Stocarea emailurilor ca entitate separată
Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.
Emailurile sunt unul dintre mediile importante de comunicare în orice afacere. În Zoho CRM, utilizatorii pot trimite emailuri direct din Zoho CRM sau din căsuța poștală. Până acum, emailurile au fost stocate alături de datele și fișierele din CRM fără a avea o politică clară de stocare stabilită. Cantitatea de stocare pentru emailuri utilizată de organizații și utilizatorii lor nu a fost distribuită echitabil. Cu această funcționalitate, Zoho CRM se asigură că toată lumea are acces la aceeași cantitate de stocare pentru emailuri. De asemenea, aceasta oferă administratorilor un panou de control pentru a urmări cât spațiu de stocare pentru emailuri folosesc utilizatorii lor, precum și o opțiune de a le gestiona (șterge emailurile inutile pentru a elibera spațiu). Utilizatorii vor avea, de asemenea, propria vizualizare asupra utilizării stocării lor. Această funcționalitate este disponibilă pentru toate edițiile; doar dimensiunea stocării diferă pentru utilizatorii gratuiți și cei plătiți.
Cum se calculează stocarea emailurilor?
Stocarea maximă pentru emailuri oferită de Zoho CRM pentru o organizație este de 500GB sau 5GB per licență de utilizator, oricare este mai mică. În funcție de importanța emailurilor trimise de utilizatori, administratorii pot gestiona emailurile. Administratorul poate considera că emailurile unui utilizator nu sunt deosebit de importante și poate solicita ștergerea lor. Mai mult spațiu de stocare este pus la dispoziție pentru utilizatorii cu emailuri mai importante prin ștergerea emailurilor mai puțin relevante. Chiar dacă se estimează la 5GB per utilizator, stocarea emailurilor este totuși partajată.
Stocarea emailurilor se calculează pe baza emailurilor stocate în Zoho CRM. Deoarece emailurile generate prin Zoho CRM sunt frecvent utilizate de companii, atât conținutul emailurilor, cât și atașamentele din acestea sunt stocate. Având în vedere configurarea căsuței poștale, avem emailuri POP și IMAP. Emailurile POP, așa cum știm cu toții, sunt concepute pentru stocare locală, astfel încât atașamentele din astfel de emailuri sunt de asemenea salvate. Atașamentele din emailurile IMAP nu sunt stocate implicit, deoarece IMAP folosește un API pentru a le prelua de fiecare dată când le accesezi.
Notă:
Atașamentele din emailurile IMAP sunt preluate din căsuța poștală doar la cerere.
Atașamentele din emailurile IMAP sunt preluate din căsuța poștală doar la cerere.
Achiziționarea de stocare suplimentară
Stocarea emailurilor nu este în prezent un add-on plătit pentru clienții Zoho CRM - toți clienții pot în prezent să stocheze și să sincronizeze emailuri dincolo de limitele menționate în acest document. În viitorul apropiat, stocarea emailurilor va fi transformată într-un model de add-on plătit, unde clienții pot cumpăra stocare suplimentară peste cantitatea alocată.
Achizițiile de stocare făcute prin Zoho Mail sunt separate de achizițiile de stocare făcute prin Zoho CRM. Va trebui să achiziționezi mai mult spațiu dacă Zoho Mail rămâne fără spațiu. În mod similar, dacă stocarea Zoho CRM este insuficientă, utilizatorul trebuie să achiziționeze și aceasta.
Vizualizări diferite disponibile pentru administratori și utilizatori
Zoho CRM oferă două vizualizări diferite pentru stocarea emailurilor, una pentru administratori și una pentru utilizatori.
Vizualizarea administratorului
Aici, administratorii vor putea vedea cât spațiu de stocare pentru emailuri este ocupat de fiecare utilizator din organizație. În plus, pot vizualiza și propria capacitate de stocare pe un panou de control. Vizualizând detaliile de stocare ale tuturor utilizatorilor, administratorii pot monitoriza utilizarea stocării emailurilor și se pot asigura că aceasta este distribuită echitabil între utilizatori.
Vizualizarea utilizatorului
Aici, utilizatorii vor avea accesul restricționat la vizualizarea propriilor detalii de stocare. Pot vedea cât spațiu au folosit și cât a rămas. În această vizualizare, utilizatorii își pot monitoriza propriile detalii de stocare, ceea ce îi ajută să își regleze periodic stocarea.
Oferind vizualizări diferite pentru administratori și utilizatori, Zoho CRM se asigură că toți utilizatorii au o distribuție echitabilă a stocării și le permite să gestioneze stocarea în consecință. Aceasta creează, de asemenea, o stocare de emailuri bine întreținută, fără a compromite confidențialitatea și securitatea.
Componentele vizualizării administratorului
Vizualizarea administratorului poate fi împărțită în două secțiuni, și anume Detalii stocare și Detalii utilizare utilizatori.
Detalii stocare
Detaliile de stocare reprezintă o vizualizare consolidată a stocării emailurilor. Detaliile de stocare sunt prezentate într-un format de grafic, spațiul ocupat și spațiul liber (stocare rămasă) sunt vizualizate în grafic. Stocarea ocupată de utilizatorii activi și inactivi este, de asemenea, afișată. Valorile vor fi actualizate printr-un programator. Administratorii pot găsi ora la care programatorul a rulat în partea de jos a graficului.
Adaugă stocare
Linkul Adaugă stocare te redirecționează către pagina de plată a magazinului Zoho, unde ai opțiunea de a-ți actualiza planul de stocare.
Detalii utilizare utilizatori
Aici, în tab-ul detalii utilizare utilizatori, stocarea ocupată de toți utilizatorii este afișată. Pentru administratori, sunt afișate detaliile de stocare atât ale administratorilor, cât și ale utilizatorilor. În acest tab, poți filtra emailurile pe baza detaliilor utilizatorului, configurațiilor, și poți sorta emailurile în funcție de ordine (Crescător/Descrescător).
Fă clic pe profilul oricărui utilizator pentru o vizualizare detaliată a stocării pe care o ocupă. Există două tipuri de atribute în vizualizarea administratorului, cum ar fi
➤ Administratorul vizualizează propriul profil.
➤ Administratorul vizualizează profilurile altor utilizatori.
Dacă un administrator își vizualizează propriul profil, poate accesa o vizualizare detaliată a stocării pe care o ocupă. Poți vizualiza, de asemenea, un mic grafic care reprezintă detaliile consolidate de stocare ale acelui utilizator, peste care poți trece cu mouse-ul pentru a obține o privire de ansamblu asupra detaliilor.
Stocarea ocupată de emailurile trimise direct din Zoho CRM și emailurile trimise din căsuța poștală configurată sunt afișate separat.
Emailurile trimise direct din Zoho CRM sunt clasificate pe baza modulelor din care au fost trimise. Fă clic pe oricare dintre module pentru a vizualiza lista de emailuri trimise din acel modul specific.
Pentru a ușura ștergerea, Zoho CRM are o opțiune Aplică filtru care filtrează emailurile pe baza modulelor și valorii câmpului de email. Filtrarea pe baza modulelor include câmpul modulului respectiv, în timp ce pentru filtrarea pe baza emailurilor, folosim unele atribute, cum ar fi Trimis de, Trimis din, și altele.
Cât despre emailurile din căsuța poștală configurată, acestea sunt clasificate pe baza folderului căruia îi aparțin, cum ar fi Ale mele, Inbox, Ciorne și altele.
Numărul de înregistrări disponibile pe pagină poate fi, de asemenea, modificat în consecință.
Ștergerea efectuată de administrator
Dacă administratorii își vizualizează propriul profil, emailurile trimise din Zoho CRM și emailurile trimise din configurația căsuței poștale pot fi șterse direct din Zoho CRM. În cazul în care administratorul dorește să șteargă emailurile stocate de alți utilizatori, poate șterge doar emailurile trimise din Zoho CRM. Emailurile trimise din configurația căsuței poștale nu pot fi șterse de administratori; doar utilizatorul respectiv își poate șterge emailurile configurate din căsuța poștală. Un buton este afișat deasupra tab-ului configurare căsuță poștală, de unde administratorii pot solicita ștergerea emailurilor din căsuța poștală a utilizatorului respectiv.
Odată ce butonul este apăsat, utilizatorul specific primește un email cu solicitarea de ștergere. Utilizatorii pot șterge acele emailuri din partea lor.
Odată ce utilizatorul a șters emailurile, ștergerea va fi reflectată aici în Zoho CRM.
Componentele vizualizării utilizatorului
Vizualizarea utilizatorului este, de asemenea, împărțită în două tab-uri separate, care sunt foarte similare cu vizualizarea administratorului. Totuși, în vizualizarea utilizatorului, sunt disponibile doar detaliile despre propria stocare de emailuri. Utilizatorul nu va putea vizualiza detaliile de stocare ale colegilor săi.
Va fi afișată o vizualizare consolidată sub formă de grafic a detaliilor de stocare. Detaliile de stocare despre emailurile trimise din Zoho CRM și din căsuța poștală vor fi, de asemenea, afișate. Emailurile trimise direct din Zoho CRM sunt clasificate pe baza modulelor din care au fost trimise.
Fă clic pe oricare dintre module pentru a obține o vizualizare a tuturor emailurilor trimise din acel modul specific. Similar cu vizualizarea administratorului, putem filtra emailurile pe baza câmpurilor și factorilor de email. Aici, deoarece utilizatorul poate vizualiza doar propriile detalii de stocare a emailurilor, poate șterge ambele seturi de emailuri (Zoho CRM și Căsuța poștală) direct din Zoho CRM.
Emailurile utilizatorilor dezactivați/șterși
Emailurile stocate de utilizatorii dezactivați pot fi salvate și șterse de administratori. Odată ce backup-ul este realizat, detaliile de stocare ale acelor copii de siguranță sunt, de asemenea, afișate în tab-ul Detalii utilizare utilizatori lângă numele utilizatorilor dezactivați. Eticheta Inactiv va fi adăugată pentru identificare. Ultima configurație folosită de aceștia va fi, de asemenea, afișată în coloana tip configurație. Pentru utilizatorii dezactivați, administratorii au acces complet pentru a șterge atât emailurile din Zoho CRM, cât și emailurile configurate din căsuța poștală. Deoarece utilizatorii dezactivați nu mai fac parte din organizație, aceștia nu pot efectua nicio acțiune în Zoho CRM; doar administratorii trebuie să facă acest lucru în locul lor.
Note:
- Anterior, doar utilizatorii POP aveau acces la backup-ul emailurilor. După lansarea noii configurații de email, atât utilizatorii POP, cât și cei IMAP vor avea acces la backup-ul emailurilor.
- Chiar dacă coșul de reciclare nu este un modul, acesta poate include totuși emailuri. Prin urmare, Coșul de reciclare va fi afișat ca modul în componenta CRM pentru trimiterea emailurilor.
- Ștergerea unui email (trimis din CRM) de aici va șterge emailul permanent împreună cu atașamentele prezente în email. Și nu va fi mutat în coșul de reciclare.
Articole Similare
Partener Certificat Zoho
Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?
Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.
Contacteaza-ne