Utilizarea plug-in-ului MS Outlook (Windows)
Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.
Am dezactivat descărcarea plug-in-ului MS Outlook. Plug-in-ul nu va mai fi funcțional după 31 mai 2021. Citește mai multe despre asta aici.
Folosind plug-in-ul Zoho CRM pentru Microsoft Outlook, poți face următoarele:
- Adăuga înregistrări în categoria Zoho
- Elimina înregistrări din categoria Zoho
- Sincroniza automat (unidirecțional) Contacte, Sarcini și Evenimente din Calendar din MS Outlook în Zoho CRM
- Exporta Contacte, Sarcini și Calendar (Evenimente) din MS Outlook în Zoho CRM
- Adăuga e-mailuri la Lead-uri, Contacte sau Potențiale în Zoho CRM
- Adăuga e-mailuri ca și Cazuri în Zoho CRM
Categorizarea înregistrărilor ca Zoho
În Microsoft Outlook, contactele, sarcinile și evenimentele din calendar pot fi grupate în categorii. Atribuirea înregistrărilor la categorii te ajută să sortezi și apoi să vizualizezi înregistrările pe categorii. Cu plug-in-ul Zoho CRM, primești o categorie suplimentară, și anume Zoho. Poți folosi această categorie la sincronizarea înregistrărilor în Zoho CRM.
Pentru a marca înregistrările în categoria Zoho
- Selectează Contacte, Sarcini sau Evenimente din Calendar.
Reține că înregistrările trebuie selectate din folderul corespunzător pe care l-ai specificat în Setările de Foldere. - Apasă pe Home > Categorize.
- Selectează caseta de bifat Zoho din lista de categorii.
Înregistrarea va fi marcată în categoria Zoho.
Similar, poți elimina categoria debifând caseta.
Sincronizarea Contactelor, Sarcinilor și Calendarului
Opțiunea de sincronizare unidirecțională trimite Contacte, Sarcini, Evenimente din Calendar din MS Outlook în Zoho CRM. Te ajută să păstrezi datele actualizate atât în Zoho CRM, cât și în MS Outlook și poți evita duplicarea datelor. Sincronizarea datelor poate fi făcută manual sau automat.
Sincronizarea Contactelor - Maparea Câmpurilor
| MS Outlook | Zoho CRM | Lungimea câmpului în Zoho CRM |
| First Name | First Name | 40 |
| Last Name | Last Name | 80 |
| Email 1 | Email Address | - |
| Job Title | Title | 100 |
| Company Name | Account Name | 200 |
| Department | Department | 50 |
| Business Telephone Number | Phone | 50 |
| Home Telephone Number | Home Phone | 30 |
| Other Telephone Number | Other Phone | 30 |
| Business Fax Number | Fax | 30 |
| Mobile Telephone Number | Mobile | 30 |
| Assistant Name | Assistant | 50 |
| Assistant Telephone Number | Asst Phone | 30 |
| Manager Name | Report To | 50 |
| Business Address Street | Mailing Street | 250 |
| Business Address City | Mailing City | 30 |
| Business Address State | Mailing State | 30 |
| Business Address Postal Code | Mailing zip | 30 |
| Business Address Country | Mailing country | 30 |
| Other Address Street | Other Street | 250 |
| Other Address City | Other City | 30 |
| Other Address State | Other State | 30 |
| Other Address Postal Code | Other zip | 30 |
| Other Address Country | Other Country | 30 |
| Description | Description | 32000 |
| Birthday | Birthday | - |
Notă
Verificarea duplicatelor pentru Contacte se bazează în principal pe ID-ul de Email al contactelor. În absența unei adrese de email, duplicatele sunt identificate pe baza Prenumelui și Numelui de Familie.
Sincronizarea Sarcinilor - Maparea Câmpurilor
| MS Outlook | Zoho CRM | Lungimea câmpului în Zoho CRM |
|
Subject
|
Subject
|
255
|
|
Due Date
|
Due Date
|
-
|
|
Start Date
|
-
|
-
|
|
Priority
|
Priority
|
-
|
|
Status
|
Status
|
-
|
|
Description
|
Description
|
32000
|
Notă
Verificarea duplicatelor pentru Sarcini se bazează pe Subiect și Data de Încheiere.
Sincronizarea Calendarului - Maparea Câmpurilor
| MS Outlook | Zoho CRM | Lungimea câmpului în CRM |
|
Subject
|
Subject
|
255
|
|
Start Time
| Start Date and Time |
-
|
|
End Time
| End Date and Time |
-
|
|
Location
|
Venue
|
255
|
|
Description
|
Description
|
32000
|
|
Attendees
| Participants |
-
|
Notă
Verificarea duplicatelor pentru Evenimente se bazează pe Subiect, Data și Ora de Început și Data și Ora de Sfârșit, precum și pe ID-ul de Email al participanților.
Sincronizarea participanților la evenimente
Când sincronizezi evenimente din Microsoft Outlook în Zoho CRM, participanții la eveniment din Outlook sunt sincronizați automat ca participanți la eveniment în Zoho CRM. Participanții sincronizați astfel sunt asociați evenimentului ca și contacte, lead-uri sau utilizatori Zoho CRM, după caz. Dacă participanții nu sunt niciunul dintre aceștia, atunci doar adresa de email a participantului/participanților este afișată în secțiunea
Participants.
Similar, când sincronizezi evenimente din Zoho CRM în Microsoft Outlook, participanții la eveniment sunt incluși automat ca participanți la eveniment în Outlook la sincronizare.
În cazul în care există duplicate în adresele de email sincronizate din Microsoft Outlook în Zoho CRM, problema este rezolvată pe baza următoarei ordini de prioritate:
- Contacte
- Lead-uri
- Utilizator Zoho CRM
Dacă ID-ul de Email al unui participant există în Zoho CRM atât ca și contact, cât și ca lead, atunci Zoho CRM asociază contactul la eveniment ca participant și ignoră lead-ul. Acest lucru se întâmplă deoarece un Contact are cea mai mare prioritate.
Dacă două contacte în Zoho CRM au aceeași adresă de email ca cea a unui participant, contactul care a fost creat primul în Zoho CRM este asociat evenimentului ca participant.
Notă
- E-mailurile de invitație la eveniment nu sunt trimise automat participanților în Zoho CRM atunci când un eveniment este creat prin sincronizare din Microsoft Outlook. Acest lucru se întâmplă deoarece decizia privind e-mailurile de invitație a fost deja luată la momentul creării evenimentului în Microsoft Outlook. Prin urmare, utilizatorul nu este solicitat să trimită un e-mail de invitație pentru evenimentele create ca rezultat al sincronizării în Zoho CRM. Același lucru se aplică și evenimentelor sincronizate din Zoho CRM în Microsoft Outlook.
- Dacă este necesar, e-mailurile de invitație pot fi trimise participanților la eveniment prin editarea manuală a unui eveniment și trimiterea e-mailului, la fel cum se face pentru orice eveniment obișnuit atât în Zoho CRM, cât și în Microsoft Outlook.
Pentru a activa sincronizarea automată
- În Microsoft Outlook, apasă pe Zoho CRM > Settings.
- În caseta de dialog Settings, apasă pe tab-ul Contacts/Tasks/Calendars.
- Selectează caseta de bifat Automatically sync the changes made in Outlook contacts/tasks/appointments to Zoho CRM.
- Apasă pe Save.
Modificările aduse înregistrărilor înainte de activarea opțiunii de sincronizare automată trebuie sincronizate manual.
Pentru a sincroniza manual contacte, sarcini și evenimente din calendar
- Conectează-te la Zoho CRM din Microsoft Outlook.
- Din plug-in-ul Zoho CRM, apasă pe Sync Contact/Task/Calendar.
Sincronizarea va începe automat. Pe baza Synchronize Settings, înregistrările vor fi actualizate.
Notă
- Poți apăsa pe linkul View Details pentru a obține lista detaliată a modificărilor.
- Detaliile Sincronizării Contactelor/Sarcinilor/Calendarului sunt afișate în trei categorii - To Add, To Update și To Delete.
- În timpul sincronizării contactelor, sarcinilor sau evenimentelor, înregistrările care nu au fost sincronizate în timpul unei sincronizări anterioare sunt automat debifate și marcate ca Ignored during previous sync în coloana Information.
Astfel poți vedea ușor care înregistrări nu au fost sincronizate anterior. De asemenea, dacă decizi să le incluzi în sincronizarea curentă, tot ce trebuie să faci este să selectezi înregistrările și să le sincronizezi. - Capacitatea unui utilizator de a edita înregistrările sincronizate cu Outlook depinde de permisiunile profilului său și de regulile de partajare a datelor.
- În cazul permisiunilor de profil restricționate, un utilizator va primi un avertisment Permission Denied când încearcă să modifice înregistrarea.
- În cazul în care un utilizator încearcă să modifice o înregistrare partajată cu el pe baza regulilor de partajare a datelor, modificările înregistrării vor fi reflectate în Zoho CRM pe baza Tipului de Acces setat în regula de partajare a datelor. Acest lucru se va întâmpla chiar dacă utilizatorul are permisiunile de profil necesare pentru a accesa înregistrarea. De exemplu, dacă Tipul de Acces al unei înregistrări este setat la Read Only, utilizatorul nu poate face modificări efective chiar dacă are permisiunile de profil necesare pentru a edita înregistrarea.
Adăugarea e-mailurilor ca și Cazuri în Zoho CRM
Poți adăuga mesaje de e-mail specifice clienților din Microsoft Outlook în Zoho CRM ca și Caz. Înainte de a adăuga mesajele de e-mail, asigură-te că contactul corespunzător e-mailului există în Zoho CRM.
Pentru a adăuga mesaje de e-mail ca și Cazuri în Zoho CRM
- Selectează Inbox din bara laterală sau Folderul care conține e-mailurile ce trebuie adăugate în Zoho CRM.
- Selectează e-mailul specific clientului din Inbox sau din folderul de e-mail personalizat.
- Din plug-in-ul Zoho CRM, apasă pe Add Case.
- În caseta de dialog Add Case, selectează un Status din lista derulantă.
- Selectează caseta de bifat Attachments dacă dorești ca și atașamentele să fie adăugate împreună cu e-mailul.
- Caută înregistrări pe baza unor criterii date și apoi adaugă e-mailul ca și caz la înregistrările selectate.
- Apasă pe Add.
E-mailul va fi adăugat ca și caz în Zoho CRM.
Notă
Poți căuta și adăuga e-mailul ca și caz doar la contactele selectate, dacă este necesar.
La adăugarea către Contacte, dacă selectezi statusul și apeși doar pe Add, atunci va fi creată o înregistrare nouă și următoarele valori vor fi preluate în Zoho CRM:
| În MS Outlook | În Zoho CRM |
| Email Address | Email Address |
| Contact Name | Contact Name |
| Subiectul e-mailului | Subiectul Cazului |
| Conținutul e-mailului | Descrierea Cazului |
Adăugarea e-mailurilor în Zoho CRM
Poți asocia mesajele de e-mail pe care le primești în Microsoft Outlook la înregistrările de Lead-uri, Contacte sau Potențiale din Zoho CRM. Înainte de a adăuga mesajele de e-mail, asigură-te că contactul corespunzător e-mailului există în Zoho CRM. Dacă nu, pe baza Mail Settings, e-mailurile vor fi asociate la înregistrările din CRM. Există patru moduri prin care poți adăuga e-mailuri în CRM:
Opțiunea Add Email
- La apăsarea acestei opțiuni, e-mailul selectat (primit sau trimis) va fi adăugat la lead/contact pe baza Mail Settings specificate.
Opțiunea Search and Add Email
- Poți căuta înregistrări după criterii și adăuga e-mailul (primit sau trimis) la înregistrările corespunzătoare.
- Această opțiune poate fi folosită pentru a asocia e-mailuri la potențiale.
- E-mailurile nu sunt asociate pe baza Mail Settings. Ai opțiunea aici să selectezi modulul.
Adăugarea automată a e-mailurilor trimise
- La trimiterea unui e-mail din MS Outlook, acesta va fi adăugat automat la contactul corespunzător din Zoho CRM.
- E-mailul trimis va fi adăugat în Zoho CRM doar dacă este disponibil în folderul de mesaje trimise specificat în Mail Settings.
- Contactul căruia i se trimite e-mailul trebuie să fie listat în Folderul și Categoria specificate în Contact Settings.
- Pentru utilizatorii de conturi IMAP, e-mailul poate să nu fie asociat automat la înregistrările din Zoho CRM dacă opțiunea "Save sent items in the Sent Item folder on this computer" nu este selectată în setările MS Outlook. Pentru a activa:
- Deschide setările de cont din MS Outlook.
- Apasă pe More Settings > Sent Items.
- Selectează "Save sent items in the Sent Item folder on this computer".
- Apasă pe OK.
Opțiunea Send and Add din fereastra de compunere
- Poți compune un e-mail către clientul tău și să-l adaugi în Zoho CRM de fiecare dată când îl trimiți.
- Această opțiune poate fi folosită pentru a asocia e-mailuri la tranzacții.
Pentru a adăuga e-mailuri în Zoho CRM folosind opțiunea Add Email
- Selectează Folderul care conține e-mailurile ce trebuie adăugate în Zoho CRM.
- Selectează e-mailul specific clientului din folder.
- Din plug-in-ul Zoho CRM, apasă pe Add Email.
Pe baza setărilor Mail, e-mailul selectat va fi adăugat la lead-ul/contactul din Zoho CRM.
Pentru a adăuga e-mailuri în Zoho CRM folosind opțiunea Search and Add Email
- Selectează Folderul care conține e-mailurile ce trebuie adăugate în Zoho CRM.
- Selectează e-mailul specific clientului din folder.
- Din plug-in-ul Zoho CRM, apasă pe Search and Add Email.
- În caseta de dialog Add Email, selectează un Modul (Leads, Contacts sau Deals) din lista derulantă.
Când selectezi Deals, va fi disponibil un alt câmp, și anume Criteria (pentru căutarea înregistrărilor).
Trebuie să selectezi fie Email Address, fie Deal Name pentru a căuta înregistrările. La selectarea Email Address, vor fi căutate Contactele cu adresa de email corespunzătoare în Zoho CRM și vor fi listate înregistrările de Deal asociate contactelor corespunzătoare. - Selectează caseta de bifat Attachments dacă dorești ca și atașamentele să fie adăugate împreună cu e-mailul. Poți de asemenea să faci următoarele:
- Caută înregistrări pe baza unor criterii date. Înregistrările corespunzătoare vor fi listate.
- Apasă pe Add.
E-mailul va fi adăugat la lead-urile/contactele/potențialele selectate.
Notă
La adăugarea către Lead-uri sau Contacte, dacă selectezi modulul și apeși doar pe
Add, atunci va fi creată o înregistrare nouă și următoarele valori vor fi preluate în Zoho CRM:
- Adresa de email din MS Outlook va fi adresa de email din Zoho CRM
- Numele contactului din e-mail va fi numele Contactului sau Lead-ului în Zoho CRM.
VEZI ȘI
Articole Similare
Partener Certificat Zoho
Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?
Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.
Contacteaza-ne