Lucrul cu integrarea Zoho Projects

Poți crea proiecte pentru Conturi, Contacte și Tranzacții în Zoho CRM. Utilizatorii din contul tău CRM pot crea sau asocia proiecte dacă au permisiunea necesară.

Notă

• Utilizatorul trebuie să aibă permisiunea de Creare Proiect în Zoho Projects pentru a crea un proiect în CRM.
  
• Utilizatorul trebuie să aibă permisiunea de Adăugare Utilizator în Zoho Projects pentru a adăuga utilizator(i) într-un anumit proiect.
  
• În cazul în care creezi un proiect din modulul Contacte, contactul respectiv trebuie să aibă o adresă de email asociată.
  

Pentru a crea un proiect nou din pagina de detalii a unei înregistrări în Zoho CRM

1. Apasă pe modulele Conturi, Contacte sau Tranzacții și selectează o înregistrare.
   
2. În pagina [Detalii Înregistrare], mergi la Zoho Projects în Lista Asociată.
   
3. Apasă Proiect Nou.
   Vei fi alertat dacă nu ai permisiunea de a crea un proiect.
   
   
   
   
4. În secțiunea Detalii Proiect, efectuează următoarele:
   
   • Introdu Numele Proiectului.
     
   • Alege un Șablon deja creat din lista derulantă.
     
   • Alege un Proprietar de Proiect din lista derulantă.
     
   • Introdu Data de început și Data de sfârșit a proiectului.
     
   • Selectează un Grup de Proiecte căruia îi aparține proiectul. (Vezi și: Creează Grupuri de Proiecte)
     
   • Introdu o Prezentare Generală a Proiectului.
     
     
     
     
   • Pentru a adăuga mai multe detalii legate de proiect, apasă Afișează mai multe câmpuri și efectuează următoarele:
     
     • Alege Starea Facturării a proiectului tău din lista derulantă.
       
     • Selectează Metoda de Facturare și Bugetul Proiectului (Pe bază de Sumă / Pe bază de Ore) din listele derulante respective.
       Reține că aceste două câmpuri vor apărea doar dacă proiectele sunt integrate cu Zoho Books. Când se adaugă câmpuri personalizate în Zoho Projects, acestea vor fi listate când apeși Afișează Mai Multe Câmpuri.
       Poți captura informații suplimentare din Zoho CRM cu aceste câmpuri personalizate.
       
       
     
     
     
   • În secțiunea Utilizatori Proiect, apasă Adaugă utilizator(i).
     
   • Selectează utilizatorii din listă.
     Vor fi listați doar utilizatorii Zoho CRM.
   • Selectează un Rol și un Profil din lista derulantă, dacă dorești să schimbi rolul și profilul curent al utilizatorului.
     
     
     
     
5. În secțiunea Detalii Client, selectează Utilizatorii Client.
   
   Doar utilizatorul selectat va avea acces la proiect.
   
   • Pentru Contacte: Contactul sub care adaugi proiectul va fi utilizatorul client. Poți adăuga mai multe contacte ca Utilizatori Client, dar un contact nu poate fi adăugat sub doi Clienți.
     
   • Pentru Conturi și Tranzacții: Toate contactele Zoho CRM asociate Contului sau Tranzacției vor fi listate pentru a fi adăugate ca Utilizatori Client.
     
     
6. Apasă Salvează.
   

Asociază un Proiect

În Zoho CRM, poți de asemenea asocia proiectele deja create la conturi, contacte și tranzacții. Utilizatorul trebuie să aibă Permisiunea de Editare Proiect în Zoho Projects pentru a edita/asocia proiectul pentru profilul său.

Pentru a asocia un proiect existent

1. Apasă pe modulele Conturi, Contacte sau Tranzacții și selectează o înregistrare.
   
2. În pagina [Detalii Înregistrare] a modulelor Conturi, Contacte sau Tranzacții, apasă Asociază Proiect.
   Vei fi alertat dacă nu ai permisiunea de a Asocia un Proiect.
   
   
   
   
3. În secțiunea Asociază Proiecte, efectuează următoarele:
   
   • Selectează proiectul dorit din lista derulantă Nume Proiect.
     
     • Vor fi listate doar proiectele pentru care utilizatorul are permisiune de editare/asociere.
       
     • Proiectele deja asociate înregistrării nu vor fi listate. Descrierea și Utilizatorii Proiectului pentru proiectul selectat vor fi adăugate.
       
   • Modifică Prezentarea Generală a Proiectului, dacă este necesar.
     
   • Atribuie Proprietarul Proiectului și Grupul de Proiecte din lista derulantă.
     
   • Apasă linkul Afișează mai multe câmpuri pentru a adăuga sau modifica detaliile legate de proiect.
     Poți adăuga sau edita Starea Facturării, Metoda de Facturare, Bugetul Proiectului și celelalte câmpuri personalizate.
     
     
     
     
   • Apasă linkul Adaugă Utilizator(i) și bifează casetele pentru a adăuga utilizatori.
     Vor fi listați doar utilizatorii Zoho CRM cu Rolul și Profilul lor corespunzător din proiecte.
     Poți selecta un Rol și un Profil din lista derulantă, dacă este necesar.
     
     
     
     
4. În secțiunea Detalii Client, selectează Utilizatorii Client.
   
   Utilizatorul selectat va avea acces la proiect.
   
   • Pentru Contacte: Contactul sub care adaugi proiectul va fi utilizatorul client. Poți adăuga mai multe contacte ca Utilizatori Client, dar un contact nu poate fi adăugat sub doi Clienți.
     
   • Pentru Conturi și Tranzacții: Toate contactele Zoho CRM asociate Contului sau Tranzacției vor fi listate pentru a fi adăugate ca Utilizatori Client.
     
     
5. Apasă Salvează.
   

Notă

Proprietarul Portalului va fi adăugat automat ca unul dintre utilizatori, cu condiția ca proprietarul să facă parte și din contul Zoho CRM.

Elimină proiectele asociate din Zoho CRM

Când un proiect este finalizat și nu mai dorești să fie listat sub o înregistrare, poți elimina proiectul. Când un proiect este eliminat, acesta nu este șters din Zoho Projects. Proiectul este eliminat doar din Zoho CRM.

Pentru a elimina proiecte

1. Apasă pe modulele Conturi, Contacte sau Tranzacții și selectează o înregistrare.
   
2. În pagina [Detalii Înregistrare] a modulelor Conturi, Contacte sau Tranzacții, mergi la Lista Asociată Zoho Projects.
   Proiectele asociate cu Numele Proiectului, Starea Proiectului, Descrierea Proiectului și detaliile Finalizare Proiect vor fi listate.
3. Apasă linkul Șterge pentru proiectul corespunzător.
   

Creează Grupuri de Proiecte

Un Grup de Proiecte poate fi creat în timpul creării unui proiect nou sau al editării unui proiect existent. Un Grup de Proiecte se creează în Zoho CRM din tab-ul Proiecte.

Pentru a crea un Grup de Proiecte în Zoho CRM

1. Apasă pe tab-ul Proiecte.
   
2. Apasă Proiecte în panoul din stânga.
   
3. Apasă Proiect Nou.
   
4. În câmpul Nume Grup, apasă pe iconița Adaugă (+).
   Introdu numele noului Grup de Proiecte.
5. Apasă Adaugă Grup.
   Un nou Grup de Proiecte a fost creat. Acesta poate fi asociat atât proiectelor existente, cât și celor noi.
   
   

Creează un Proiect pentru Contacte

În Zoho CRM, poți crea proiecte pentru modulul Contacte chiar dacă contactul nu este asociat unui cont. Adică, nu este obligatoriu ca un contact să aibă un cont asociat pentru a crea un proiect. În timpul creării unui proiect pentru un contact, vei fi întrebat dacă dorești să continui crearea unui proiect fără un cont. Totuși, trebuie să reții următoarele puncte la crearea unui proiect:

• Odată ce proiectul este creat, Contactul va fi considerat Client în Zoho Projects.
  
• Contactul va fi creat ca un client fictiv în Zoho Projects și toate proiectele vor fi asociate acestui client. Cu toate acestea, niciun Cont nu va fi creat în Zoho CRM. De exemplu, dacă contactul are adresa de email patricia@zylker.com, un client fictiv numit "Patricia" va fi creat în Zoho Projects. Toate proiectele create pentru acest contact vor fi mutate direct sub clientul "Patricia".
  
• În viitor, dacă contactul este asociat unui cont, contul va fi fuzionat cu compania clientului în Zoho Projects și numele companiei clientului va fi actualizat cu noul nume al contului. De exemplu, dacă Patricia este asociată unui cont numit "Zylker". În Projects, numele clientului "Patricia" va fi înlocuit cu "Zylker".
  
• Nu vei putea crea proiecte pentru un cont care este asociat cu mai mult de un contact, deoarece ar exista discrepanțe la fuzionarea clienților în Projects.
  
• Dacă un cont este deja o companie client în Projects și este de asemenea asociat unui contact, va apărea o eroare la crearea unui proiect din cauza discrepanțelor la fuzionarea clienților.
  

Pentru a crea un proiect nou pentru Contacte

1. Mergi la modulul Contacte și selectează o Înregistrare.
   
2. În lista asociată a înregistrării, mergi la Zoho Projects > apasă Proiect Nou.
   
3. Apasă Da, Continuă, în fereastra popup.
   
4. Introdu detaliile proiectului în formular.
   
5. Apasă Salvează.
   
   

Accesează Tab-ul Proiecte

Integrarea Zoho Projects cu Zoho CRM are scopul de a-ți facilita crearea și atribuirea proiectelor utilizatorilor CRM după ce o tranzacție este câștigată. Detaliile complete ale Proiectului din Zoho Projects sunt transmise în Zoho CRM și prezentate în Tab-ul Proiecte. Funcționalitățile sunt aceleași ca în Projects. Poți efectua toate sarcinile și activitățile pe care le-ai face în Zoho Projects direct din Zoho CRM. Vezi și Ajutor Zoho Projects

• Când apeși pe Tab-ul Proiecte, ești direcționat către o fereastră iFrame unde sunt încărcate detaliile din Zoho Projects. Vei fi direcționat către secțiunea Feeds a contului Zoho Projects respectiv.
  
  
  
  
• Când apeși pe un proiect din pagina Detalii Înregistrare a modulelor Conturi, Contacte sau Tranzacții, ești direcționat către Dashboard-ul proiectului respectiv.
  

Creează o sarcină nouă pentru un proiect din Zoho CRM

Poți crea rapid o sarcină nouă pentru un proiect al unui contact, cont sau tranzacție. Această sarcină creată în Zoho CRM poate fi sincronizată cu Zoho Projects. Doar utilizatorii cu permisiunea de Adăugare Sarcină în Zoho Projects pot crea/sincroniza sarcini din CRM.

Pentru a crea o sarcină nouă

1. În pagina Detalii Înregistrare a modulului selectat, apasă Sarcină Nouă în Lista Asociată Activități Deschise.
   
2. Introdu detaliile necesare și apasă Salvează și Adaugă în Zoho Projects.
   
   
   
   Dacă nu vezi butonul Salvează și Adaugă în Zoho Projects, înseamnă că nu există proiecte listate pentru înregistrarea selectată.
3. În fereastra pop-up Adaugă în Zoho Projects, selectează proiectul la care dorești să adaugi sarcina.
   
   Vor fi listate doar proiectele la care utilizatorul aparține.
   
   
   
   
   
   Poți de asemenea sincroniza sarcinile cu contul tău Projects sau adăuga direct o sarcină în Projects. O pictogramă de sincronizare va fi afișată lângă lista de activități deschise, confirmând că sarcinile create în Zoho CRM sunt sincronizate cu contul tău Projects.
   
   
   
4. Câmpurile sarcinii vor fi mapate și notele legate de sarcină vor fi de asemenea sincronizate.
   
   
   Maparea Câmpurilor
   
   

   Câmpuri CRM	Câmpuri Projects
   Subiect	Titlu Sarcină
   Proprietar Sarcină	Persoană Atribuită Sarcinii
   Data Scadentă	- Data de Început (Data Curentă) - Data de Sfârșit (Data de sfârșit va fi sincronizată doar cu CRM)
   Stare - Finalizat - Neînceput	Finalizare - Finalizat va fi mapat ca 100% în Zoho Projects. - Altă stare (Neînceput) va fi setată la 0% în Projects.
   Note	Comentariu (Conținutul Notelor din CRM va fi mapat ca comentarii în contul tău Projects și titlul Notelor nu va fi sincronizat)
   Descriere	Descriere
   Prioritate - Ridicată, Cea mai ridicată - Scăzută, Cea mai scăzută - Normală	Prioritate - Ridicată - Scăzută - Medie

5. Apasă Salvează.
   Acum sarcina va fi adăugată sub proiectul selectat.

Notă

• Nu poți asocia o sarcină unui proiect când înregistrarea respectivă nu este legată de niciun proiect.
  
• Dacă comentezi din Zoho Projects la o sarcină creată inițial în Zoho CRM, acest comentariu va fi adăugat ca notă la contactul/contul/tranzacția asociată în Zoho CRM.
  
• Dacă proprietarul sarcinii atribuit din Projects nu este utilizator Zoho CRM, atunci cel care creează sarcina în CRM va fi atribuit automat ca proprietar. Cu toate acestea, dacă proprietarul sarcinii atribuit din CRM nu este utilizator în Zoho Projects, atunci sarcina va rămâne neatribuită în contul tău Projects.
  
• Sarcinile restaurate din Coșul de Reciclare din CRM vor fi tratate ca Sarcină Nouă în Projects, deoarece Projects nu suportă Coșul de Reciclare.
  
• Dacă integrarea cu proiecte este dezactivată din CRM, sincronizarea tuturor sarcinilor și notelor va fi de asemenea eliminată.
  
• Data de sfârșit (data de sfârșit a sarcinii tale din CRM) va fi sincronizată doar cu CRM.
  
• Titlul Notelor nu va fi sincronizat cu Projects.
  
• Câmpurile Memento și Atașamente nu vor fi sincronizate deoarece CRM și Projects au propriile lor Memento-uri și Atașamente.
  
• Sarcinile recurente nu vor fi transmise către Projects.
  

Vizualizează Sarcini, Jaloane și Erori

Sarcinile, Jaloanele și Erorile asociate unui proiect sunt transmise din Zoho Projects în Zoho CRM. În Zoho CRM, le poți vizualiza în pagina [Detalii Înregistrare] a modulelor Conturi, Contacte sau Tranzacții. Poți de asemenea adăuga o sarcină și un jalon din Zoho CRM.

Pentru a vizualiza sarcini, jaloane și erori

1. Mergi la pagina [Detalii Înregistrare] a modulului dorit.
   
2. În secțiunea Zoho Projects, apasă pe bara de finalizare sub Sarcină sau Probleme în funcție de ce dorești să adaugi la proiect.
   
   
   
   
3. În fereastra popup care apare, adaugă o sarcină nouă sau o eroare.
   Vezi și Ajutor Zoho Projects
   
   
   
   
   
4. Apasă Finalizare Proiect pentru a vizualiza metrici importante precum sarcini planificate vs. reale, starea proiectului etc.,