Configurarea Motivator pentru Zoho CRM

1. Mergi la Setup > General > Motivator.
2. Apasă Access Motivator.
   Vei fi redirecționat către pagina principală Motivator pentru Zoho CRM într-un tab nou.

Motivator pentru Zoho CRM poate fi accesat și din pagina principală a contului tău CRM apăsând pictograma din panoul de jos.

Pagina principală Motivator

Motivator pentru Zoho CRM conține următoarele:

1. Home
   
2. Dashboards
   
3. KPI-uri
   
4. Targets
   
5. Games
   
6. Achievements
   
7. TV channels
   
8. Teams
   

Pentru a crea unul dintre elementele de mai sus, poți apăsa pe meniu sau pe caseta corespunzătoare de pe pagina principală (create team, create game etc.)

Poți ascunde panoul din stânga sau meniul apăsând pictograma din partea de sus a paginii.

Comutarea între temele dark și light

Interfața utilizatorului poate fi personalizată conform preferințelor individuale. Poți comuta între modul dark sau light folosind pictograma de lângă imaginea de profil. Tema implicită va fi întotdeauna setată pe modul light.

Componentele și limitele lor pentru fiecare ediție

Crearea KPI-urilor

Notă: KPI-urile din Motivator pentru Zoho CRM nu sunt legate de KPI-urile create în tab-ul CRM Analytics.

Elementele cheie ale unui KPI

1. Compararea performanței între perioade de timp
   Pentru a înțelege și compara rezultatele KPI între diferite perioade de timp, trebuie să selectezi timpul pe baza căruia se consideră înregistrările pentru evaluarea KPI. De exemplu, dacă selectezi timpul de creare al unei înregistrări, poți:
1. Observa dacă numărul de înregistrări create în această lună sau săptămână este mai mare sau mai mic decât cel din luna sau săptămâna anterioară.
   
2. Verifica dacă numărul de activități scadente în această săptămână este mai mare sau mai mic decât cel din săptămâna anterioară.
   Notă: Timpul se calculează pe baza lunii, săptămânii și zilei calendaristice. De exemplu, dacă targetul lunar este setat pe data de 15, vei obține rezultatele de la 15 la 30 pentru acea lună. Pentru lunile următoare, rezultatul va fi afișat pentru întreaga lună calendaristică (1 la 30 sau 31).
2. Setarea scorurilor sau punctelor pentru destinatari
   Există două moduri de a determina scorurile pentru oamenii de vânzări:
1. Setează puncte manual ori de câte ori o înregistrare îndeplinește un criteriu definit. De exemplu, dacă KPI-ul se execută la crearea unei înregistrări, atunci un punct va fi acordat ori de câte ori o înregistrare este creată de agentul de vânzări.
   
2. Folosește valoarea prezentă într-un câmp numeric sau de valută, cum ar fi scorul lead-ului, ratingul clientului sau numărul de tichete închise ca puncte pentru reprezentantul de vânzări.
   
3. Destinatarul punctelor
   Scorurile sau punctele pot fi acordate proprietarului înregistrării, utilizatorului care modifică sau creează înregistrarea, sau oricărui utilizator secundar asociat cu înregistrarea. De exemplu, dacă un tichet este creat de un agent de suport, dar rezolvat de SME, atunci poți acorda puncte SME-ului în loc de creatorul tichetului.

1. Conectează-te la contul tău CRM ca administrator.
   
2. Apasă pictograma Sales Motivator ( ) pe pagina principală CRM.
   
3. Pe pagina principală Motivator pentru Zoho CRM , selectează Create KPI .
   
   Alternativ, poți selecta KPI din meniu.
   
   
4. Pe pagina Create KPI fă următoarele:
   
1. Introdu numele KPI-ului .
   
2. Selectează modulul .
   
3. Alege timpul de selecție al înregistrărilor din lista derulantă.
   De exemplu, perioada de timp a creării se va aplica înregistrărilor create de la data configurării.
   
   
4. Selectează înregistrările cărora vrei să le aplici KPI-ul.
   Poți defini criterii pentru care înregistrări să aplici KPI-ul.
5. Selectează una dintre următoarele opțiuni pentru Point Computation :
1. Set point per record - Introdu o valoare, de exemplu 1 punct pentru fiecare lead generat.
2. Use the value of the field as points - Selectează orice câmp numeric pentru a-l folosi ca scor, cum ar fi scorul lead-ului sau ratingul tichetului.
   
3. Selectează un utilizator din lista derulantă Point Recipient , cum ar fi proprietarul lead-ului sau managerul de vânzări.
5. Apasă Save .
   
   

1. Apasă pe KPI din panoul din stânga.
   
2. Pe tabloul KPI, treci cu mouse-ul peste cele trei puncte și selectează oricare dintre următoarele.
   
1. About: Pentru a obține detalii despre KPI
   
2. Edit: Pentru a edita setările KPI-ului
   
3. Delete: Pentru a șterge KPI-ul
   
4. Set Target: Pentru a crea cu ușurință un target din componenta KPI
   
5. Create Game: Creează un joc cu componenta KPI
   
6. Add to Dashboard: Adaugă KPI-ul la un dashboard
   
7. Add to TV Channel: Adaugă KPI-ul la un canal TV
   
3. Trecând cu mouse-ul peste tabloul KPI, vei avea opțiunea de a face Refresh KPI-ului.
   
   

Notă

Când ștergi un KPI:

1. Va fi disociat de toate jocurile.
   
2. Targeturile, canalele TV și dashboard-urile asociate cu KPI-ul vor fi de asemenea șterse.
   

Vizualizarea performanței unui KPI

Pentru a înțelege cum performează un KPI, poți vizualiza următoarele:

1. Creștere sau scădere procentuală: Poți selecta o durată: (luna aceasta, astăzi, săptămâna aceasta, anul acesta, trimestrul acesta sau o perioadă personalizată) pentru a vedea creșterea sau scăderea procentuală a metricii KPI. De exemplu, în imaginea de mai jos, există o scădere de 10% în crearea lead-urilor luna aceasta comparativ cu luna anterioară.
   

1. Performanța unui utilizator: Poți vedea numărul de puncte obținute de fiecare individ. Reprezentarea grafică facilitează compararea și vizualizarea celor care au obținut cele mai multe puncte.
   
   

1. Pe pagina principală Motivator pentru Zoho CRM , apasă KPI din meniul din stânga.
   
2. Alege un KPI și apasă pe el.
   
3. Apasă Trend , By user sau By field pentru a vizualiza performanța.
   Dacă selectezi By field, alege un câmp din lista derulantă.
4. Apasă Show records pentru a vizualiza care înregistrări au obținut punctele respective.
   
   

Notă:

1. Un utilizator poate face parte din mai multe echipe. Cu toate acestea, poate fi atribuit doar unei singure echipe per joc.
   
2. Un lider de echipă nu poate face parte din echipă ca utilizator și viceversa.

1. Pe pagina principală Motivator pentru Zoho CRM , apasă Teams din meniul din stânga.
   
2. Pe pagina Create Team , introdu un nume pentru echipă .
   
3. Selectează utilizatorii din lista derulantă direct.
   În plus, poți apăsa opțiunea Advanced pentru a selecta toți utilizatorii cu anumite roluri și/sau teritorii.
   
   
4. Selectează unul dintre utilizatori ca Team Lead.
   
5. Apasă + Add în Team Logo pentru a adăuga un logo echipei.
   
6. Selectează o imagine de pe computer, decupează logo-ul pentru a-l seta ca logo de echipă.
   
7. Dimensiunea logo-ului trebuie să fie mai mică de 5 MB. Poate fi în oricare dintre aceste formate: PNG, JPG, BMP și GIF.
8. Apasă Save.
   
   

1. Pe pagina principală Motivator pentru Zoho CRM , apasă Targets din meniul din stânga.
   
2. Pe pagina Create Target , introdu Target Name (de ex., Target săptămânal de generare lead-uri)
   
3. Selectează KPI din lista derulantă.
   Poți crea și un KPI.
4. Selectează Target period din lista derulantă.
   
5. La Set Target for alege Company, Individual sau Team și atribuie puncte. Poți seta targetul pentru toate cele trei.
   Dacă alegi Individual sau Team, selectează un utilizator sau o echipă.
6. Apasă + pentru a adăuga mai multe targeturi.
   
7. Adaugă un Badge.
   
8. Apasă Save.
   
   

Vizualizarea progresului targetului

Pentru fiecare target, există o bară de status care afișează rata de finalizare. Un tablou de target este creat pentru fiecare target pe care l-ai setat pentru un KPI. Trecând cu mouse-ul peste tabloul de target, vei găsi opțiunea de a reîmprospăta targeturile pentru a vizualiza statusul actualizat.

Poți vizualiza și dacă targeturile tale sunt pe drumul cel bun (on-track) sau în întârziere (off-track). Acest lucru oferă o modalitate mai precisă de urmărire a targeturilor, permițând utilizatorilor să-și mențină obiectivele pe drumul cel bun și la timp. Ajută la filtrarea targeturilor pe baza statusului de finalizare, permițând utilizatorilor să identifice zonele unde progresul a rămas în urmă (off-track) sau zonele unde s-a făcut progres (on-track).

Filtrarea KPI-urilor și targeturilor

1. Modul: Poți selecta un modul și vizualiza KPI-urile și targeturile create pentru acesta.
2. Timp: Folosește un filtru bazat pe timp pentru a vizualiza KPI-urile și targeturile create astăzi sau în luna, săptămâna, trimestrul sau anul curent. Poți introduce și date personalizate pentru a vizualiza targeturi sau KPI-uri pentru o perioadă specifică.
3. Creat pentru: Vizualizează KPI-urile și targeturile create pentru întreaga companie, echipe sau utilizatori specifici.
   
   

Compararea KPI-urilor și targeturilor

Parametrii de comparare pentru Target

Notă

1. Apăsarea butonului Reset va elimina compararea.
   
2. Apăsarea pe show records va afișa doar înregistrările KPI-ului sau Targetului principal. Înregistrările din KPI-urile și Targeturile folosite pentru comparare nu vor fi afișate.
   
3. Rezultatele comparării nu pot fi salvate.
   

Pentru a compara KPI-uri și Targeturi

1. Pe pagina Sales Motivator , apasă KPI sau Target .
   
2. Pe pagina KPI sau Target , selectează una dintre componente.
   
3. Apasă Compare .
   
4. Alege fie KPI-uri, fie Targeturi în funcție de componenta pe care vrei să o compari.
5. La Compare , selectează fie Company, Users, Teams sau Compare with a timeline, așa cum este afișat pe ecran.
   Opțiunile vor fi afișate în funcție de durata selectată pentru componenta principală.
   
6. Apasă Compare .
   
7. Poți apăsa Reset pentru a elimina compararea.
8. Selectează tab-urile By user sau By field (selectează un câmp) respectiv și bifează Compare with Last month .
   

Crearea jocurilor

Pentru a-ți menține membrii echipei entuziaști și concentrați pe muncă, îi poți implica în jocuri distractive pentru a-i provoca să-și atingă obiectivele mai rapid.

O etapă personală sau un KPI poate fi făcut mai interesant prin crearea unui joc în care indivizii și echipele pot concura între ei pentru a câștiga. Poți decide data de început și de sfârșit a jocului și să-l setezi să se repete în fiecare zi, lună sau an pentru o perioadă stabilită. Aceasta îți permite să repeți automat un joc când criteriile specificate pentru KPI sunt îndeplinite.

Pentru unele etape deosebit de provocatoare, poți selecta spectatori care pot urmări jocul live fără să participe.

Pe pagina principală Games , jocurile sunt clasificate ca în desfășurare, viitoare și finalizate.

1. Joc în desfășurare: Poți încheia un joc în desfășurare oricând dorești. Tabloul jocului va afișa punctele totale obținute de participanți. Un grafic îți va arăta scorul zilei curente. Poți apăsa Full Details pe grafic pentru a vizualiza numărul de puncte obținute pe fiecare înregistrare și modulul căruia îi aparține înregistrarea.
2. Joc viitor: Poți edita sau șterge un joc viitor. Tabloul jocului va afișa durata jocului și participanții.
3. Joc finalizat: Tabloul va afișa durata jocului, participanții și punctele lor, precum și badge-urile câștigate de fiecare participant.
   
   

Pentru a crea un joc

1. Pe pagina principală Motivator pentru Zoho CRM , apasă Games din meniul din stânga.
   
2. Apasă Create Game și introdu Game name .
   
3. Selectează unul sau mai multe KPI-uri din lista derulantă.
   Poți crea și un KPI.
4. Alege Game Type : Individual sau Team.
   
1. Individual - selectează utilizatorii din lista derulantă.
   
2. Team - selectează echipele din lista derulantă.
   
5. La Set Duration , selectează o dată și oră pentru data de început și de sfârșit.
   
6. Bifează caseta Repeat this game și selectează timpul: day, week sau month .
   
7. Introdu numărul de zile/săptămâni/luni .
   
8. Selectează Viewers din lista derulantă.
   
9. Apasă Save.
   

Pentru a edita un joc

1. Pe pagina principală Motivator pentru Zoho CRM , apasă Games din meniul din stânga.
   
2. Pe orice joc în desfășurare sau viitor, apasă pictograma Ellipsis și selectează Edit.
   
3. Editează orice parametru, inclusiv participanții, durata, recompensele, KPI-urile sau numele.
   Datele jocului vor reflecta modificările de îndată ce configurația este actualizată.
   
4. Trecând cu mouse-ul peste tabloul jocului, vei avea opțiunea de a face Refresh.

Realizări

Poți vizualiza trofeele și badge-urile câștigate de companie, utilizatori individuali și echipe în tab-ul Achievements. Utilizatorii și administratorii pot filtra rezultatele după modul, timp sau tipul componentei pentru a-și vedea poziția într-un anumit joc și trofeele pe care le-au obținut. Durata jocului și punctele primite vor fi de asemenea afișate.

Difuzarea performanței pe canale TV și Dashboard-uri

Canale TV

Canalele TV folosite în compania ta pentru difuzări interne de informații pot fi utilizate pentru a afișa scorurile KPI, targeturile atinse și jocurile câștigate de participanți. Poți difuza o componentă la un moment dat.

Pentru a crea un canal TV

1. Pe pagina principală Motivator pentru Zoho CRM , apasă TV Channels din meniul din stânga.
   
2. Apasă Create your First TV Channel.
   
3. Apasă pictograma + .
   
4. Pe pagina Add Component , selectează un tip de componentă: KPI, Target sau Game .
   
1. KPI: alege un KPI și selectează tipul (user, team sau company). Selectează utilizatorii și echipa ale căror KPI-uri vrei să le afișezi. Selectează o perioadă pentru care vrei să difuzezi.
   
   
   
   
2. Target: Alege un Target și selectează tipul (user, team sau company). Selectează utilizatorul, echipa sau compania ale căror targeturi vrei să le afișezi.
5. Dacă selectezi Game, alege un joc din lista derulantă.
   
6. Apasă Add.
   
7. Redenumește canalul TV și setează timpul de tranziție pentru fiecare ecran.
   
8. Previzualizează canalul TV, anulează crearea sau salvează.

Anunțuri pe canalul TV

Funcționalitatea de anunțuri în canalul TV îți permite să incluzi mesaje importante direct în difuzarea canalului tău, oferind o modalitate mai dinamică de a partaja actualizări sau informații critice. Fie că este o realizare semnificativă, o directivă urgentă sau evidențierea unei descoperiri a unui departament, mesajul tău afișat va asigura alinierea și conștientizarea tuturor.

Pentru a crea un anunț pe canalul TV:

1. Navighează la canalul tău TV.
   
2. Apasă pe cele trei puncte și apasă 'Announcement.'
   Pe panoul Create Announcement adaugă conținutul tău.
3. Apasă Create.

Odată ce un anunț este creat pentru canalul TV, pictograma de anunț va fi disponibilă. Poți modifica direct anunțul din această opțiune.

Dashboard

Un dashboard implicit definit de sistem va afișa toate KPI-urile, targeturile și jocurile. Poți crea și un dashboard personalizat și adăuga componentele dorite și îl poți partaja cu toți sau marca ca favorit.

Pentru a crea un dashboard personalizat

1. Pe pagina principală Sales Motivator .
   

2. Apasă meniul derulant Create New, selectează Dashboard.
   
   Vei fi redirecționat către editorul de dashboard.
   
   

3. Introdu numele dashboard-ului.

4. Modifică vizibilitatea dashboard-ului.
   

5. Apasă Add Component pentru componentele pe care le dorești în dashboard-ul tău.
   
   

6. Odată ce componentele sunt adăugate, le poți reordona conform cerințelor tale.
   

7. Apasă Save.

Pentru a adăuga o componentă la dashboard

1. Apasă Add Component .
   
2. Selectează un tip de componentă și urmează pașii de la 5 la 11 menționați în instrucțiunile de creare canal TV .
   
3. Pe pagina Add Component , selectează un tip de componentă: KPI, Target sau Game .
   
1. KPI: alege un KPI și selectează tipul (user, team sau company). Selectează utilizatorii și echipa ale căror KPI-uri vrei să le afișezi. Selectează o perioadă pentru care vrei să difuzezi.
   
   
2. Target: alege un Target și selectează tipul (user, team sau company). Selectează utilizatorul, echipa sau compania ale căror targeturi vrei să le afișezi.
   
3. Game: alege un joc din lista derulantă.
4. Selectează tipul corespunzător — User/Team/Company.
   
5. Selectează perioada dorită.
   
6. Selectează tipul componentei în cazul KPI-urilor.
   Tipul componentei poate fi KPI Overview, Trend, By Field sau By users.
   Astfel, poți adăuga detalii interioare direct pe Dashboard-ul principal Motivator și obține o privire de ansamblu asupra informațiilor cheie dintr-o singură privire.
   
7. Apasă Save.
   

Opțiunea tip componentă este în prezent aplicabilă doar pentru componentele KPI.

Pentru a filtra dashboard-urile

1. În tab-ul Dashboard , apasă lista derulantă All.
   
2. Selectează filtrul pentru a vizualiza dashboard-urile create de tine, partajate cu tine, vizualizate recent și favorite.
   

Activarea vizualizării live pentru Dashboard-uri

Folosind opțiunea Live View pe Dashboard-uri, poți monitoriza progresul oricărei componente de dashboard în timp real.

Tot ce trebuie să faci este, pe pagina Dashboards , apasă simbolul Ellipsis > Live View

Această vizualizare live te va redirecționa către o pagină unde poți vedea actualizările dashboard-urilor reîmprospătate la fiecare cinci minute.

Aceasta este foarte utilă atunci când este proiectată pe TV (din browser) pentru a monitoriza actualizările factorilor cheie precum jocurile sau KPI-urile tale.

Poți de asemenea "Copy Link" pentru a lipi cu ușurință URL-ul Live View oriunde dorești.

Notificări în Motivator

Panoul de notificări Motivator

1. Mergi la Setup > General > Motivator > Access Motivator.
   
2. Apasă pe pictograma clopoțelului de pe pagina principală Motivator.
   

NOTE:

1. În panoul de notificări poți filtra notificările — vizualizează toate notificările sau doar notificările legate de jocuri, targeturi, sau notificările citite, necitite sau favorite.
   
   
2. Poți marca și toate notificările ca citite sau șterge toate notificările din panou.
   
   
3. Poți apăsa pe o notificare pentru a vizualiza diverse detalii legate de aceasta, extinse în panouri ulterioare.
   
   
4. Poți marca diverse notificări ca favorite și le poți vizualiza mai târziu filtrând notificările favorite.
   
   

Alte locuri în CRM

Notificările vor fi oferite pentru diverse modificări ale KPI-urilor, jocurilor sau targeturilor pe care le-ai setat, după cum este prezentat în tabelul de mai jos.

NOTE:

1. Pentru Targeturi: Organizatorul, echipele, utilizatorii participanți și, în cazul targeturilor de companie, administratorii pot vizualiza toate notificările legate de targeturi. De asemenea, oricine actualizează sau modifică un target va primi și notificări privind targeturile.
   
2. Pentru Jocuri: Notificările pentru diferitele acțiuni și schimbări de status ale jocurilor vor fi disponibile pentru organizator, echipa participantă și utilizatorii săi, precum și orice spectator al jocului.
   
3. Pentru KPI-uri: Dacă un utilizator este asociat cu un target sau un joc în desfășurare, va fi notificat despre KPI-uri. Pe lângă aceștia, organizatorul, participanții sau spectatorii vor fi de asemenea notificați despre diferite modificări și alte acțiuni.