Svennis Partner Zoho Romania Logo

Întrebări frecvente: Gestionarea contactelor

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Ce sunt contactele?

Contactele sunt persoanele dintr-o organizație cu care compania ta are comunicări de afaceri în urmărirea oportunităților comerciale. Unele dintre aceste contacte pot aparține unor departamente diferite ale unei companii sau pot fi mai multe contacte ale aceleiași companii. Contactele din Zoho CRM sunt de obicei convertite din lead-uri calificate, importate dintr-o listă existentă sau adăugate individual pe baza relației de afaceri cu compania asociată.

Cum pot vizualiza informațiile despre contact?

Poți vizualiza toate informațiile despre un contact făcând clic pe numele specific al contactului din tab-ul Contacts.
Layout-ul de detalii al contactului îți oferă o vedere la 360 de grade a informațiilor despre contact și conține toate câmpurile, Tasks (sarcini); Events (Calendar); Notes; Oportunități de afaceri; Emails; Documents; Produse achiziționate și Trouble Tickets legate de contactul respectiv.

Cum pot converti Lead-urile în contacte fără a crea un cont pentru ele?

Când creezi un Lead, nu introduce nicio valoare în câmpul companiei. Astfel te asiguri că nu se creează un Account în timpul conversiei lead-ului.

Cum să cauți contacte după prenume?

Pentru a căuta contacte după prenume, selectează criteriul de căutare „First Name". Acest lucru se poate face prin includerea câmpului First Name în criteriile de căutare.

La importul contactelor în Zoho CRM, pot importa și notele disponibile pentru contactele respective?

La importul contactelor, trebuie să mapezi coloana Notes din fișierul de import cu câmpul Description din Zoho CRM. Acest lucru te va ajuta să imporți notele împreună cu contactele.

Cum să creezi o vizualizare listă de contacte cu valoarea email goală?

Poți crea o vizualizare Listă pentru contacte cu valoarea email goală specificând criteriul de filtrare ca Email is Empty.
Notă
Dacă ai creat un câmp personalizat precum Email Address, atunci trebuie să specifici același câmp în criterii. Exemplu: Email Address is Empty.

Cum trimit un răspuns automat contactelor captate prin formulare web?

Poți trimite emailuri automate noilor tale contacte folosind opțiunea Email Notification oferită la crearea formularelor web.
Poți, de asemenea, crea o Regulă de Răspuns Automat care îți permite să trimiți emailuri automate atunci când un criteriu specific al regulii este îndeplinit. Când un lead este generat prin formulare web, poate fi necesar să trimiți emailuri corespunzătoare lead-urilor cu diferite tipuri de solicitări. În astfel de cazuri, poți crea o regulă de răspuns automat cu criterii specifice. Când o condiție este îndeplinită, emailul corespunzător este trimis. Poți crea multe reguli de răspuns automat, dar doar una poate fi activă la un moment dat.

Cum asociezi mai multe contacte cu un deal?

Fiecare deal este asociat unui cont, iar fiecare cont poate avea mai multe contacte asociate. Contactele asociate unui cont pot fi asociate și deal-ului. Pentru a adăuga mai mult de un contact la un deal, urmează acești pași:
  1. Fă clic pe tab-ul Deals.
  2. În pagina Deals, selectează înregistrarea la care vrei să asociezi contactele.
  3. În pagina de detalii a deal-ului, în lista corelată Contact Roles, fă clic pe Add Contact Roles.

  4. În pagina Contact Roles Mapping, toate contactele asociate contului sunt listate.
  5. Bifează căsuța (căsuțele) contactelor pe care vrei să le asociezi.
  6. Selectează Contact Role din lista derulantă pentru contactele respective.
  7. Fă clic pe Save.
Notă
Dacă contul deal-ului nu are niciun contact asociat, acesta nu va apărea în pagina Contact Roles Mapping.

Cum imporți un fișier CSV cu mai multe contacte asociate unui singur Cont/Nume de Companie?

Poți importa un fișier CSV cu mai multe contacte asociate unui singur cont sau nume de companie adăugând o coloană pentru Account Name și o altă coloană pentru contactele aferente în fișierul CSV.
  1. Dacă imporți contacte folosind doar numele contului sau al companiei și nu ai un cont existent, se va crea un cont doar cu numele contului.
  2. Dacă ai deja informațiile despre conturi în fișier, poți importa mai întâi conturile mapând câmpurile aferente acelui cont și apoi importa contactele mapând numele contului.
Astfel vei putea crea contacte sub același Cont sau Nume de Companie.

La importul contactelor în Zoho CRM, pot importa și notele disponibile pentru contactele respective?

La importul contactelor, trebuie să mapezi coloana Notes din fișierul de import cu câmpul Description din Zoho CRM. Acest lucru te va ajuta să imporți notele împreună cu contactele.

Care este diferența dintre „Import My Organization Contacts" și „Import My Contacts"?

  1. Import My Contacts: Înregistrările vor fi atribuite automat persoanei care importă fișierul în tab-ul Contacts.
  2. Import My Organization Contacts: Poți atribui înregistrările diferiților utilizatori din contul tău în timp ce imporți fișierul în tab-ul Contacts. Totuși, înainte de a importa contactele organizației, trebuie să creezi o coloană pentru utilizatori în fișierul XLS sau CSV.

Care sunt diferitele metode de gestionare a contactelor mele?

Acestea sunt câteva dintre metodele de gestionare a contactelor tale:
  1. Mass Transfer: Poți transfera înregistrări în bloc de la un utilizator la altul. Trebuie să ai permisiunea de profil Mass Transfer pentru modulele individuale pentru a utiliza această funcție. Citește mai mult
  2. Mass Delete Contacts: Poți șterge un grup de contacte folosind acest instrument. De exemplu, poți șterge toate contactele pentru o anumită companie adăugată în Contacts. Citește mai mult
  3. Mass Update Contacts: Poți actualiza detaliile unui grup de contacte folosind acest instrument. Citește mai mult
  4. Mass Email Contacts: Poți trimite emailuri în masă în funcție de ediția ta Zoho CRM. Intervalul 12AM - 11.59PM GMT este considerat o zi pentru calcularea numărului de emailuri. Emailurile în masă pe zi, per companie includ Autoresponder-ele, Programatoarele de email active, Macro-urile și Emailurile în masă. Nu poți trimite emailuri în masă în Edițiile Free. În Ediția Standard, poți trimite maximum 250 de emailuri în bulk pe zi, per companie. Aceasta crește la 500 de emailuri pe zi în Ediția Professional, iar pentru Edițiile Enterprise și CRM Plus, este de 1000 de emailuri pe zi, per companie. Poți, de asemenea, crește limita de emailuri în masă la 2250 de emailuri pe zi, per organizație, contra unui cost suplimentar. Pentru a activa această funcție, te rugăm să scrii la support@zohocrm.com
  5. Assignment Rules: Regulile de atribuire te ajută să atribui înregistrări utilizatorilor din Zoho CRM în mod automat. Regula de atribuire se aplică doar pentru lead-uri, contacte, cazuri și înregistrări din modulele personalizate care sunt importate sau cele capturate prin formulare web. Poți atribui automat un proprietar înregistrărilor pe baza unor condiții specifice (sursa lead-ului, țara etc.) sau distribui lead-urile în mod egal între toți membrii organizației tale prin procesul round-robin. Citește mai mult
  6. Import My Contacts: Poți importa contacte din fișiere externe în formatele XLS, CSV sau VCF, cu o dimensiune care nu depășește 5 MB. Poți importa fișiere în formatele XLS, VCF sau CSV cu până la 5000 de înregistrări. Peste 5000 de înregistrări, poți folosi doar fișierele în format CSV. Citește mai mult
  7. Export Contacts: Fă clic pe linkul „Export Contacts" și vei primi un fișier excel cu toate contactele tale în format CSV. Poți salva acest fișier în sistemul tău pentru referințe viitoare. Citește mai mult
  8. Autoresponders: Poți trimite răspunsuri automate și emailuri de follow-up prospecților și clienților. Citește mai mult
  9. Schedule Mass Email: Vrei să trimiți emailuri în bulk la lead-uri sau contacte selectate la o anumită oră, dar vei fi ocupat la o ședință atunci. Folosește Mass Email Scheduler pentru a trimite acel email, chiar și în absența ta. Citește mai mult
  10. Approve Contacts: Funcția de import și formularele Web au o opțiune pentru activarea aprobării manuale a înregistrărilor. Când această opțiune este activată, înregistrările importate sau colectate prin formulare web nu sunt adăugate direct în module, ci trebuie mai întâi aprobate, pentru ca ceilalți utilizatori să le poată accesa. Înregistrările pot fi aprobate și pentru modulul Contacts. Citește mai mult
  11. Deduplicate Contacts: Găsește toate înregistrările duplicate în bulk și îmbină-le ca o singură înregistrare. Folosește funcția de deduplicare pentru a căuta toate înregistrările duplicate dintr-un modul pe baza valorii unui câmp selectat. Poți alege unul din cele 4 câmpuri disponibile în funcție de modulul selectat. Înregistrările cu duplicate în valoarea câmpului selectat vor fi listate pentru a le selecta și îmbina, dacă este necesar. Citește mai mult

Ce înseamnă câmpul „Email Opt Out" la crearea unui contact?

În marketingul prin email, un „buton opt-out" poate fi inclus pentru a notifica expeditorul că destinatarul nu dorește să mai primească emailuri. Când activezi câmpul Email Opt Out, contactul respectiv va fi eliminat din listele tale de corespondență și nu va mai primi niciun email din contul tău Zoho CRM.

Cum pot grupa contactele din contul meu Zoho CRM?

În Zoho CRM, poți grupa contactele creând un câmp Multi picklist. Odată ce creezi câmpul multi picklist, poți crea o vizualizare personalizată, care îți va permite să filtrezi contactele aparținând unui grup specific de contacte cu valorile câmpului picklist - Hardware, Software, Support.
Când creezi un câmp multi picklist, un contact poate fi listat în diverse grupuri de contacte și nu doar într-un singur grup.

Pot adăuga contactele mele personale în Contacts din Zoho CRM?

Da, poți adăuga contactele personale. Totuși, îți recomandăm insistent să incluzi doar contactele de afaceri, deoarece utilizatorii cu privilegiul „System Administrator" pot accesa Contacts-urile tale.

Cum asociezi un contact cu un cont dacă contactul a fost creat înainte de cont?

Din pagina de detalii a unui cont, poți adăuga doar contacte noi și le poți asocia contului.
Dacă vrei să asociezi un contact deja existent unui cont, trebuie să actualizezi câmpul Account Name pentru contact. Odată ce actualizezi numele contului, contactul va fi listat automat în cadrul contului respectiv.

Te rugăm să reții că nu poți actualiza acest câmp folosind funcția Mass Update. Poți actualiza doar o înregistrare odată.

Când ar trebui să mapezi „Contact ID" la suprascrierea înregistrărilor folosind funcția de import?

Deoarece „Contact ID" este un câmp de sistem, nu poți suprascrie niciuna dintre acele valori. Când suprascrii înregistrări folosind funcția de import, sistemul va identifica toate înregistrările corespunzătoare folosind emailul pentru Leads/Contacts, Numele pentru Accounts și altele.
Dacă ai două sau mai multe conturi cu același nume, sistemul va suprascrie doar primul cont corespunzător.

„Contact ID" te va ajuta să identifici înregistrările care se potrivesc exact. Fiecărei înregistrări i se atribuie un ID unic (de exemplu, Contact ID pentru Contacts sau Lead ID pentru Leads), iar acest ID unic va fi vizibil în lista de date exportate din Zoho CRM. Deci dacă încerci să imporți datele exportate, poți mapa câmpul Contact ID pentru a te asigura că sunt suprascrise corespunzător.

În general

În Zoho CRM, fiecărei înregistrări i se atribuie un ID unic. Când imporți contacte, sistemul identifică toate contactele existente fie folosind Contact ID, fie adresa de email (dacă Contact ID nu a fost mapat). Contact ID este generat de Zoho CRM și este disponibil când exporți toate contactele.
Totuși, dacă fișierul tău conține un Contact ID diferit față de cel generat de Zoho CRM, sistemul nu va actualiza niciun contact.
Cum vizualizezi o hartă pentru adresa contactului?
Poți vizualiza o hartă pentru adresa contactului tău făcând clic pe butonul Locate Map din secțiunea Address Information.

Este posibil să duplici un contact și să-l salvezi ca furnizor?

Nu, nu poți duplica un contact și salva ca furnizor.

Vând produsele/serviciile mele persoanelor fizice. Pot folosi modulul de contacte Zoho CRM pentru a urmări vânzările mele?

Da, poți urmări vânzările folosind modulul de contacte CRM. Totuși, pentru vânzările către persoane fizice, trebuie să personalizezi Zoho CRM pentru procesul B2C (Business to Customers).

Cum pot trimite o alertă utilizatorilor mei pentru a urmări noile contacte cu sursa lead-ului „Advertise"?

Poți trimite o alertă utilizatorilor tăi când un contact nou este creat cu sursa lead-ului „Advertisement" folosind o Regulă Workflow și asociind o Alertă Workflow la aceasta. Gestionarea workflow-ului te ajută să automatizezi procesele de vânzări, marketing și suport. Poți atribui automat sarcini utilizatorilor, pe baza criteriilor definite în reguli.

Pot asocia un Deal cu Contacts în Zoho CRM fără a crea un cont?

Da, poți asocia deal-uri cu contacte fără a crea un cont în Zoho CRM.

Dacă organizația ta lucrează direct cu clienți într-un scenariu B2C, cel mai bun mod de a asocia deal-uri fără un cont este să dezactivezi modulul Accounts din contul tău CRM, deoarece conturile reprezintă companiile cu care faci afaceri, lucru care nu se aplică în B2C.

Pentru a dezactiva modulul Accounts:
  1. Mergi la Setup în contul tău CRM.
  2. Selectează Modules and Fields din Customization.
  3. Fă clic pe Organize Modules.
  4. Debifează modulul Accounts în pagina Organize Modules.
  5. Fă clic pe Save.

Odată ce modulul Accounts a fost dezactivat, câmpul Account Name nu va mai apărea în pagina Deals când asociezi un deal cu un contact.

Câmpul Account Name nu va fi nici completat automat la conversia lead-urilor în contacte.

Dacă organizația ta lucrează atât cu alte companii, cât și cu clienți individuali (atât B2B, cât și B2C), dezactivarea modulului Accounts nu va funcționa. În acest caz, trebuie să faci câmpurile Company și Account Name neobligatorii atât în modulele Leads, cât și Deals. Acest lucru îți va permite să salvezi înregistrări fără a completa acele câmpuri.
Pentru a face câmpurile neobligatorii:
  1. Mergi la Setup în contul tău CRM.
  2. Selectează Modules and Fields din Customization.
  3. Mergi la pagina Edit Layout pentru modulul Deals.
  4. Fă clic pe pictograma cu trei puncte de lângă secțiunea Account Name.
  5. Debifează câmpul Mark as required.
  6. Salvează layout-ul.




Notă:
Dacă vrei să poți asocia un deal cu un lead pe măsură ce îl convertești într-un contact, urmează pașii de mai sus, dar în loc de câmpul Account Name, marchează câmpul Company ca neobligatoriu.
Nu completa numele Company la adăugarea unui lead. La conversia unui lead în contact, bifează doar caseta Create a new Deal for this Contact, completează detaliile și fă clic pe Convert. Ai asociat acum cu succes un deal cu un contact fără a crea un cont.



​


Partener Certificat Zoho

Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

Contacteaza-ne