Întrebări frecvente despre jurnalele de audit

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Ce este un jurnal de audit și cum te ajută?

Un jurnal de audit, cunoscut și sub numele de traseu de audit, este o înregistrare a tuturor acțiunilor pe care fiecare utilizator din contul tău Zoho CRM le efectuează, afișate în ordine cronologică. Un jurnal de audit te poate ajuta să identifici care utilizator a efectuat ce tip de modificare, precum și ce înregistrări a modificat.

Utilizatorii cu profil de administrator sau rol de CEO pot accesa jurnalele de audit. Cu toate acestea, alți utilizatori care nu au privilegii de administrator pot vizualiza propriile jurnale de audit, precum și pe cele ale subordonaților lor.

Cum diferă jurnalele de audit de funcția Timeline din înregistrări?

Funcția Timeline din Zoho CRM este specifică înregistrării; adică este un istoric al tuturor acțiunilor efectuate asupra unei anumite înregistrări.

Jurnalele de audit captează activitățile și acțiunile efectuate în toate înregistrările din CRM, în ordine cronologică. Cu alte cuvinte, jurnalele de audit nu sunt specifice unei singure înregistrări, ci cuprind întreaga listă de acțiuni și activități pe care utilizatorii din CRM-ul tău le-au efectuat.

În timp ce un Timeline poate fi vizualizat doar în cadrul unei înregistrări și nu poate fi descărcat sau exportat. Poți exporta jurnalul de audit ca fișier .csv.

Ce tipuri de acțiuni captează jurnalele de audit?

Jurnalele de audit listează fiecare dată când înregistrările sunt create, editate, actualizate, șterse și importate, împreună cu alte acțiuni legate de modulele în care au fost efectuate și funcționalitățile folosite pentru a face modificările. Acțiunile efectuate în timpul configurării contului și toate celelalte acțiuni legate de configurare sunt, de asemenea, captate în jurnalele de audit.

Jurnalele de audit captează următoarele acțiuni efectuate în module:

Module	Acțiuni efectuate
Leads Accounts Contacts Deals Activities (Tasks, events, calls, and meetings)	Adăugare, actualizare, ștergere înregistrări Actualizare în masă și ștergere în masă Import și export înregistrări Conversie lead-uri Ștergere din coșul de reciclare Revenire la versiunea anterioară Restaurare înregistrări șterse Restaurare înregistrări în bloc Găsire și îmbinare duplicate Deduplicare înregistrări Mapare câmpuri pentru conversia lead-urilor
Campaigns Solutions Vendors Quotes Sales Orders Purchase Orders Invoices	Ștergere înregistrări
Cases Price Books	Ștergere înregistrări Import și export înregistrări

Jurnalele de audit captează următoarele acțiuni efectuate în timpul configurării:

Funcționalități	Acțiuni efectuate
Șabloane de email și dosare Șabloane de inventar și dosare Șabloane Mail merge și dosare Reguli de răspuns automat Intrare regulă pentru regulile de răspuns automat Reguli de workflow Alerte de workflow Sarcini de workflow Actualizări de câmpuri workflow Follow-up-uri workflow Webhooks Reguli de escalare cazuri Intrare regulă pentru regulile de escalare cazuri Formulare web (lead-uri, contacte, cazuri) Program de lucru Roluri, profiluri, grupuri Rapoarte și dosare de rapoarte Reguli de asignare Intrare regulă pentru regulile de asignare Tab-uri web	Creare Ștergere Editare
Utilizatori	Adăugare Editare detalii
Starea regulii de răspuns automat Starea regulii de escalare cazuri Starea formularului web	Activare Dezactivare
Mapare dependență câmpuri	Creare Editare
Super administrator	Editare

Sunt captate acțiunile în bloc în jurnalul de audit?

Da; următoarele acțiuni în bloc sunt captate în jurnalul de audit:

Actualizare în masă

Ștergere în masă

Import

Export

Restaurare înregistrări din coșul de reciclare

Vezi și >> Monitorizarea jurnalului de audit

Pot vedea istoricul de autentificare al unui utilizator în jurnalul de audit?

Jurnalul de audit nu captează istoricul de autentificare al utilizatorilor. Istoricul de autentificare este captat în Zoho Directory. Jurnalele de audit captează acțiunile pe care fiecare utilizator le efectuează în legătură cu înregistrările și alte acțiuni de configurare, în ordine cronologică.

Pentru a vizualiza istoricul de autentificare al unui utilizator, poți accesa Setup > Security Control > Login History.

Cum pot vedea modificările aduse workflow-urilor în jurnalele de audit?

Orice acțiune efectuată într-un workflow—inclusiv crearea, editarea, actualizarea, ștergerea și blocarea sau adăugarea de acțiuni la reguli—va fi afișată în jurnalul de audit, împreună cu detaliile despre cine a făcut modificarea, când a făcut-o, ce workflow a modificat și numele regulii.

Pentru a vedea ce modificări au fost făcute, apasă pe View changes lângă acțiunea pentru care dorești mai multe detalii.

Vezi și >> Jurnal de audit pentru regulile de workflow

Pot filtra jurnalul de audit pe baza acțiunilor efectuate sau a unui interval de date?

Da, poți filtra intrările din jurnalul de audit pe baza entității (modul, configurare, analiză), utilizatorului, tipului de acțiune (adăugare, actualizare, ștergere etc.) sau a unui interval de date selectat.

Pentru câte zile va fi listată o acțiune în jurnalul de audit?

Acțiunile efectuate în ultimii 3 ani vor fi listate în jurnalul de audit. Orice acțiune înregistrată înainte de acest interval este ștearsă definitiv.

Îți recomandăm să exporți jurnalele de audit periodic, astfel încât să ai întotdeauna o evidență a acțiunilor efectuate în contul tău.

Pot exporta jurnalul de audit și să-l salvez pe computerul meu local?

Da, jurnalele de audit pot fi exportate ca fișier .csv și salvate pe dispozitivul tău local sau pe un drive cloud.

Pentru a exporta un jurnal de audit, urmează acești pași:

Accesează Setup > Security Control > Audit log.
Apasă pe Export Audit Log din partea dreaptă.
Apasă pe Download în colțul din dreapta jos, după ce jurnalul a fost exportat cu succes.

Vezi și >> Exportă jurnalul de audit

Cine poate accesa jurnalul de audit?

Toți utilizatorii din contul tău Zoho CRM pot accesa jurnalul de audit. Cu toate acestea, utilizatorii non-admin pot vedea doar propriile acțiuni și pe cele ale subordonaților lor.

Un administrator de cont sau un administrator poate vedea istoricul cronologic complet al activităților și acțiunilor pe care le-a efectuat și care au fost efectuate de utilizatorii care îi raportează în ierarhia de roluri.

Implicit, administratorii pot vizualiza jurnalele de audit ale tuturor utilizatorilor din organizația lor.

De ce nu pot vizualiza jurnalele de audit ale altor utilizatori?

Dacă profilul tău este altceva decât administrator, poți vizualiza doar propriile jurnale de audit și pe cele ale subordonaților tăi.

Utilizatorii cu profil de administrator pot vizualiza jurnalul de audit pentru fiecare utilizator din organizația lor.

De ce nu pot vedea jurnalul de audit al superiorului meu în contul meu?

Permisiunile jurnalului de audit urmează ierarhia configurată în organizația ta, unde superiorii pot vizualiza jurnalele de acțiuni ale subordonaților pentru a gestiona echipa mai eficient. Prin urmare, orice utilizator non-admin poate vizualiza doar propriile jurnale de acțiuni și pe cele ale subordonaților săi.

Doar administratorul contului Zoho CRM poate vizualiza intrările tuturor utilizatorilor din jurnalul de audit.

Vezi și>> Jurnal de audit.

Sperăm că această listă de întrebări frecvente despre jurnalele de audit îți este utilă. Dacă ai în continuare întrebări care nu au fost abordate, te rugăm să ne anunți aici. Vom fi bucuroși să le discutăm cu experții noștri și să le adăugăm în viitor. Și te rugăm să nu uiți să ne oferi evaluarea ta mai jos :)

Partener Certificat Zoho

Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

Contacteaza-ne