Svennis Partner Zoho Romania Logo

Întrebări frecvente: Procesul de aprobare

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Ce este un proces de aprobare?

Procesele de aprobare permit organizațiilor să eficientizeze aprobarea diferitelor activități de business în Zoho CRM.
De exemplu, o organizație poate avea nevoie ca un membru senior să aprobe comenzile de vânzare, bugetele, cheltuielile de capital, reducerile, concediile sau documentele înainte de a fi procesate.
Pot exista și alte situații în afacerea ta când anumite acțiuni au nevoie de aprobarea unuia sau mai multor decidenți seniori.
De exemplu, reprezentanții de vânzări care oferă reduceri la produse clienților au nevoie de aprobarea managerului lor înainte de a face acest lucru. Marketerii care planifică o campanie pot avea nevoie de aprobarea șefului de Marketing, precum și a șefului de Finanțe pentru a continua cu campania. În astfel de cazuri, Procesul de aprobare este foarte util deoarece poate eficientiza lucrurile pentru a crea un proces fiabil și repetabil care trimite automat cereri de aprobare către aprobatorii desemnați. Prin crearea unui proces, poți asigura o abordare sistematică care va preveni întârzierile și va stabili uniformitate în cadrul echipei tale.


Care este ordinea în care sunt aranjate procesele de aprobare în mod implicit?

Procesele de aprobare sunt aranjate în ordine cronologică, cu primul proces creat în partea de sus a listei. Toate procesele de aprobare sunt aranjate în ordinea în care au fost create în contul tău CRM.

Cine poate fi desemnat ca aprobator?

Orice utilizator CRM poate fi desemnat ca aprobator. Procesul de aprobare nu depinde de tipul de profil pe care îl are utilizatorul. Acești utilizatori pot fi selectați din orice rol, profil, grup, nivel, manager sau proprietar al înregistrării. Nivelurile disponibile pentru selecție depind de numărul de niveluri definite în ierarhia de roluri a organizației. Poți selecta câte niveluri din ierarhie deasupra proprietarului înregistrării trebuie trimisă cererea de aprobare. Pe lângă aceasta, toți utilizatorii CRM care au privilegii de Administrator vor putea vizualiza înregistrările din "My Jobs" și le vor putea aproba sau respinge în mod implicit.

Poți adăuga utilizator(i) ca aprobator în timp ce creezi procesul de aprobare. De asemenea, poți activa permisiunea de profil pentru ca utilizatorul să fie aprobator.

Pentru a activa permisiunea de profil pentru Procesul de aprobare:
  1. Mergi la Setup > Security Control > Profiles.
  2. Apasă pe profilul din lista de profile.
  3. În pagina Profil, mergi la Setup Permissions > Automation > Approval.
  4. Activează-l.

Sfat:
  1. Înainte de a configura procesul de aprobare, este recomandat să verifici permisiunea de profil a utilizatorilor pe care vrei să îi setezi ca aprobatori.
  2. În mod implicit, nu poți modifica permisiunile pentru profilurile predefinite, Standard și Administrator.

Poate un utilizator care nu are acces la înregistrare să o aprobe?

Da, un utilizator care nu are acces la înregistrare o poate aproba dacă a fost desemnat ca aprobator pentru acea regulă.
Un utilizator cu profil de administrator poate aproba înregistrările din "My Jobs" chiar dacă nu i-au fost atribuite. Poți apăsa pe "View records that are awaiting approval by other users" și o poți aproba.

Citește mai multe despre aprobarea înregistrărilor, aici.

Unde pot găsi înregistrările care așteaptă aprobare?

Înregistrările care așteaptă aprobare pot fi vizualizate în tab-ul Approval din modulul My Jobs. Poți aproba sau respinge înregistrările de aici. Ca aprobator, poți de asemenea respinge sau delega aprobarea înregistrării către un alt utilizator.

Info
Notă: O înregistrare poate fi convertită, editată sau ștearsă doar după ce a fost aprobată.

Dacă ești un Administrator CRM, vei putea vizualiza și înregistrările care aparțin altor aprobatori.

Citește mai multe despre aprobarea înregistrărilor, aici.

Unde pot vizualiza istoricul aprobărilor?

Istoricul aprobărilor îți oferă o listă a înregistrărilor care au fost trimise pentru aprobare. Aprobările vor fi afișate în ordine cronologică. Poți folosi tipul de modul, utilizatorul (aprobatorul) sau statusul (respins, aprobat, delegat etc.) sau timpul pentru a filtra înregistrările.
Pentru a vizualiza istoricul aprobărilor:
Mergi la modulul My Jobs > Approval Process > Approval History din colțul din dreapta sus.

Citește mai multe despre vizualizarea istoricului aprobărilor, aici.

Cum funcționează procesul de aprobare când există mai mult de un aprobator?

Poți seta modul în care trebuie să aibă loc aprobarea selectând una dintre următoarele opțiuni:
  1. Anyone: Oricare dintre aprobatori poate aproba înregistrarea.
  2. Everyone: Toți aprobatorii trebuie să aprobe înregistrarea pentru a o trimite la următoarea etapă.

Poți alege dacă ar trebui să fie în paralel sau în secvență.
  1. Secvențial: Înregistrarea va fi trimisă către următorul aprobator din coadă doar când este aprobată sau respinsă de aprobatorul anterior. Aprobatorul din partea de sus a listei este primul aprobator.
  1. Paralel: Toți aprobatorii trebuie să aprobe înregistrarea pentru trimiterea finală. Nu urmează nicio secvență particulară, ca în cazul aprobării secvențiale.

NotesNotă: Vei primi opțiunea pentru aprobare paralelă sau secvențială doar dacă alegi Everyone în Set overall Approval method.

Citește mai multe despre selectarea aprobatorilor, aici.

Pot executa un proces de aprobare când o înregistrare este editată?

Da, procesul de aprobare poate fi executat când o înregistrare este editată. Poate fi executat și când o înregistrare este creată sau când o înregistrare este fie editată, fie creată. Înregistrările care așteaptă aprobare pot fi vizualizate în modulul My Jobs. Poți selecta între editarea și crearea înregistrării în timp ce creezi procesul de aprobare sau poți edita acest lucru ulterior.


Află mai multe despre execuția procesului de aprobare, aici.

Cum voi ști dacă o înregistrare așteaptă aprobare? Ce acțiuni pot fi efectuate asupra înregistrării?

O alertă de email generată de sistem este trimisă aprobatorilor, informându-i că o înregistrare a fost trimisă și necesită aprobarea lor. De asemenea, înregistrările vor avea o pictogramă de lacăt lângă ele, ceea ce înseamnă că înregistrarea a fost trimisă pentru aprobare. Aprobatorul poate verifica modulul My Jobs și poate verifica înregistrarea, apoi o poate aproba, delega sau respinge.

Următoarele se vor aplica în timp ce o înregistrare așteaptă aprobare:

  1. Opțiunile Convert, Delete și Edit vor fi dezactivate.
  2. Înregistrarea poate fi vizualizată în lista de vizualizare a modulului ca o înregistrare blocată. O poți identifica prin semnul de lacăt.
  3. Opțiunile Waiting for approval și Respond (Approve, Delegate sau Reject) vor fi disponibile pe pagina de detalii.

Ce se întâmplă când o înregistrare îndeplinește cerințele pentru mai mult de o regulă?

Dacă o înregistrare îndeplinește cerințele pentru mai mult de o regulă, va fi trimisă pentru aprobare către regula cu care s-a potrivit prima. Poți reordona intrările de reguli după cum este necesar pentru ca sistemul să verifice mai întâi potrivirea cu regulile de prioritate mai mare.

Pentru a reordona intrările de reguli:
  1. Mergi la Setup > Process Management > Approval Processes.
  2. Deschide un proces de aprobare și apasă pe Reorder Rules din colțul din dreapta sus.
  3. Trage și plasează regulile pentru a le schimba ordinea de execuție.
  4. Apasă pe Save New Order.

Pot fi atribuite acțiuni automate utilizatorilor la aprobarea înregistrărilor?

Da, poți configura un set de acțiuni care vor avea loc automat la fiecare aprobare, dacă sunt mai mulți aprobatori, sau la aprobarea finală.
  1. Acțiuni care pot fi configurate la fiecare aprobare: actualizări de câmpuri în înregistrare. De exemplu, după fiecare aprobare, un câmp este actualizat pentru a afișa "prima aprobare finalizată", "a doua aprobare finalizată" etc.
  2. Acțiuni care pot fi configurate la aprobarea finală: trimiterea alertelor de email, actualizarea câmpurilor, atribuirea sarcinilor, apelarea webhook-urilor, apelarea funcțiilor și declanșarea funcțiilor personalizate.

Citește mai multe despre asocierea acțiunilor, aici.

Cine primește un email dacă o înregistrare este respinsă?

Poți configura o alertă de email care să fie trimisă la respingerea unei înregistrări către diferiți utilizatori:
  1. Managerul solicitantului: Managerul solicitantului care trimite o înregistrare pentru aprobare va primi o alertă de email la respingere. Managerul este persoana imediat superioară solicitantului în ierarhia de roluri configurată în CRM.
  2. Everyone Approved: Dacă sunt mai mulți aprobatori, toți aprobatorii vor primi o notificare de email la respingere.
  3. Both: Această opțiune trimite o notificare de respingere atât managerului solicitantului, cât și aprobatorilor când înregistrarea este respinsă.
Pentru a selecta aceste opțiuni:
  1. Deschide un proces de aprobare și apasă pe Edit.
  2. Alege Action(s) upon Rejection.
  3. Apasă pe Email Notifications și alege utilizatorul căruia să îi trimiți notificarea.

Cât timp poate rămâne o înregistrare în starea Respins?

O înregistrare respinsă poate fi retrimisă pentru aprobare în termen de 180 de zile de la respingere. Un buton de retrimitere va fi afișat în pagina de detalii a înregistrării.

Cum diferă procesul de aprobare de procesul de revizuire?

În procesul de aprobare, întreaga înregistrare este trimisă pentru aprobare și aprobatorul poate verifica fiecare câmp și atașament înainte de a aproba sau respinge înregistrarea. Nu toate înregistrările vor fi în așteptarea aprobării, doar înregistrările care îndeplinesc criteriile regulii vor fi trimise pentru aprobare.

În procesul de revizuire, poți marca câmpurile pe care revizorii trebuie să le verifice și aceștia pot aproba sau respinge fiecare câmp și pot oferi un motiv pentru respingere. Toate înregistrările vor fi trimise pentru revizuire deoarece câmpul trebuie verificat. Un mesaj personalizat de respingere poate fi configurat, care poate fi trimis solicitantului înregistrării, revizorului și administratorilor CRM.



Citește mai multe despre diferențe, aici.

Cum este potrivită o înregistrare cu o regulă dacă este retrimisă?

Când o înregistrare este retrimisă, se verifică dacă se potrivește cu criteriile oricăreia dintre intrările de reguli disponibile, în următoarea ordine:
  1. Mai întâi, sistemul va verifica dacă înregistrarea se potrivește încă cu criteriile procesului din care a fost respinsă inițial.
  2. Dacă nu se potrivește cu criteriile inițiale, atunci se va efectua o verificare pentru toate intrările de reguli și înregistrarea va fi blocată pe baza rezultatului.
  3. Dacă nu se potrivește cu nicio intrare de regulă, va fi deblocată din procesul de aprobare și mutată în lista de vizualizare a modulului.

Poate o înregistrare care a fost aprobată să intre din nou într-un proces de aprobare?

Da, este posibil ca o înregistrare aprobată anterior să reintre pentru a îndeplini criteriile regulii unui proces de aprobare din cauza editărilor.
Acest lucru se poate întâmpla dacă criteriile regulii sunt setate la Create or Edit sau Edit Only pentru o înregistrare. Vei observa că înregistrarea este blocată și va fi listată în My Jobs în așteptarea aprobării.

Ce se întâmplă cu înregistrările care așteaptă aprobare dacă procesul de aprobare este șters?

Poți șterge un proces de aprobare oricând. Înregistrările care așteaptă aprobare vor fi deblocate în lista de vizualizare a modulului respectiv.
Citește mai multe despre reordonarea regulilor, aici.

Câteva înregistrări sunt blocate pentru editare și așteaptă aprobare, dar tab-ul Approval spune "No pending approvals". Cum se explică?

Tab-ul Approval afișează doar înregistrările care așteaptă aprobarea ta, adică a utilizatorului conectat în CRM. Dacă câteva înregistrări sunt afișate ca blocate pentru editare, este posibil ca ele să aștepte aprobarea altor utilizatori din organizația ta.
Pagina de detalii a înregistrării conține informații despre aprobarea cui utilizator o așteaptă înregistrarea.

Pot schimba ordinea proceselor de aprobare și a regulilor lor? Ce se întâmplă când le reordonez?

Da. Poți reordona procesele de aprobare și intrările de reguli conform nevoilor tale. Reține că înregistrarea care îndeplinește criteriile primei reguli din primul proces va fi trimisă pentru aprobare. Deci te-ai putea asigura că procesele și regulile tale sunt aranjate corespunzător.

Pentru a reordona intrările de reguli:
  1. Mergi la Setup > Process management > Approval Process.
  2. Deschide Approval process list
  3. Pentru a rearanja ordinea, selectează modulul pentru care vrei să reordonezi procesul de aprobare.
  4. Apasă pe Reorder Processes din dreapta sus.
  5. Trage și plasează regulile pentru a le schimba ordinea de execuție.
  6. Apasă pe Save.

Când reordonezi intrările de reguli, sistemul va verifica criteriile regulilor în noua ordine listată pentru a găsi o potrivire pentru înregistrare. Dacă înregistrarea îndeplinește criteriile mai multor intrări de reguli, va fi trimisă către regula care s-a potrivit prima. În mod implicit, intrările de reguli sunt listate în ordine cronologică, cu prima regulă creată în partea de sus a listei.
Notes
Notă - Poți reordona regulile care sunt din același modul.

Pot edita modelul de criterii al regulilor prin care se execută un proces de aprobare?

Când specifici mai multe criterii de regulă pentru un proces de aprobare, regulile sunt executate într-un anumit model, una după alta. Aceasta este reprezentată prin AND/OR. Pe măsură ce specifici criteriile, se creează un model implicit pentru reguli. Dar acesta poate fi editat și manual.
Pentru a edita modelul de criterii, fă următoarele:
  1. Selectează Setup > Process Management > Approval Processes.
  2. La secțiunea Rule Criteria, specifică regulile.
  3. Apasă pe Edit Pattern pentru a modifica modelul manual.

Pot elimina modulul "My Jobs" din CRM-ul meu?

Nu, nu poți elimina sau redenumi modulul "My Jobs". Acesta există implicit la fel ca tab-ul Home.

De ce nu pot configura un proces de aprobare?

Nu vei putea configura un proces de aprobare dacă nu ai permisiunea Manage automation activată pentru profilul tău.
Pentru a activa permisiunea Manage Automation pentru profilul tău:
  1. Cu privilegii sau profil de Administrator, mergi la Setup > Security Control > Profiles.
  2. Alege profilul din listă pentru care vrei să activezi automatizarea.
  3. Mergi la Automation sub Setup Permission și activează butonul Manage Automation.

Am modificat criteriile regulii pentru un proces. În acest caz, ce se întâmplă cu înregistrările care așteaptă aprobare conform regulii anterioare?

Înregistrările care au fost deja trimise pentru aprobare nu vor avea nicio modificare bazată pe schimbările din criteriile regulii.
Aprobatorii selectați în regula anterioară vor putea să le aprobe.

Doar acele înregistrări create după modificarea regulii vor fi trimise pentru aprobare conform noii reguli.

Dacă configurez mai multe acțiuni la aprobare, care acțiune se execută prima?

Nu există o secvență în care acțiunile sunt declanșate la aprobarea înregistrărilor. Toate acțiunile vor fi executate simultan când o înregistrare va fi aprobată.

În procesul de aprobare secvențial, care este logica aplicată secvenței?

Când alegi procesul de aprobare secvențial, utilizatorul menționat primul, în partea de sus a listei, va fi prima persoană care aprobă înregistrarea, urmată de următorul utilizator și așa mai departe până la aprobarea finală.
Pentru a adăuga o metodă de aprobare secvențială:
  1. Mergi la Setup > Process Management > Approval Processes > Alege regula ta din listă
  2. Selectează regula din listă pentru care vrei să adaugi aprobare secvențială.
  3. Editează "Who should approve" și alege ordinea în care vrei ca utilizatorii să aprobe înregistrările. Poți alege dintre utilizatori, roluri, grupuri, niveluri, manager și proprietar al înregistrării.
  4. Setează metoda generală de aprobare la Everyone și specifică ordinea ca Sequential.
  5. Apasă pe Done

Secvența ta a fost adăugată cu succes la criteriile regulii de aprobare.

Există o limită pentru numărul de acțiuni care pot fi create la aprobarea sau respingerea înregistrărilor?

Poți crea 5 acțiuni la aprobare și 4 acțiuni la respingerea înregistrărilor. De asemenea, poți avea o intrare per acțiune.
Acțiuni la aprobare:
  1. Assign Task
  2. Update Field
  3. Email Notifications
  4. Call Webhooks
  5. Call Functions
Acțiuni la respingere:
  1. Update Field
  2. Email Notification
  3. Call Webhooks
  4. Call Functions

Există o limită pentru numărul de aprobatori care pot fi aleși per proces de aprobare?

Da, există o limită pentru numărul de aprobatori care pot fi aleși per proces de aprobare.

Limita numărului de aprobatori depinde de limita numărului de intrări. Poți crea până la 10 intrări sub "Who should approve".
Reține că "10" este limita pentru numărul de intrări, nu de persoane.

Numărul de intrări va fi egal cu numărul de persoane în cazul în care fiecare intrare este pentru un utilizator individual. De exemplu, ai creat 10 intrări. Aceasta înseamnă 10 utilizatori. Nu poți crea mai multe intrări deoarece 10 este limita pentru numărul de intrări.

Dar când lucrezi cu niveluri, există o diferență. În cazul nivelurilor, un utilizator per nivel este ales ca aprobator. Există 2 moduri în care poți lucra cu niveluri.

De exemplu,
  1. Ai creat 10 intrări din care 9 sunt utilizatori individuali iar ultima spune "nivelul 3". Dacă sunt 4 utilizatori la nivelul 3, unul dintre cei patru este selectat ca aprobator. Deci numărul total de persoane este (9+1=10).
  2. Ai creat 10 intrări din care 9 sunt utilizatori individuali iar ultima intrare spune "Până la nivelul 3". În acest caz, un aprobator per nivel va fi selectat, indiferent de numărul de utilizatori din nivel. Deci numărul total de aprobatori va fi (9+3 = 12) și nu 10. Aici numărul de intrări este 10 iar persoanele sunt 12. Acest lucru este posibil deoarece limita se aplică doar intrărilor, nu persoanelor.
Notes
Notă: Un utilizator per nivel este selectat pe baza celui care este listat primul.

Există o limită pentru numărul de criterii de regulă care pot fi setate per intrare de regulă?

Da, poți seta maximum 25 de criterii de regulă diferite per intrare de regulă într-un proces de aprobare.

Nimeni din organizația mea nu a aprobat o anumită înregistrare, dar înregistrarea este marcată ca "aprobată". Cum?

Înregistrările trimise pentru aprobare vor fi aprobate automat în următoarele cazuri:
  1. Ai ales Roles sub "Who should approve" când nu ai utilizatori asociați cu rolul specificat.
  2. Ai ales Groups sub "Who should approve" când nu ai utilizatori asociați cu grupul specificat.
  3. Utilizatorul pe care l-ai ales ca aprobator a fost dezactivat.
  4. Nu există utilizatori la nivelul 1 sau 2.

Unele înregistrări se potrivesc cu un proces de aprobare, dar nu au fost trimise pentru aprobare. De ce?

Înregistrările care sunt create/modificate și se potrivesc cu criteriile regulii unui proces după crearea procesului de aprobare sunt cele care vor fi trimise pentru aprobare.

Dacă găsești înregistrări care se potrivesc cu criteriile setate dar nu sunt trimise pentru aprobare, înseamnă că au fost create/modificate înainte de crearea procesului de aprobare.

Care sunt consecințele dezactivării unui proces de aprobare?

Dacă dezactivezi un proces de aprobare, înregistrările care au fost create/modificate și se potrivesc cu criteriile regulii procesului de aprobare înainte de dezactivare vor fi în așteptarea aprobării. Ele pot fi aprobate de utilizatorii selectați să le aprobe.

Odată dezactivat, procesul de aprobare nu va mai fi aplicabil înregistrărilor care se potrivesc cu regulile sale după dezactivare.

Care este scopul opțiunii Assign Task sub Action on approval?

Când opțiunea Assign Task este selectată sub Action on Approval, o sarcină este creată pentru aprobator. Sarcina acționează ca un memento pentru utilizator de a verifica înregistrările trimise pentru aprobare.

Odată ce a aprobat/respins înregistrarea, aceeași sarcină va fi creată pentru următorul aprobator din proces în cazul aprobării secvențiale.

Unde apar comentariile pe care le fac la aprobarea/respingerea/delegarea înregistrărilor?

Comentariile pe care le faci la aprobarea/respingerea/delegarea înregistrărilor sunt trimise proprietarului înregistrării ca notificare de email.

Care este ordinea de execuție când toate regulile de automatizare sunt configurate în contul tău CRM?

Dacă toate aceste configurări de automatizare sunt setate, ele vor fi executate în următoarea ordine:

Assignment Rules: Orice înregistrare care intră în CRM trebuie să aibă un proprietar, deci regulile de atribuire sunt executate primele.
Review Process: Dacă orice înregistrare primită îndeplinește condițiile procesului de revizuire, aceasta trebuie revizuită de revizorul autorizat înainte de a putea intra în sistemul CRM pentru procesare ulterioară.
Approval Process: Înregistrarea va intra apoi în procesul de aprobare pe baza criteriilor configurate.
Aceste trei procese vor avea loc într-o manieră secvențială. Dacă sunt configurate și reguli de workflow, acestea vor fi declanșate pe baza criteriilor lor de execuție.
De exemplu, o regulă de workflow a fost setată ca dacă statusul lead-ului este "Ready to be engaged", atunci se va trimite un email de bun venit. În acest caz, emailul va fi declanșat imediat ce statusul se potrivește cu acest criteriu, indiferent de alte automatizări.
Timeline-ul va afișa ordinea în care fiecare proces a fost executat în contul tău CRM.

Info
Sperăm că această listă de întrebări frecvente despre procesul de aprobare este informativă. Dacă ai încă întrebări care nu au fost abordate, te rugăm să ne anunți aici. Vom fi bucuroși să le discutăm cu experții noștri și să le adăugăm în viitor. Și te rugăm să nu uiți să ne lași evaluarea ta mai jos :)

Partener Certificat Zoho

Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

Contacteaza-ne