care elimină necesitatea unei configurări suplimentare. Principalele avantaje ale trimiterii e-mailurilor direct din Zoho CRM includ:

Urmărire și înregistrare automată a e-mailurilor: În Zoho CRM, e-mailurile trimise prin platformă sunt urmărite și înregistrate automat față de înregistrările CRM respective (cum ar fi Leads, Contacts sau Deals). Nu este nevoie să instalezi plugin-uri suplimentare sau să înregistrezi manual e-mailurile; Zoho CRM face acest lucru automat, păstrând toate comunicările într-un singur loc.
Context de vânzări și personalizare: Când trimiți e-mailuri din Zoho CRM, ai acces imediat la contextul complet de vânzări al destinatarului, inclusiv istoricul tranzacțiilor, interacțiunile anterioare și activitățile în curs. Aceasta înseamnă că poți crea e-mailuri mai personalizate și relevante din punct de vedere contextual, ceea ce este mai greu de realizat cu clienți de e-mail externi, dacă nu comuti constant între CRM și e-mail.
Șabloane de e-mail CRM și automatizare: Zoho CRM oferă o gamă largă de șabloane de e-mail predefinite, care pot fi folosite pentru a trimite e-mailuri consistente și profesionale clienților. În plus, poți automatiza fluxurile de lucru pentru e-mailuri, cum ar fi trimiterea e-mailurilor de urmărire, pe baza unor declanșatoare specifice, precum actualizarea unui deal sau o acțiune a unui client. Clienții de e-mail externi nu au de obicei aceste funcții avansate de automatizare, dacă nu sunt integrați cu servicii terțe.
Urmărire și analize pentru e-mailuri: E-mailurile trimise prin Zoho CRM vin cu capabilități de urmărire integrate, permițându-ți să monitorizezi când un e-mail este deschis, dacă linkurile au fost accesate și nivelul general de interacțiune al destinatarului. Aceasta oferă informații valoroase despre modul în care clienții interacționează cu comunicările tale. În schimb, urmărirea e-mailurilor trimise din clienți externi necesită de obicei plugin-uri suplimentare, iar analizele pot să nu fie la fel de complete sau integrate perfect cu datele tale CRM.
Integrare SalesInbox: Zoho CRM oferă SalesInbox, un client de e-mail conceput special pentru echipele de vânzări. SalesInbox clasifică e-mailurile pe baza datelor CRM, prioritizând automat mesajele importante de la leads, contacte sau deals. Această funcție ajută echipele de vânzări să se concentreze pe conversațiile cu valoare ridicată, un nivel de perspectivă și organizare pe care clienții de e-mail tradiționali nu îl oferă.
Notă: SalesInbox este disponibil pentru edițiile Enterprise și Ultimate ale Zoho CRM.
Integrare e-mail pe mai multe canale: Integrarea e-mailului în Zoho CRM asigură că toate comunicările tale, fie că sunt trimise de un utilizator CRM sau primite de sistem, sunt unificate și atașate înregistrărilor relevante. Aceasta oferă un istoric complet al interacțiunilor, fără a pierde informații cruciale. Clienții de e-mail externi, fără o integrare profundă, au de obicei dificultăți în menținerea acestui nivel de sincronizare între e-mailurile trimise și primite, dacă nu sunt configurați specific.
Securitate și conformitate îmbunătățite: Trimiterea e-mailurilor prin Zoho CRM asigură că informațiile sensibile ale clienților rămân în mediul tău CRM controlat, îmbunătățind atât securitatea, cât și conformitatea. Zoho CRM acceptă, de asemenea, comunicare prin e-mail criptată și trasee de audit, care sunt adesea mai dificil de gestionat când folosești servicii de e-mail externe.

Deși clienții de e-mail externi sunt utili pentru comunicarea generală, trimiterea e-mailurilor din Zoho CRM oferă numeroase avantaje care depășesc simpla livrare a e-mailurilor. Platforma îți îmbunătățește capacitatea de a personaliza, urmări și automatiza e-mailurile, cu vizibilitate deplină asupra interacțiunilor cu clienții și proceselor de vânzări. Aceasta face din Zoho CRM un instrument mai puternic pentru echipele de vânzări care doresc să-și eficientizeze și să-și optimizeze eforturile de comunicare.

Notificările Deschis/Accesat (click) apar doar pentru e-mailurile trimise din Zoho CRM?

Da, deschiderile și click-urile pe e-mailuri pot fi urmărite doar pentru e-mailurile trimise direct din Zoho CRM. Cu toate acestea, este important de reținut că e-mailurile inițiate din Zoho CRM pot fi trimise fie prin serverul de e-mail al CRM-ului, fie printr-o căsuță de e-mail integrată. Statusul deschis/accesat (click) va fi afișat doar pentru e-mailurile trimise prin serverele de e-mail ale Zoho CRM, nu și pentru cele trimise prin căsuțele de e-mail integrate.

Vezi și >> Informații despre e-mailuri

Există o modalitate ca e-mailurile din Gmail și Zoho CRM să funcționeze împreună, de exemplu ștergerea unui e-mail din ambele conturi dintr-un singur serviciu?

Poți configura Gmail folosind IMAP pentru a sincroniza e-mailurile fără probleme cu Zoho CRM. Odată configurat, orice e-mail șters din contul tău Gmail va fi șters și din contul tău Zoho CRM. Cu toate acestea, asigură-te că atunci când acorzi acces IMAP în Gmail, opțiunea Auto-Expunge este activată, pentru ca ștergerile să fie reflectate instantaneu în ambele conturi.

Alternativ, conectarea Gmail prin API permite și sincronizarea bidirecțională a ștergerilor de e-mailuri între Gmail și Zoho CRM. Cu toate acestea, față de configurarea IMAP, conexiunea prin API are o funcționalitate mai limitată și acceptă mai puține operațiuni, făcând din IMAP o opțiune mai completă pentru gestionarea e-mailurilor în CRM.

Primesc în mod repetat e-mailuri spam de la domeniul unei anumite organizații. Cum pot adăuga un domeniu pe lista neagră?

Dacă folosești Zoho Mail în Zoho CRM, urmează acești pași pentru a adăuga domeniul unui expeditor pe lista neagră dintr-o organizație:

Autentifică-te în contul tău Zoho Mail ca administrator.
Navighează la Control Panel > Mail Administration > Spam Control > Blacklist.
Selectează opțiunea de livrare a e-mailurilor ca Reject și adaugă domeniul pe care dorești să-l blochezi în lista domeniilor blocate.

Dacă ai integrat alți clienți de e-mail, cum ar fi Gmail, Outlook, Microsoft 365 sau alții, va trebui să urmezi un proces similar. Cu toate acestea, fiecare client de e-mail poate avea setări diferite pentru adăugarea domeniilor pe lista neagră. Vizitează site-urile respective pentru a găsi instrucțiuni despre cum să adaugi domenii pe lista neagră în cadrul sistemelor lor.

Cum pot sincroniza filtrele între Zoho Mail și SalesInbox?

SalesInbox se integrează direct cu Zoho CRM, oferind o vizualizare centrată pe CRM a e-mailurilor tale, care prioritizează comunicarea cu leads-urile, contactele și deal-urile. Cu toate acestea, poți transfera filtrele de e-mail din clienții de e-mail în SalesInbox urmând acești pași:

Exportă filtrele din clientul tău de e-mail urmând pașii necesari pentru exportul filtrelor. De exemplu, în Zoho Mail, Settings > Filters > Export Filters.
Aceasta va genera un fișier .dat sau .xml care conține filtrele tale.
Importă filtrele în SalesInbox navigând la Settings > Filters > Import Filters. Selectează fișierul .dat sau .xml exportat și încarcă-l. Filtrele vor fi disponibile pentru utilizare în SalesInbox.

Aceasta îți permite să îți menții preferințele de filtrare a e-mailurilor într-un mediu optimizat pentru CRM.

Pot primi e-mailuri de la noii mei leads și contacte?

Odată ce îți integrezi căsuța de e-mail cu Zoho CRM folosind IMAP/POP3, toate e-mailurile de la leads-urile și contactele tale vor fi captate în secțiunea de e-mailuri corelate a paginii de detalii a înregistrării respective (modulele Leads, Contacts, Accounts și Deals), atâta timp cât adresa lor de e-mail este deja salvată în înregistrările CRM. Dacă adresa de e-mail a unui lead sau contact nou nu este prezentă în CRM, e-mailurile lor nu vor fi primite sau afișate în sistem.

În plus față de aceasta, poți vizualiza toate e-mailurile primite și trimise, inclusiv pe cele care nu sunt deja asociate cu înregistrările CRM, prin SalesInbox. Aceasta include și e-mailurile schimbate cu colegii și e-mailurile trimise, oferindu-ți o vizualizare completă a comunicărilor tale în Zoho CRM.

Cum pot preveni duplicatele la trimiterea e-mailurilor în masă?

Poți preveni duplicarea activând o verificare a duplicatelor pentru câmpul adresei de e-mail ca un câmp unic. Urmează acești pași pentru a activa verificarea duplicatelor:

Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields.
Selectează modulul Leads (selectează modulele pentru care dorești să adaugi verificarea duplicatelor).
Mergi la câmpul Email Address, dă click pe More [...] și selectează Do not allow duplicate values.
Dă click pe Save.

Acum poți evita adresele de e-mail duplicate.

Zoho CRM are o opțiune de generator automat de e-mailuri în secțiunea Leads? Pot fi importate leads-urile în format .CSV pentru a genera automat acele e-mailuri?

Zoho CRM nu are o opțiune de generator automat de e-mailuri în secțiunea Leads. Cu toate acestea, poți genera formulare web pentru a capta leads-uri de pe site-ul tău.

Citește mai multe despre generarea formularelor webaici.

Poți apoi importa leads-urile în format .CSV și crea oregulă de workflowpentru a trimite automat e-mailuri acestor leads.

De ce nu pot trimite e-mailuri în bulk când limita mea nu a fost depășită?

Limita ta de e-mailuri în masă este calculată zilnic (perioada luată în considerare este de la 00:00 la 23:59). E-mailurile trimise prin e-mailuri în masă, macrocomenzi, programatoare de e-mailuri și auto-respondere sunt luate în calcul pentru limita de e-mailuri în masă.
Consultălimitele pe edițiepentru mai multe informații despre limitele tale de e-mailuri în masă.

Poți crește limita de e-mailuri în masă la un cost suplimentar. Te rugăm să ne scrii la sales@zohocorp.com pentru a-ți crește limita de e-mailuri în masă.
Poți planifica și executa campanii cu ușurință și urmări răspunsurile de la contacte în CRM pentru a lua decizii de vânzări mai bune.
Verifică șiIntegrarea Zoho Campaigns cu Zoho CRM.

Cum pot face ca evenimentul din Calendar pe care l-am acceptat în Zoho Mail să apară implicit în calendarul meu Zoho CRM?

Mergi la Setup și selectează secțiunea Calendar invites by email.
Sub opțiunea Add Invites by email, selectează calendarul Zoho CRM.

Vizualizează conversațiile prin e-mail din căsuțele de e-mail ale altor utilizatori Zoho CRM din aceeași organizație, fără a-ți configura propria căsuță de e-mail.

E-mailurile din BCC dropbox și atașamentele lor vor fi incluse în backup-urile de date?

Da, e-mailurile vor fi disponibile în fișierul email.CSV, iar atașamentele în fișierul de atașamente.

Câte adrese de e-mail pot fi adăugate pe lista de adrese de e-mail aprobate?

Până la 10 adrese de e-mail pot fi adăugate pe lista de adrese de e-mail aprobate.

De ce nu pot vedea „Leads" sau „Contacts" în modelul de căutare?

Utilizatorul care creează BCC este posibil să nu aibă permisiunea de a accesa modulul Leads sau Contacts. Verifică permisiunile profilului și organizează modulele.

E-mailurile BCC se sincronizează dacă adresa de e-mail se află în câmpul Secondary Email?

Da, e-mailurile trimise la adresa de e-mail secundară a unui contact vor fi sincronizate în Zoho CRM.

Dacă un contact are mai multe adrese de e-mail și numele „company lead" diferă, va atașa Zoho CRM în continuare e-mailul BCC?

Dacă există mai mult de un contact cu aceeași adresă de e-mail, e-mailul va fi atașat la lista de e-mailuri corelate a ambelor înregistrări.

De ce e-mailurile trimise din CRM prin BCC Dropbox continuă să afișeze „Trimis" în lista corelată după ce au fost deschise?

Informațiile despre e-mailuri nu vor fi urmărite pentru e-mailurile trimise către mai mulți destinatari, inclusiv cei din câmpurile „CC" și „BCC".

Află mai multe despre Email Insights

Articole Similare

FAQ: Lucrul cu emailuri

Întrebări frecvente: Configurarea emailului

Întrebări frecvente despre respingerea emailurilor

Partener Certificat Zoho

Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

Contacteaza-ne