Blocarea înregistrărilor: Configurare și utilizare

Disponibilitate

Permisiune necesară

Utilizatorii cu permisiunea Personalizare Module pot configura blocarea înregistrărilor pentru un modul.

Verifică disponibilitatea și limitele funcționalității

Configurarea blocării

Blocare automată

1. Poți configura până la cinci reguli per modul. Fiecare regulă va avea un nume care va fi afișat pe pagina de detalii a înregistrării când o înregistrare este blocată.
   
2. Poți selecta dacă să blochezi înregistrările pentru toate profilurile sau pentru toate profilurile cu câteva excepții.
   
3. Poți selecta acțiunile care vor fi restricționate pentru înregistrări. Opțiunea de Editare este restricționată implicit.
   
4. Permite câmpuri care pot fi modificate chiar și când înregistrarea este blocată.
   

Note:

1. Câmpurile precum câmpul de layout, câmpul de pipeline și câmpurile agregate din subformulare nu vor fi disponibile în lista de câmpuri restricționate.
   
2. În unele cazuri, câmpurile care nu pot fi editate direct pe pagina de detalii vor fi de asemenea listate în lista de câmpuri disponibile. Astfel de câmpuri, când sunt permise, pot fi actualizate prin API.
   Ex: câmpul Model de preț în modulul de liste de prețuri și câmpul Pipeline în modulul de tranzacții.

Module care acceptă blocarea înregistrărilor:

Lead-uri	Contacte	Conturi
Tranzacții	Oferte	Comenzi de vânzare
Comenzi de achiziție	Facturi	Furnizori
Liste de prețuri	Cazuri	Soluții
Sarcini	Module personalizate	Produse

Pentru modulele personalizate, doar cele create de utilizatori vor accepta blocarea înregistrărilor. Modulele personalizate create prin extensii, integrări sau alte mijloace nu sunt acceptate.

Odată ce o înregistrare este blocată, pictograma de blocare va apărea pe imaginea înregistrării sau lângă numele înregistrării. Doar câmpurile permise vor fi disponibile pentru editare. Detaliile blocării, cum ar fi motivul (adică condiția de blocare), data blocării și câmpurile disponibile pentru editare vor fi afișate pe butonul de detalii.

1. Navighează la Setup, apoi sub Customization, mergi la Modules and Fields.
   
2. Apoi mergi la modulul pentru care vrei să configurezi blocarea.
3. În tab-ul Locking Configuration, apasă Configure Now.
   
   
4. Pe pagina Locking Configuration, fă următoarele:
   
   
1. Comută Manually pentru a activa sau dezactiva blocarea manuală a înregistrărilor de către utilizatorii cu permisiune de blocare.
   
2. Comută Automatically pentru a activa blocarea înregistrărilor când sunt îndeplinite anumite criterii.
   
   Setează un nume pentru regulă și furnizează diversele criterii care trebuie îndeplinite pentru a bloca înregistrarea, apoi salvează.
3. Pentru blocarea automată a înregistrărilor, bifează caseta dacă vrei ca înregistrările existente care îndeplinesc criteriile setate să fie blocate.
   
4. Setări pentru înregistrările blocate:
   
5. Blochează înregistrările pentru Selectează dacă să blochezi înregistrările pentru toate profilurile sau pentru toate profilurile cu câteva excepții. Poți selecta excepțiile din selectorul multiplu.
   
   
6. Blochează înregistrările pentru utilizatorii portalului: Bifează caseta dacă vrei să blochezi înregistrările care sunt accesibile utilizatorilor portalului tău.
   
   
7. Acțiuni restricționate: Selectează acțiunile care vor fi restricționate pentru înregistrările blocate.
   
   Acțiunea de editare este restricționată implicit.
8. Câmpuri permise pentru modificare: Selectează câmpurile care vor fi permise pentru modificare în cazul unei înregistrări blocate.
   
   
5. Apasă Save.
   

1. Navighează la Setup, apoi sub Customization, mergi la Modules and Fields.
   
2. Apoi mergi la modulul pentru care vrei să ștergi configurația de blocare.
3. În tab-ul Lock Configuration, apasă Delete.
   
   
4. În fereastra pop-up, apasă Yes, Delete.
   

Blocare manuală

1. Mergi la modulul specific și deschide înregistrarea.
   
2. Pe pagina Record Detail, apasă pe meniul cu trei puncte din dreapta sus.
   
   
3. Apasă Lock.
   
4. În fereastra pop-up, furnizează un motiv pentru blocare.
   
   
5. Apasă Lock.
   

Comportamentul înregistrărilor blocate

1. Pagina de detalii a înregistrării: Pe pagina de detalii a înregistrării, o pictogramă de blocare va fi afișată împreună cu imaginea înregistrării, iar pe interfața paginii de detalii vei vedea "Înregistrarea este blocată" împreună cu opțiunile de a verifica detaliile despre blocare și opțiunea de deblocare.
   
   Cronologia înregistrării va afișa de asemenea detaliile blocării.
   
   
2. Vizualizare listă: În vizualizarea listă, înregistrările blocate vor fi afișate cu o pictogramă de blocare.
   
   În plus, poți filtra înregistrările în vizualizarea listă pe baza opțiunii de filtru predefinit, precum și să utilizezi vizualizarea personalizată definită de sistem.
   
   

Note:

1. Vizualizarea personalizată definită de sistem și opțiunea de filtru vor prelua doar înregistrările care sunt blocate conform configurației de blocare a înregistrărilor.
2. Poți actualiza în masă înregistrările blocate dacă câmpurile de actualizat sunt permise pentru modificare în configurația de blocare a înregistrărilor.
3. Dacă ștergi regula din configurația de blocare a înregistrărilor, înregistrările blocate prin acele reguli vor fi deblocate automat. Dacă configurația de blocare este ștearsă, toate înregistrările din modul vor fi deblocate.
   
4. Când o organizație este retrogradată la ediții inferioare ale Zoho CRM, înregistrările blocate vor fi deblocate automat; starea de blocare nu poate fi recuperată la upgrade.

Cazuri speciale

1. Efectul automatizării asupra înregistrărilor blocate
   Înregistrările blocate pot trece în continuare prin procese automatizate precum workflow, reguli de atribuire, procese de aprobare și reguli de punctare atunci când înregistrarea blocată este declanșată pentru reguli specifice. Acest lucru se poate întâmpla când un utilizator care are permisiunea de a actualiza înregistrările blocate declanșează aceste procese. Aceasta este pentru a se asigura că datele se comportă conform regulilor automatizate configurate.
   Să presupunem că există o regulă de workflow configurată astfel încât o actualizare de câmp se aplică înregistrărilor la creare sau actualizare. În acest caz, dacă un utilizator care este exceptat de la blocarea înregistrărilor editează înregistrarea care este blocată pentru alți utilizatori, actualizarea corespunzătoare a câmpului se declanșează.
   Același lucru se întâmplă și pentru alte funcționalități de automatizare.
   
2. Cazuri Blueprint
   O înregistrare care a intrat deja într-un Blueprint poate fi în continuare blocată automat dacă îndeplinește criteriile regulii de blocare. În acest caz, tranzițiile Blueprint vor fi ascunse pe pagina de detalii a înregistrării.
   Un utilizator care are permisiunea de a edita înregistrările blocate poate efectua tranzițiile dacă este eligibil conform configurației Blueprint respective.
   
3. Sincronizare integrări
   În câteva din integrările la nivel de organizație, poate exista sincronizare între înregistrările ambelor produse. De exemplu, integrarea cu Zoho Desk îți permite să configurezi sincronizarea contactelor între Zoho CRM și Zoho Desk.
   În astfel de cazuri, dacă un contact care este blocat în CRM este actualizat în Zoho Desk, actualizarea se face și în CRM. Acest lucru este urmat pentru a se asigura că datele sunt întotdeauna consistente la ambele capete.
   În același timp, înregistrările blocate vor fi în continuare trimise către Zoho Desk din CRM.
   Alte exemple ale aceluiași flux - sunt Zoho Projects și Zoho Finance Suite.
   
   În integrările specifice utilizatorului, cum ar fi sincronizarea contactelor Google și sincronizarea Microsoft, înregistrările blocate nu vor fi trimise către produsul integrat dacă utilizatorul care folosește contul său pentru astfel de sincronizări nu este exceptat de la blocare.

Puncte de reținut

1. Înregistrările din listele asociate pot fi în continuare asociate cu înregistrările blocate. Nu va exista nicio restricție pentru asocierile din listele asociate.
   
2. Cu toate acestea, înregistrările blocate nu pot fi asociate ca înregistrări din lista asociată pentru o înregistrare părinte normală. Când o înregistrare este asociată prin lista asociată, câmpul de lookup corespunzător se actualizează. Cu toate acestea, deoarece înregistrarea este blocată, câmpul de lookup corespunzător nu ar trebui actualizat. Prin urmare, înregistrările blocate nu pot fi asociate prin listele asociate.
   
3. Dacă câmpul de lookup corespunzător este permis pentru modificare conform configurației de blocare a înregistrărilor, această asociere se poate face fără nicio restricție.