Depanarea Pipeline-urilor de Vânzări

Aproape toate problemele cu pipeline-urile arată la fel din perspectiva utilizatorului - „nu pot să schimb etapa" - și au cauze complet diferite. Pagina asta le ia pe rând, în ordinea în care le întâlnim în proiecte.

Nu pot schimba etapa unei oportunități

Patru cauze posibile, verificate în ordinea asta:

1. Un Blueprint controlează tranzițiile. Când o oportunitate este într-un proces Blueprint, etapa nu se mai schimbă direct din câmp: trecerea se face prin butoanele de tranziție. Este cea mai frecventă cauză și cel mai des confundată cu o eroare. Verifică dacă înregistrarea are un buton de tranziție afișat.
2. O tranziție are condiții necompletate. Blueprint-ul poate cere completarea unor câmpuri sau atașarea unui document înainte de a permite trecerea. Mesajul afișat este uneori vag, dar câmpul lipsă este marcat.
3. Nu ai drepturile necesare. Profilul poate permite vizualizarea, dar nu editarea etapei, sau regula de partajare îți dă doar drept de citire pe înregistrarea altcuiva.
4. O regulă de validare blochează salvarea. Aici eroarea apare la salvare, nu la selecție.

Diferența practică: dacă lista de etape nu se deschide deloc, e permisiune sau Blueprint. Dacă alegi etapa dar nu se salvează, e validare.

Nu văd pipeline-ul creat

Un pipeline nou nu apare automat pentru toată lumea. Verifică două lucruri: dacă este asociat layout-ului pe care îl folosește utilizatorul, și dacă profilul acestuia are acces la layout.

Într-o organizație cu mai multe layout-uri - frecvent când există linii de business separate - un pipeline atașat unui singur layout rămâne invizibil pentru restul echipei, ceea ce arată exact ca un bug.

Etapele nu apar în ordinea corectă

Ordinea etapelor este cea definită în configurarea pipeline-ului, nu ordinea creării lor. Dacă ai adăugat o etapă ulterior, ea se așază la sfârșit până o repoziționezi.

Merită verificat după fiecare modificare, pentru că o etapă rămasă la coadă schimbă felul în care echipa citește vizualizarea Kanban.

Prognoza nu se potrivește cu ce știu eu

De obicei nu este o eroare de calcul, ci una dintre trei situații:

• Probabilitățile sunt cele implicite. Valoarea ponderată se calculează cu procentul asociat etapei. Dacă nu l-ai setat pe datele tale, prognoza reflectă o medie generică.
• Datele de închidere sunt în trecut. Oportunitățile cu termen depășit dar încă deschise cad în afara perioadei analizate. Este cel mai frecvent motiv pentru care „lipsesc bani" din prognoză.
• Pipeline-uri diferite, procente diferite. Un raport care le adună pune la un loc etape care nu înseamnă același lucru.

Prima verificare pe care o facem: câte oportunități deschise au data de închidere în trecut. La majoritatea sistemelor pe care le preluăm, răspunsul explică singur diferența.

Oportunitățile rămân blocate într-o etapă

Când multe înregistrări se adună într-o singură etapă și nu mai avansează, cauza este aproape întotdeauna definiția etapei, nu comportamentul echipei.

O etapă numită „În discuție" nu are criteriu de ieșire: nimeni nu știe când s-a terminat discuția. Una numită „Ofertă trimisă" are - fie ai trimis-o, fie nu.

Soluția nu e o automatizare care mută înregistrările, ci redenumirea etapelor în acțiuni verificabile. Am văzut pipeline-uri „reparate" doar prin schimbarea a două denumiri.

Ce verific înainte să raportez o problemă

Lista scurtă care rezolvă majoritatea sesizărilor înainte să ajungă la suport:

1. Înregistrarea este într-un Blueprint activ?
2. Utilizatorul are drept de editare pe ea?
3. Layout-ul folosit are pipeline-ul asociat?
4. Există o regulă de validare pe modul?
5. Problema apare și la un administrator, pe aceeași înregistrare?

Ultima întrebare separă în zece secunde problemele de permisiuni de cele de configurare.