Pipeline de Vânzări Multiple

Un pipeline este succesiunea de etape prin care trece o oportunitate. Zoho CRM permite mai multe pipeline-uri în același modul, fiecare cu etapele lui. Întrebarea reală nu este cum se configurează - procedura este ghidată - ci dacă ai nevoie de al doilea.

În proiectele noastre, mai mult de jumătate din cererile de pipeline-uri multiple se rezolvă mai bine cu un câmp suplimentar. Restul chiar au nevoie, iar diferența dintre cele două situații se vede după un singur criteriu.

Criteriul: etapele sunt diferite sau doar rezultatul?

Ai nevoie de un pipeline separat doar când pașii procesului diferă, nu când diferă produsul, clientul sau valoarea.

Un exemplu concret dintr-un proiect: o firmă vindea licențe software și servicii de implementare. Pentru licențe procesul era ofertă, negociere, contract. Pentru implementare era analiză, propunere tehnică, estimare, contract, kickoff. Etapele erau efectiv diferite, cu roluri diferite implicate. Acolo două pipeline-uri au fost răspunsul corect.

Contraexemplul, la fel de real: o firmă voia pipeline separat pentru clienți noi și clienți existenți. Etapele erau identice. Acolo un câmp „tip client" a rezolvat tot, iar rapoartele au rămas comparabile.

Cazuri în care pipeline-urile multiple chiar ajută

• Linii de business cu cicluri diferite - vânzarea de echipamente față de contractele de mentenanță, unde una durează săptămâni și cealaltă luni.
• Canale distincte - vânzarea directă față de cea prin distribuitori, unde intervin pași de aprobare care nu există în celălalt flux.
• Licitații și achiziții publice - un proces cu etape impuse din afară, cu termene și documentație proprie, care nu seamănă cu vânzarea comercială obișnuită.

Al treilea caz este specific pieței noastre și este cel mai clar argument pentru un pipeline separat: etapele sunt dictate de procedura de achiziție, nu de comercialul tău.

Ce se strică dacă exagerezi

Fiecare pipeline în plus are un cost care apare mai târziu:

1. Rapoartele nu se mai adună simplu. Etapa „Negociere" din pipeline-ul A și cea din B pot însemna lucruri diferite, iar un raport pe etape le pune în aceeași coloană. Cine citește raportul trebuie să știe asta, ceea ce rareori se întâmplă.
2. Prognoza devine greu de comparat. Probabilitățile asociate etapelor diferă între pipeline-uri, deci și valoarea ponderată.
3. Instruirea se complică. Un comercial care lucrează pe două pipeline-uri trebuie să știe pe care îl alege la crearea oportunității. Alegerea greșită se corectează greu după ce s-au adunat activități.

Regula noastră: sub cinci etape diferite între două procese, folosește un câmp. Peste, folosește pipeline-uri.

Înainte să configurezi

Trei lucruri de stabilit, în ordine:

Numele etapelor. Scrie-le ca acțiuni verificabile, nu ca stări vagi. „Ofertă trimisă" se poate verifica; „În discuție" nu. Etapele neverificabile sunt motivul pentru care pipeline-urile se blochează: nimeni nu știe când să mute înregistrarea mai departe.

Probabilitățile. Setează-le pe date proprii, nu pe valorile implicite. Dacă din zece oferte trimise se închid trei, etapa „Ofertă trimisă" înseamnă 30%, nu 60% cât e prestabilit. O prognoză construită pe procente neverificate este o părere cu zecimale.

Cine vede ce. Dacă pipeline-urile corespund unor echipe diferite, decide din start dacă un comercial de pe un flux vede oportunitățile de pe celălalt. Este mai ușor de setat înainte decât de restrâns după.

Migrarea înregistrărilor existente

Dacă adaugi un pipeline pe un sistem care deja funcționează, mutarea oportunităților deschise este partea delicată. Etapa curentă trebuie să aibă un corespondent în noul pipeline, altfel înregistrarea ajunge într-o stare care nu spune nimic.

Procedura pe care o urmăm: facem maparea etapă cu etapă pe hârtie, o aplicăm pe zece înregistrări, verificăm cu responsabilul comercial că rezultatul are sens, și abia apoi mutăm restul. Pasul de verificare cu omul de vânzări este cel care prinde problemele - o mapare care arată logic în tabel poate fi greșită în practică.