Svennis Partner Zoho Romania Logo

Timeline în Pagina de Detalii a Înregistrării

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.
O înregistrare în Zoho CRM trece prin multe modificări în timp—detaliile sunt adăugate sau actualizate, activitățile sunt programate și finalizate, emailurile sunt trimise, notele sunt adăugate, documentele sunt atașate sau eliminate și multe altele. Urmărirea tuturor acestor evenimente și organizarea lor cronologică poate fi o provocare. Aici intervine funcția Timeline din Pagina de Detalii a Înregistrării.

Cu funcția Timeline:

  • Obții o vizualizare clară, cronologică a tuturor evenimentelor legate de o înregistrare, completă cu sursa și marca de timp—perfectă pentru depanare, conformitate și pregătire pentru audit.

  • Timeline-ul păstrează istoricul până la trei ani, oferind o evidență completă a interacțiunilor și modificărilor în timp (extins față de limita anterioară de 6 luni).

  • Poți seta permisiuni bazate pe profil pentru Timeline și Interacțiuni, asigurând că doar utilizatorii cu permisiunile corespunzătoare au acces la informații sensibile sau inutile.

Un timeline oferă o imagine clară și completă a tuturor evenimentelor legate de o înregistrare, împreună cu detalii utile precum sursa și ora modificării sau interacțiunii. Acest lucru este util pentru depanarea problemelor, trecerea auditurilor și menținerea conformității.

Alert
Timeline-ul va stoca detalii legate de modificări din ultimii 3 ani.

Disponibilitate

Utilizatorii care au permisiunea de a vizualiza o înregistrare vor putea vizualiza și timeline-ul acesteia.

Scenariu

Echipa de vânzări de la Zylker Technologies lucrează pentru a închide o afacere profitabilă cu un nou client. Managerul de vânzări observă că afacerea a stagnat aproape de sfârșitul pipeline-ului de ceva vreme și decide să investigheze mai în profunzime. Managerul deschide înregistrarea afacerii în CRM și verifică timeline-ul acesteia. Ea descoperă că data de închidere a afacerii a fost amânată de mai multe ori în ultimele trei luni. Derulând prin timeline, observă că acest lucru se întâmplă aproape imediat după ce clientul ridică preocupări legate de confidențialitate și securitate în conversațiile prin email cu reprezentantul de vânzări. În notele adăugate la acele conversații, ea observă că discuțiile interne nu au identificat această preocupare și nu au abordat-o în mod adecvat. Astfel, managerul de vânzări organizează o întâlnire cu clientul și invită și echipele de securitate cibernetică atât de la Zylker, cât și de la client. După o discuție productivă, clientul este satisfăcut și afacerea avansează lin spre finalizare.

Cum accesezi timeline-ul unei înregistrări

  1. Apasă pe fila [ Modul ]. Modulul poate fi Leads, Conturi, Contacte etc.
  2. În pagina [Modul] care se deschide, apasă pe înregistrarea al cărei timeline vrei să îl accesezi.
  3. Selectează fila Timeline .

Fila History


Fila History conține intrări legate de toate modificările care au avut loc în detaliile înregistrării tale, note, atașamente, sarcini, întâlniri, apeluri și emailuri. Vei găsi următoarele funcții în această filă:
  1. Filter : Folosește acest filtru pentru a găsi intrările dorite. Poți filtra folosind una sau mai multe dintre următoarele opțiuni:
    • Modules : Folosește această opțiune pentru a filtra intrările legate de notele, atașamentele, emailurile, sarcinile, întâlnirile și apelurile tale.
    • Users : Folosește această opțiune pentru a filtra după utilizatorul responsabil de o modificare.
    • Time : Folosește această opțiune pentru a filtra intrările după ora modificării. Pe lângă perioadele de timp predefinite de sistem, poți alege o dată specifică sau un interval personalizat.
    • Sources : Poate fi folosit pentru a filtra după sursa modificării. Ai mai multe opțiuni aici, de la manual până la API-uri.

  2. Timeline-ul : Aceasta este lista cronologică la care sunt atașate intrările tale. Este împărțită în intervale orare în cadrul datelor respective.
  3. Upcoming Automated Actions : Aici poți vedea acțiunile automatizate programate să fie executate în viitor.

Acțiuni în fila History

Vizualizează statusul emailurilor trimise

Poți vedea statusul (trimis, deschis, accesat, livrat sau respins) al tuturor emailurilor trimise în timeline-ul fiecărei înregistrări. Pentru aceasta, apasă pe View History lângă intrarea emailului trimis.


Fiecare înregistrare poate conține mai multe câmpuri de email, inclusiv o adresă de email primară, una secundară și mai multe adrese de email personalizate. Când trimiți un email către oricare dintre aceste adrese, se creează o intrare în timeline. Totuși, dacă trimiți un email către mai multe adrese prezente într-o înregistrare, nu se vor crea mai multe intrări; se va crea o singură intrare consolidată în timeline.

De exemplu, dacă trimiți emailuri la patru adrese de email legate de acea înregistrare, intrarea va fi în formatul „Email trimis către [Email ID A], [Email ID B] și încă 2". Când apeși pe View History, vei vedea istoricul emailului trimis către o singură adresă de email, determinată de ierarhia adreselor de email. Emailul primar are prioritate față de cel secundar, iar emailul secundar are prioritate față de cele personalizate.

Deschide emailuri și fire de discuții

Toate intrările legate de emailuri din timeline—precum Email Sent și Email Received—au subiecte de email pe care se poate apăsa, care, la clic, deschid emailul și toate firele sale de discuții (dacă există).

Adaugă note

Majoritatea notelor sunt adăugate ca răspuns la un eveniment legat de o înregistrare. De exemplu, un reprezentant de dezvoltare vânzări adaugă o notă după un apel de descoperire cu un lead, un director de cont face o notă legată de o întâlnire cu un contact, un director de succes al clienților semnalează o oportunitate de upsell după un apel etc.

Poți adăuga note care sunt legate de anumite intrări. Acest lucru te va ajuta să păstrezi contextul notelor tale și să inițiezi discuții direct din timeline.

Apăsând pe notă în lista de elemente conexe ale înregistrării, vei fi dus la evenimentul din timeline cu care este legată.

Configurarea Permisiunilor de Profil

  1. Navighează la pagina Admin Settings din Zoho CRM.
  2. Sub Users and Control, selectează Profiles.
  3. Creează un profil personalizat nou sau editează unul existent.
  4. În secțiunea Modules and Permissions, localizează opțiunea Timeline pentru fiecare modul (precum Contacts, Accounts, Deals etc.). De aici poți activa sau dezactiva vizibilitatea Timeline în funcție de rolul utilizatorului.
  5. Pentru profilurile Admin și Standard, permisiunea Timeline va fi blocată și gri. Aceasta nu poate fi modificată pentru aceste profiluri.
Pentru o vizualizare completă a evenimentelor legate de toate înregistrările dintr-un CRM, consultă jurnalul de audit.

Partener Certificat Zoho

Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

Contacteaza-ne