Svennis Partner Zoho Romania Logo

Instrumente de administrare pentru gestionarea configurațiilor

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Scop și domeniu de aplicare

Administrarea CRM este o provocare care implică în principal maparea problemelor organizației tale pe soluții CRM, urmată de execuția eficientă sau "configurarea" acelor soluții alese. În acest punct, un factor cheie de reținut este că responsabilitatea unui administrator nu este doar de a crea aceste configurații utile, ci și de a le monitoriza periodic utilizarea, pe toată durata mandatului său ca administrator. Ar putea exista fluxuri de lucru depășite, șabloane care nu mai apelează câmpurile de îmbinare respective și rapoarte care nu mai sunt valide.

De asemenea, în cazul mai multor administratori CRM, ar putea exista scenarii în care Administratorul A a configurat setări pentru nevoi ad-hoc, iar acestea sunt abandonate când acesta pleacă. În astfel de cazuri, este cu atât mai important să faci periodic un inventar al setărilor CRM care sunt încă utile și care nu mai sunt necesare. Dacă nu elimini aceste configurații inutile, poți ajunge la următoarele inconveniente.
  1. un sistem care nu mai funcționează conform așteptărilor
  2. atingerea limitelor pentru fiecare configurație (de exemplu, fluxuri de lucru, șabloane, câmpuri).
  3. întreruperi în funcțiile echipelor tale
Prin urmare, este esențial să elimini configurațiile neutilizate/depășite din sistemul tău CRM, și aici intră în scenă Instrumentele de administrare. Instrumentele de administrare îți oferă o interfață mai bună pentru a vizualiza o listă principală a configurațiilor și pentru a le șterge pe cele de care nu mai ai nevoie.

Cum funcționează Instrumentele de administrare

Instrumentele de administrare îți permit în prezent să ștergi șabloane, vizualizări personalizate, reguli de flux de lucru, rapoarte, roluri, profiluri și formulare web în Zoho CRM.


Odată ce accesezi Instrumentele de administrare, vei vedea o listă principală a tuturor configurațiilor disponibile pentru funcționalitatea și modulul selectate.
De exemplu, iată o listă principală a tuturor vizualizărilor personalizate din modulul Leads.



Poți șterge vizualizările personalizate neutilizate în două moduri.
  1. Selectarea manuală a configurațiilor
    Aceasta este ideală atunci când știi exact ce configurații vrei să ștergi. De exemplu, ai creat câteva vizualizări personalizate cu criterii greșite din greșeală. În acest caz, în loc să ștergi manual fiecare vizualizare din secțiunea Vizualizări personalizate, poți accesa Instrumentele de administrare și să ștergi aceste vizualizări specifice selectând intrările și ștergându-le.
  2. Filtrarea configurațiilor folosind criterii
    Aceasta este ideală atunci când dorești să ștergi un set de configurații care îndeplinesc anumite criterii, dar nu ești sigur de numele setărilor sau de numărul lor. De exemplu, vrei să ștergi toate configurațiile create la o anumită dată sau de o anumită persoană. Atunci poți folosi criterii pentru a filtra aceste configurații și pentru a șterge setările în bloc.

Selectarea manuală a configurațiilor

  1. Mergi la Setup > Data Administration > Admin Tools.
  2. Apasă pe Get Started.
  3. Selectează funcționalitatea în care dorești să vizualizezi și să ștergi configurații și modulul aplicabil. De exemplu, Vizualizări personalizate în modulul Leads.
  4. Selectează-le pe cele de care nu mai ai nevoie și apasă pe Delete Custom Views pentru a le șterge definitiv

Filtrarea configurațiilor folosind criterii

    1. În pagina Admin Tools, odată ce ai selectat funcționalitatea și modulul, apasă pe Add Criteria.
    2. Introdu criteriile și valorile potrivite. De exemplu, dacă vrei să filtrezi Vizualizările personalizate care au fost accesate ultima dată acum un an.
      Atunci poți folosi data Last Accessed ca parte a criteriului și să rezolvi asta. Tot ce trebuie să faci este să alegi "Data Last Accessed is before o anumită valoare de dată."
    3. Apasă pe Show Result. Această acțiune va aduce lista completă a vizualizărilor personalizate care au fost accesate ultima dată înainte de 11 martie 2021, conform acestui exemplu.

      De exemplu, în acest exemplu, vezi câteva vizualizări "fără titlu" și unele cu nume aleatorii. Acestea ar putea fi setări inutile care au fost create ca parte a unui test și ignorate ulterior. Cu toate acestea, prezența acestor setări ar putea fi un impediment pentru procesele tale și ar putea afecta limitele funcționalităților tale. Acum, după ce ai filtrat aceste vizualizări folosind criteriul "last accessed", poți fie să selectezi toate vizualizările, fie să le selectezi pe cele dorite și să apeși pe Delete Custom Views.

    Criterii în Instrumentele de administrare - Exemple și sugestii

    Criteriile disponibile pentru filtrarea configurațiilor în vederea ștergerii vor varia în funcție de alegerea funcționalității și a modulului.
    De exemplu, criteriile disponibile pentru Șabloane sunt diferite de cele din Vizualizări personalizate.
    Mai jos sunt funcționalitățile și criteriile asociate din care poți alege.


    Instrumente faza 1 :
    Șabloane
    Vizualizări personalizate
    Fluxuri de lucru
    Rapoarte

    1. Creat de
    2. Data creării
    3. Numele folderului
    4. Ultima modificare
    5. Ultima utilizare
    6. Modificat de
    7. Subiect
    8. Numele șablonului

    1. Creat de
    2. Ultimul acces
    3. Ultima modificare
    4. Modificat de
    5. Ultima utilizare
    6. Numele vizualizării

    1. Creat de
    2. Data creării
    3. Executare la
    4. Ultima executare
    5. Ultima modificare
    6. Modificat de
    7. Numele regulii
    8. Status

    1. Creat de
    2. Data creării
    3. Descriere
    4. Numele folderului
    5. Ultimul acces
    6. Ultima modificare
    7. Modificat de
    8. Numele raportului
    9. Tip

    Instrumente faza 2 :
    Roluri
    Profiluri
    Formulare web
    1. Creat de
    2. Data creării
    3. Descriere
    4. Ultima modificare
    5. Modificat de
    6. Număr de utilizatori
    7. Numele rolului
    1. Creat de
    2. Data creării
    3. Descriere
    4. Ultima modificare
    5. Modificat de
    6. Număr de utilizatori
    7. Numele profilului
    1. Creat de
    2. Data creării
    3. Numele formularului
    4. Ultima trimitere
    5. Procentaj de creare a înregistrărilor
    6. Status
    7. Procentaj de trimitere

    În funcție de nevoia ta specifică, poți alege criteriile dorite pentru a filtra setul potrivit de configurații de șters. Mai jos sunt câteva exemple în acest context care pot fi adesea utile pentru orice administrator CRM.

    a) Criterii bazate pe timp

    În orice cont CRM, va exista nevoia de a folosi criterii bazate pe timp pentru a filtra configurațiile neutilizate. Orice a fost folosit ultima dată cu mult timp în urmă este un bun candidat pentru eliminarea din sistem. Factorul de timp "Ultima utilizare" poate fi folosit frecvent pentru toate setările - Vizualizări personalizate, Rapoarte, Fluxuri de lucru și Șabloane.

    a) Criterii bazate pe persoane

    Într-un alt scenariu, poate fi necesar să filtrezi setările făcute de un anumit utilizator. De exemplu, să zicem că o utilizatoare numită Amelia Burrows pleacă din organizație și trebuie să ștergi toate Vizualizările personalizate create de Amelia, poți folosi filtrul "Created by" și alege utilizatorul. Vizualizările personalizate care corespund criteriului menționat sunt afișate. Le poți selecta pe toate și le poți șterge.


    Similar, poți folosi cel mai potrivit set de criterii pentru a filtra configurațiile dorite și a le șterge. "Last Executed On", "View Name" și "Folders" - sunt un set bun de criterii pentru fluxuri de lucru, vizualizări personalizate și, respectiv, șabloane.

    Istoricul ștergerilor

    Poți vizualiza și istoricul tuturor ștergerilor efectuate prin Instrumentele de administrare, pe funcționalitate și pe timp.


    Notă:
    1. Această funcționalitate va fi lansată treptat, începând din această săptămână (22 martie 2022).
    2. Ediția Enterprise și superior. Nu este disponibilă în edițiile de probă.
    3. Configurațiile eliminate prin Instrumentele de administrare sunt șterse definitiv.
    4. Configurațiile definite de sistem nu vor fi afișate în Instrumentele de administrare pentru ștergere.
    5. Doar ultimele 500.000 de jurnale vor fi disponibile pentru vizualizare. Orice jurnale suplimentare vor fi șterse definitiv.



    Partener Certificat Zoho

    Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

    Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

    Contacteaza-ne