Configurarea add-on-ului Zoho Writer

Zoho Writer este un procesor de text online care îți permite să creezi și să partajezi documente online. Folosind add-on-ul Zoho Writer în Zoho CRM, poți crea șabloane online și utiliza datele din CRM (Lead-uri, Conturi, Contacte și Oportunități) pentru a crea documente de tip mail merge, precum Formulare, Scrisori, Etichete de adresă, Plicuri etc., în timp real. Poți folosi această funcție fără a descărca și instala vreun software.

Notă

• Cu add-on-ul Zoho Writer, poți crea documente mail merge folosind datele din modulele Lead-uri, Conturi, Contacte și Oportunități.
  

• Nu necesită instalare, deoarece poți crea șabloane online folosind Zoho Writer.
• Folosește datele de autentificare din Zoho CRM pentru a te conecta la Zoho Writer (Single Sign On).
• Trimite documente mail merge prin email către lead-uri, conturi, contacte, oportunități, proprietarii înregistrărilor sau utilizatori.
• Economisește timp la crearea mai multor documente.
• Generează documente mail merge cu informații actualizate despre clienți.
• Accesează șabloanele oricând și editează-le online.

Crearea documentelor Mail Merge

Crearea documentelor mail merge folosind Zoho Writer implică trei pași:

• Crearea șabloanelor Mail Merge în Zoho Writer
• Selectarea listei de destinatari Mail Merge
• Crearea documentelor Mail Merge

Partea 1 - Crearea șabloanelor Mail Merge în Zoho Writer

Pentru a crea șabloane mail merge

1. Mergi la Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Writer.
   Alternativ, poți merge și la Setup > Customization > Templates > Mail Merge Templates, și treci la punctul 3.
2. În pagina Zoho Writer Add-on, apasă Open Mail Merge Templates, dacă ai deja șabloane mail merge.
   Trebuie să apeși Create Your First Template, dacă nu ai niciun șablon mail merge.
3. În pagina Mail Merge Templates, apasă Create Template in Zoho Writer.
4. În fereastra pop-up Create Templates in Zoho Writer, specifică următoarele detalii:
   
   • Introdu Template Name.
   • Introdu Description pentru șablon.
   • Selectează Folder din lista derulantă. Șablonul va fi stocat în folderul pe care îl selectezi.
   • Selectează Module pentru care dorești să creezi șablonul.
     Câmpurile de îmbinare din șablon vor fi bazate pe modulul pe care îl selectezi.
     
     
     
     
5. Apasă Create.
   Un document va fi deschis în Zoho Writer.
6. Apasă MailMerge > Insert Merge Fields și selectează câmpul (câmpurile) pe care dorești să le inserezi.
   Câmpurile vor fi inserate în locul specificat în șablonul Writer.
7. Salvează documentul șablon din Writer.

Partea 2 - Selectarea listei de destinatari Mail Merge

După crearea șablonului mail merge, trebuie să selectezi înregistrările care vor fi folosite pentru a crea documentele mail merge. Poți îmbina date doar din modulele Lead-uri, Conturi, Contacte și Oportunități.

Pentru a selecta datele de îmbinat

1. Apasă tab-ul [Modul].
2. În pagina Home, selectează vizualizarea listei pentru a filtra înregistrările necesare.
3. Bifează caseta (casetele) înregistrărilor.
4. Apasă More Actions > Mail Merge.
   
   
   
   
5. În fereastra pop-up Mail Merge, efectuează următoarele:
   
   • Alege șablonul din lista derulantă. Vor fi listate doar șabloanele create pentru tipul specific de înregistrare.
     De exemplu, dacă selectezi înregistrări de tip lead pentru îmbinare, doar șablonul creat pentru lead-uri va fi listat în lista derulantă.
     
     
     
     
   • Alege Zoho Writer sau Microsoft Word pentru a deschide șablonul.
6. Apasă Merge.
   Șablonul va fi deschis în Zoho Writer sau Microsoft Word, conform selecției tale.

Notă

• Vei putea alege opțiunea Zoho Writer doar dacă ești în ediția Professional sau Enterprise și dacă ai permisiunea pentru add-on-ul Zoho Writer activată.
• Vei putea alege opțiunea Microsoft Word doar dacă ai achiziționat Office Plug-in și l-ai activat pentru utilizatorul corespunzător. De asemenea, această opțiune nu va fi disponibilă în alte browsere în afară de Internet Explorer 6 și versiunile ulterioare.
  

Partea 3 - Crearea documentelor Mail Merge și trimiterea lor prin email

După deschiderea șablonului în Zoho Writer, trebuie să îmbini datele din Zoho CRM. După îmbinare, poți fie să tipărești documentele îmbinate, fie să le trimiți prin email.

1. În șablonul Zoho Writer, apasă Tools > Mail Merge > Complete Merge.
   
   Datele vor fi îmbinate și documentele vor fi disponibile.
   
   
   
   
   
   
   • Apasă Complete Merge > Preview pentru a vedea o previzualizare a documentelor.
   • Apasă Complete Merge > Email pentru a trimite documentele ca emailuri. Selectează câmpul de email pentru îmbinare din lista To.
     Alternativ, poți și tipări documentele îmbinate. Nu poți salva documentele îmbinate.
   • Apasă Complete Merge > Edit pentru a edita documentele.

Notă

• Poți apăsa Show Template pentru a vizualiza șablonul și a edita detaliile, dacă este necesar.
• Nu poți îmbina datele în timp ce editezi șablonul.
  

Editarea șabloanelor Mail Merge în Zoho Writer

Pentru a edita șabloanele mail merge

1. Mergi la Setup >Marketplace > Zoho > Zoho Writer.
   Alternativ, poți merge și la Setup > Customization > Templates > Mail Merge Templates, și treci la punctul 3.
2. În pagina Zoho Writer Add-on, apasă Open Mail Merge Templates, dacă ai deja șabloane mail merge.
3. În pagina Mail Merge Templates, apasă pe oricare șablon din listă.
   Șablonul va fi deschis folosind Zoho Writer.
4. Modifică șablonul și salvează.